ICT-palvelut siirsivät Oamkin käyttäjätunnukset keväällä 2024 samaan ympäristöön Oulun yliopiston kanssa. Pyrimme tekemään siirron mahdollisimman helpoksi kaikille, mutta tämä on ollut iso projekti, josta seurasi väistämättä tehtäviä myös käyttäjille. Muutos vaikuttaa myös kirjautumisiin erityisesti niillä henkilöillä, joilla käyttäjätunnus muuttui.
Olemme koonneet tälle sivulle käyttäjien esittämiä kysymyksiä vastauksineen.
- Pääsenkö vielä Oamkin vanhaan M365-ympäristöön?
- Mitä käyttäjätunnusten siirto tarkoittaa?
- Mitä piti tehdä jo ennen siirtoa?
- Muuttuiko käyttäjätunnukseni?
- Säilyykö salasanani samana?
- Säilyykö Oamkin sähköpostiosoitteeni?
- Ovatko kaikki tiedostoni käytettävissäni uudessa ympäristössä?
- Minulla oli isoja tiedostoja OneDrivessä, siirtyivätkö ne varmasti?
- Siirtyivätkö Teams-tiedostot sekä Outlookin arkistot automaattisesti?
- Olen jakanut tiedostojani linkeillä muille, säilyivätkö nämä linkit?
- Mitä verkkolevyllä olevalle kotihakemistolleni on tapahtunut?
- Voinko vielä käyttää Oamkin vanhaa tietokonetta, vaikka konetta ei ole vielä asennettu uusiksi?
- Miten käyttäjätunnusten siirto näkyy seuraavissa palveluissa:
Pääsenkö vielä Oamkin vanhaan M365-ympäristöön?
Pääset kirjautumaan Oamkin vanhaan ympäristöön aina vuoden 2024 loppuun asti, kun toimit näin:
- Mene osoitteeseen https://portal.office.com/ (tarvittaessa yksityisen selaamisen tilassa eli Incognito-/InPrivate-ikkunassa, tai tee selainprofiili).
- Kirjaudu sisään: Anna tunnukseksi vanhatunnus@oamk.onmicrosoft.com ja siinä luonnollisesti vanhatunnus pitää olla saman näköinen kuin oma käyttäjätunnukseksi ennen siirtoa.
- HUOM! Jos olet vaihtanut salasanasi 20.5. tai sen jälkeen, niin tiedoksi että se ei päivity Oamkin vanhaan ympäristöön. Kirjauduthan sinne siis jatkossa sillä salasanalla, joka sinulla oli käytössäsi ennen M365-käyttökatkoa.
- Jos et muista vanhaa salasanaasi, voit tarvittaessa vaihtaa salasansi vanhaan ympäristöön https://aka.ms/sspr -sivulla. Tee se selaimesi InPrivate/InCognito-välilehdellä ja anna tunnuksesi muodossa vanhatunnus@oamk.onmicrosoft.com
- Tarvittaessa luethan yksityiskohtaiset ohjeet tiedostojen hakemiseen Oamkin vanhasta M365-ympäristöstä.
Huomaa, että vaikka vanha ympäristö on tavoitettavissasi vielä vuoden 2024 loppuun asti, niin jakolinkit hajosivat käyttökatkon aikana. Arkistokäytössä oleva ympäristö toimii eri osoiteessa, eli vanhat linkit ne eivät voi avata tiedostojasi tuossa akistoversiossa.
Mitä käyttäjätunnusten siirto tarkoittaa
Oamkilaisilla oli 17.5.2024 käytössä oma ympäristö (ns. tenant) M365-pilvipalvelussa, samoin kuin Oulun yliopistollakin. Oamk ja Oulun yliopisto muodostivat jo helmikuussa 2020 yhteisen palveluorganisaation, joka tuottaa sisäisiä palveluita molemmille organisaatioille. Oamkin IT-palvelut yhdistyivät silloin Oamkin ja yliopiston yhteisiin ICT-palveluihin. Yhdistymisen tavoitteena on mm. poistaa päällekkäisyyksiä.
Käytännössä päällekkäisyyksien poistamisesta seuraa toimintavarmemmat palvelut, kun ylläpitoresurssit ovat yhteiset, ja korkeakoulut myös säästävät kustannuksissa, kun ne käyttävät yhteisiä palveluita: säästettyjä kustannuksia voi sitten käyttää esim. lisenssikustannusten nousun kattamiseen, lisäpalveluiden kuluihin (esim. tekoälyominaisuudet) ja tietoturvariskien minimoimiseen. Myös Oulun korkeakoulujen välinen yhteistyö helpottuu, kun kaikki käyttäjät ovat samassa ympäristössä. Osa digipalveluista on jo yhteisiä (kuten esim. Moodle ja YuJa). M365-pilvipalveluiden osalta yhdistäminen oli viimein mahdollista keväällä 2024.
Siirsimme oamkilaisten käyttäjätunnukset samaan ympäristöön Oulun yliopiston kanssa toukokuussa 2024. Kopioimme käyttäjien M365-tilien Outlook-, OneDrive-, Teams- ja SharePoint-sisällöt samalla tuohon ympäristöön, joka on nyt Oulun korkeakoulujen yhteinen.
Mitä piti tehdä jo ennen siirtoa?
Muistutimme, että sinun tulee noudattaa Oamkin tietoaineistojen käsittelyohjetta, kun tallennat tiedostojasi M365-pilveen. Se ei ole oikea paikka salaisina käsiteltäville tiedoille. Tiedotimme tästä jo erikseen henkilökunnan intrassa 31.1. ja opiskelijoiden intrassa 8.2.
Käyttäjän tehtävä:
Jos sinulla oli sellaisia sisältöjä M365-palvelussa, joita ylläpito ei voinut kopioida puolestasi, sinun oli otettava ne talteen jo ennen siirtoa:
- OneNote-tiedostot OneDrivessä piti ottaa talteen OneDrive-sovelluksessa (ei selaimessa) ennen siirtoa, että ne on mahdollisimman helposti siirrettävissä yhteiseen ympäristöön. Ks. OneNote-muistikirjan siirtäminen M365-ympäristöstä (tenantista) toiseen sekä Microsoftin oma ohje, Migrate OneNote Office 365 from one tenant to another – Microsoft Community.
Muuttuiko käyttäjätunnukseni?
Pääosalla käyttäjistä käyttäjätunnus säilyy saman näköisenä. Käyttäjätunnuksesi muuttui jos
- sinulla on jo ennestään käyttäjätunnus yliopiston ympäristössä, tai
- jos sama tunnus, jota sinä käytit Oamkin järjestelmissä on jo jonkun toisen henkilön käytössä Oulun yliopiston ympäristössä.
Jos sinulla on jo tunnus Oulun yliopiston ympäristössä, vanha Oamkin tunnuksesi poistui käytöstä, kun se yhdistettiin Oulun yliopiston tunnukseesi. Sinulla on tunnus Oulun yliopistossa, jos olet nyt tai olet ollut Oulun yliopiston henkilökuntaa tai opiskelija 2019 tai sen jälkeen. Sitä aiemmin poistettiin osa sellaisista käyttäjätunnuksia, joihin ei ollut enää käyttöoikeutta; niin ei kuitenkaan tehty kaikille tunnuksille, minkä vuoksi joillakin on tallessa vanhempiakin tunnuksia. Myös ns. UFO-tunnuksen omistavilla on tunnus Oulun yliopiston ympäristössä.
Käyttäjätunnuksen muutos näkyy lähinnä kirjautumisessa palveluihin. Henkilöillä, joiden tunnus on säilynyt ennallaan, muutokset kirjatumisissa ovat vähäisempiä, sillä heillä muuttui vain tulostimelle kirjautuminen.
Kaikki ne, joiden käyttäjätunnus muuttui, saivat siitä erikseen sähköpostia, jossa kerrotaan yksityiskohtaisemmin, että miten mihinkin palveluun tulee jatkossa kirjautua.
Huomaa, että Oamkin aikaiset sähköpostiosoitteesi säilyvät joka tapauksessa jatkossa sähköpostia vastaanottavina osoitteina. Lue lisää alla olevasta sähköpostiosoitteita koskevan kysymyksen vastauksesta.
Katso erillinen ohje oamkilaisten kirjautumisessa käyttämistä tunnuksista eri palveluihin M365-migraation jälkeen.
Säilyykö salasanani samana?
Salasana säilyy samana, mutta jos et ole vaihtanut salasanaasi joulukuussa 2023 tai myöhemmin, ne eivät siirry. Uuden salasanan voi tilata uuden passwd-palvelussa salasanaohjeen mukaan,
Säilyykö sähköpostiosoitteeni?
Saat jatkossakin sähköpostilaatikkoosi kaikki ne viestit, jotka sinulle lähetetään Oamkin sähköpostiisi. Sekä ktunnus@[students.]oamk.fi-, että etunimi.[x.]sukunimi@[students.]oamk.fi-muotoiset sähköpostiosoitteet toimivat jatkossakin.
Sähköpostin lähetysosoitteena näkyy etunimi.sukunimi@oamk.fi, jos olet päätoimisesti Oamkin henkilökuntaa, ja joko ktunnus@students.oamk.fi tai etunimi.sukunimi@student.oulu.fi, jos olet opiskelija. Jälkimmäinen opiskelijaosoite näkyy vain niillä opiskelijoilla, joilla on ennestään aktiivinen käyttäjätunnus yliopistolla, sillä nyt tunnukset ovat yhdistyneet.
Henkilökuntaroolilla ja opiskelijaroolilla on yhteisessä ympäristössä omat sähköpostilaatikot ja OneDrive-tallennustilat, mutta jos olet henkilökunnan jäsen sekä Oulun yliopistossa että Oamkissa, tai opiskelija sekä Oulun yliopistossa että Oamkissa, niin tilisi ovat yhdistyneet yhdeksi henkilökuntatiliksi tai opiskelijatiliksi. Sinulla voi olla yhdellä tilillä vain yksi lähtevän postin osoite.
Esimerkiksi päätoiminen Oamkin opiskelija, joka tekee opintoja Oulun yliopistossa avoimen yliopiston kautta, jolla on siis ollut 20.5.2024 aktiivinen Oulun yliopiston tunnus, lähettää jatkossa sähköpostit aina Oulun yliopiston osoitteellaan, joka on muoto etunimi.sukunimi@student.oulu.fi. (mutta silloinkin esim. Pepissä voi hyvin olla opiskelijan yhteysosoitteena se ktunnus@students.oamk.fi, koska kaikilla Oamkin opiskelijoilla toimii vastaanottavana osoitteena tuo @students.oamk.fi-loppuinen sähköpostiosoite!) Jos taas pääasiassa Oamkin työntekijänä oleva henkilö on sivutoimisena tuntiopettajana Oulun yliopistossa, hänen sähköposteissaan näkyy jatkossa lähettäjän osoitteena Oamkin sähköpostiosoite.
Ovatko kaikki tiedostoni käytettävissäni uudessa ympäristössä?
Kaikki Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostosi, kuva- ja tekstitiedostot on kopioitu käyttäjätilillesi yhteiseen ympäristöön, sekä muutkin OneDriveen, Teamsiin ja SharePointiin siirretyt sellaiset tiedostot, joita ei ole luotu M365-ympäristössä (esim. ammattiohjelmilla tehdyt tiedostot, kuten Adoben, Autodeskin tms. työkaluilla tehdyt tiedostot, sekä kuva- ja tekstitiedostot).
Ihan kaikki M365-sisällöt eivät ole ylläpidon kopioitavissa (PowerBI, OneNote, Sway), minkä vuoksi tarjosimme erikseen ohjeet siihen, miten sait ne tarvitsemasi sisällöt talteen, joita ICT-palvelut eivät käytössä olevilla työkaluilla saaneet kopioitua käyttäjän puolesta.
Käyttäjän tehtäviä:
- Microsoftin Sway-palvelussa tehdyt esitykset eivät ole ylläpidon kopioitavissa, vaan käyttäjän piti itse ottaa esitys Swaysta talteen. Sway-esitys ei ole siirrettävissä sellaisenaan, vaan se on tehtävä esim. PDF- tai Word-muodossa.
- Jos sinulla on sisältöjä PowerBI:ssä, sinun piti tallentaa ne .pbix-tiedostoiksi ja tuoda ne yhteiseen ympäristöön.
- Jos olet tehnyt OneNote-muistikirjoja, jotka eivät ole minkään Teams-ryhmän tiedostoissa, ne kannatti tallentaa ne erillisiksi tiedostoiksi OneNotessa ennen ympäristön vaihtumista, ja nyt ne on mahdollista ladata OneDriveen yhteisessä ympäristössä.
Siirtyivätkö Teams-tiedostot sekä Outlookin arkistot automaattisesti?
Kopioimme Outlookista kaikki ne postit Oulun yliopiston ympäristöön, jotka olivat ennen käyttökatkoa saatavillasi M365-palvelussa selaimella, eli osoitteessa https://outlook.office.com/mail/. Toisin sanoen, kaikki Outlookin M365-pilvessä sijaitsevat alikansiosi sisältöineen siirrettiin käyttäjätilillesi Oulun yliopiston M365:een. Tarkistimme myös sen, että Oamkissa ei ollut kenelläkään käytössä varsinaista Excangen arkistolaatikkoa.
Teamsissa olevat kansiorakenteet tiedostoineen pyrittiin kopioimaan Oulun yliopiston ympäristöön sellaisenaan, ja säilyttämään ryhmien jäsenyyskin sellaisenaan. Siirrossa tapahtuneita virheitä parsittiin eli korjattiin urakalla pitkälle kesäkuuhun.
Huomaathatn, että mahdolliset tiedostolinkit Oamkin vanhassa Teamsissa (kuten myös OneDrivessä ja SharePointissa) oleviin tiedostoihin hajosivat, sillä nehän viittavat Oamkin vanhaan ympäristöön, joka ei enää vastaa vanhassa osoitteessaan. Siispä jos olet jakanut vaikkapa sähköpostissa vastaanottajalle Teamsissa olevan tiedoston linkillä, tuo linkki ei toimi enää. Huomaa myös, että Teams-chatit eivät siirry.
Minulla oli isoja tiedostoja OneDrivessä, siirtyivätkö ne varmasti?
OneDrivessä voi olla jopa 250 Gt tiedostoja. Sellaiset ovat harvinaisia, ja ne voisivat olla esim. 4K-laadun videoita. Ihan niin isot tiedostoja ei ole mahdolllista kopioida automaattisesti käytössämme olleella työkalulla, jossa tiedoston maksimikoko on 50 Gt. Senkään kokoiset tiedostot eivät ole tavanomaisia. Jos sinulla kuitenkin on valtava tiedosto tai tiedostoja OneDrivessäsi, jotka eivät ole siirtyneet, niin nehän säilyvät vielä vuoden loppuun vain luku -tilassa olevassa Oamkin M365-ympäristössä, joka on käytössäsi vuoden loppuun, ja josta voit ladata talteen tiedostoja, joihin sinulla on käyttöoikeus.
Olen jakanut tiedostojani linkeillä muille, säilyvätkö nämä linkit?
Käyttäjän kannalta työläimpiä juttuja tässä projektissa on, että ulkoisiin palveluihin jaetut tiedostolinkit hajosivat 17.5.2024 käyttökatkon alkaessa. Esimerkiksi Moodlessa on linkkejä, jotka osoittavat OneDrivessä, Teamsissa tai SharePointissa sijaitseviin tiedostoihin, ja nämä linkit pitäisi korvata uusilla. Käytännössä linkit voi korvata vain ne henkilöt, joilla on oikeus luoda jakolinkki M365:ssa, ja oikeus päivittää linkki siellä, missä se jaetaan, eli esim. Moodlessa.
- OneDriveen osoittavat linkit ovat jo vanhentuneet.
- Sharepoint-sivustoilla ja Teams-kanavilla oleviin tiedostoihin osoittavat linkit taas toimivat vuoden 2024 loppuun asti. Ne osoittavat Oamkin vanhaan ympäristöön, joka poistuu lopullisesti vuoden lopussa. Nämäkin linkit on hyvä jakaa uudestaan ja päivittää ne esim. Moodleen mahdollisimman pian käyttökatkon jälkeen, mutta kuitenkin viimeistään ennen vuoden vaihtumista.
Linkkien korjausta ei valitettavasti ole mahdollista tehdä keskitetysti, joten jokaisen käyttäjän tulee huolehtia itse omien linkkiensä uudelleenjaosta.
Käyttäjän tehtäviä:
- Luo uudestaan kaikki OneDrivestä, Teamsista ja SharePointista tekemäsi jaot. Lähetä samassa yhteydessä uusi linkki niille henkilöille, jotka niitä jatkossakin tarvitsevat.
- Korjaa heti OneDrive-linkit, sillä vanhat linkit eivät enää toimi.
- Vanhan Oamkin ympäristön SharePoint-sivustoille tai Teams-kanaville osoittavat tiedostolinkit toimivat vielä, mutta ne on luotava uudestaan vuoden 2024 loppuun mennessä.
- Päivitä uudet linkit ulkoisiin materiaaleihisi, joissa niitä vielä tarvitaan. (Esim. Moodlessa, verkkosivuilla, Eduunissa tai missä oletkin linkkejä jakanut.)
- Vinkki opettajjille: Aktiviteetit-lohko auttaa sinua löytämään linkit kurssialueiltasi. Aktiviteetit-lohko sisältää luettelon kaikista Moodle-kurssialueen aineistoista ja aktiviteeteista. Katso ohje Moodlen opettajan ohjekirjan luvusta Aktiviteetit-lohko (linkin avaaminen edellyttää kirjautumista Moodleen).
Mitä verkkolevyllä olevalle kohtihakemistolleni on tapahtunut?
Käyttökatkon aikana ICT-palvelut asetti vanhan Oamkin kotihakemistosi (eli sen verkkolevyn, joka on osoitteessa \\files.kk.lan\staff\ktunnus tai \\files.kk.lan\students\ktunnus) vain luku -tilaan. Nyt käytät uutta käyttäjätiliäsi uudessa ympäristössä, ja kopiot tiedostoistasi ovat käytössäsi uudella käyttäjätililläsi. Tiedotamme erikseen uuden verkkolevyn käyttöönotosta sitten kun se on ajankohtaista.
Voinko vielä käyttää Oamkin vanhaa tietokonetta, vaikka konetta ei ole vielä asennettu uusiksi?
Voit käyttää koneita, joita ei ole vielä asennettu uusiksi migraation jälkeen. Pääosa koneista on jo asennettu uudestaan, vain yksittäisi koneita on vielä palauttamatta. Henkilökunnan ja luokkien koneiden uudelleen asennuksella helpotetaan käyttöä. Voit käyttää vanhalla asennuksella olevaa konetta edelleen sillä samalla vanhalla Oamkin tunnuksellasi, jolla kirjauduit Oamkin koneille ennen migraatiota. Koneella, jota ei ole asennettu uusiksi, pitää lisäksi kirjautua erikseen M365 Office -tuotteisiin käyttämällä uutta tunnusta. Lisäksi kannattaa tehdä uusi selainprofiili, jotta selaimen keksit eivät yrittäisi aina viedä vanhaan Oamkin 365-ympäristöön. VPN kirjautuminenkin voi yrittää viedä vanhaan Oamkin M365-ympäristöön.
Miten käyttäjätunnusten siirto näkyy Moodlessa?
Moodle ei ole osa M365-palveluita. Moodleen on lisätty paljon linkkejä, jotka osoittavat Oamkin vanhaksi käyvään M365-ympäristöön. Nuo linkit hajosivat M365-käyttökatkon alkaessa 17.5. klo 12. Jos olet jakanut Moodlessa M365:ssa olevia sisältöjä, lue lisää kohdasta ”Olen jakanut tiedostojani linkeillä muille, säilyvätkö nämä linkit?”.
Miten käyttäjätunnusten siirto näkyy YuJassa?
Yuja ei ole osa M365-palveluita. Sisältösi siellä pysyvät paikallaan, samoin YuJa-linkit Moodlessa.
Miten käyttäjätunnusten siirto näkyy Webropolissa?
Webropol ei ole osa M365-palveluita. Sisältösi siellä pysyvät paikallaan, ja kyselyt ovat käytössä entiseen malliin.
Miten käyttäjätunnusten siirto näkyy Zoomissa?
Zoom ei ole osa M365-palveluita, joten käyttäjätunnusten siirrolla ei ole seurauksia Zoomissa.