ICT-palvelut siirtävät Oamkin käyttäjätunnukset keväällä 2024 samaan ympäristöön Oulun yliopiston kanssa. Pyrimme tekemään siirron mahdollisimman helpoksi kaikille, mutta tämä on iso projekti, josta seuraa väistämättä tehtäviä myös käyttäjille. Muutos vaikuttaa myös kirjautumisiin erityisesti niillä henkilöillä, joilla käyttäjätunnus muuttuu.
Olemme koonneet tälle sivulle käyttäjien esittämiä kysymyksiä vastauksineen. Päivitämme sivua jatkuvasti.
- Mitä käyttäjätunnusten siirto tarkoittaa?
- Pitääkö minun tehdä jotain ennen siirtoa?
- Muuttuuko minun käyttäjätunnukseni?
- Säilyykö salasanani samana?
- Säilyykö Oamkin sähköpostiosoitteeni?
- Ovatko kaikki tiedostoni käytettävissäni uudessa ympäristössä?
- Minulla on isoja tiedostoja, siirtyvätkö ne varmasti?
- Siirtyvätkö Teams-tiedostot sekä Outlookin arkistot automaattisesti?
- Olen jakanut tiedostojani linkeillä muille, säilyvätkö nämä linkit?
- Pääsenkö vielä 20.5. jälkeen Oamkin vanhaan M365-ympäristöön?
- Mitä verkkolevyllä olevalle kotihakemistolleni tapahtuu?
- Voinko käyttää tietokonetta 20.5. jälkeen, jos konetta ei ole vielä ehditty asentaa uusiksi?
- Miten käyttäjätunnusten siirto vaikuttaa seuraaviin palveluihin:
Mitä käyttäjätunnusten siirto tarkoittaa?
Oamkilaisilla on tähän asti ollut käytössä oma ympäristö (ns. tenant) M365-pilvipalvelussa, samoin kuin Oulun yliopistollakin. Oamk ja Oulun yliopisto muodostivat jo helmikuussa 2020 yhteisen palveluorganisaation, joka tuottaa sisäisiä palveluita molemmille organisaatioille. Oamkin IT-palvelut yhdistyivät silloin Oamkin ja yliopiston yhteisiin ICT-palveluihin. Yhdistymisen tavoitteena on mm. poistaa päällekkäisyyksiä.
Käytännössä päällekkäisyyksien poistamisesta seuraa toimintavarmemmat palvelut, kun ylläpitoresurssit ovat yhteiset, ja korkeakoulut myös säästävät kustannuksissa, kun ne käyttävät yhteisiä palveluita: säästettyjä kustannuksia voi sitten käyttää esim. lisenssikustannusten nousun kattamiseen, lisäpalveluiden kuluihin (esim. tekoälyominaisuudet) ja tietoturvariskien minimoimiseen. Myös Oulun korkeakoulujen välinen yhteistyö helpottuu, kun kaikki käyttäjät ovat samassa ympäristössä. Osa digipalveluista on jo yhteisiä (kuten esim. Moodle ja YuJa). M365-pilvipalveluiden osalta yhdistäminen on viimein mahdollista.
Siirrämme nyt oamkilaisten käyttäjätunnukset samaan ympäristöön Oulun yliopiston kanssa. Kopioimme käyttäjien M365-tilien Outlook-, OneDrive-, Teams- ja SharePoint-sisällöt samalla tuohon ympäristöön, joka on siis jatkossa Oulun korkeakoulujen yhteinen.
Pitääkö minun tehdä jotain ennen siirtoa?
Olethan jo huolehtinut, että olet noudattanut Oamkin tietoaineistojen käsittelyohjetta, kun olet tallentanut tiedostojasi M365-pilveen. Huomaathan, että se ei ole oikea paikka salaisina käsiteltäville tiedoille. Olemme tiedottaneet tästä jo erikseen henkilökunnan intrassa 31.1. ja opiskelijoiden intrassa 8.2.
Käyttäjän tehtävä:
Lisäksi, jos sinulla on sellaisia sisältöjä M365-palvelussa, joita ylläpito ei voi kopioida puolestasi, sinun on otettava ne talteen jo ennen siirtoa:
- Jos sinulla on OneNote-tiedostoja OneDrivessäsi, ota ne talteen OneDrive-sovelluksessa (ei selaimessa) ennen siirtoa, että saat siirrettyä ne helposti yhteiseen ympäristöön. Ks. OneNote-muistikirjan siirtäminen M365-ympäristöstä (tenantista) toiseen sekä Microsoftin oma ohje, Migrate OneNote Office 365 from one tenant to another – Microsoft Community.
Muuttuuko käyttäjätunnukseni?
Pääosalla käyttäjistä käyttäjätunnus säilyy saman näköisenä. Käyttäjätunnuksesi muuttuu jos
- sinulla on jo ennestään käyttäjätunnus yliopiston ympäristössä, tai
- jos sama tunnus, jota sinä käytät Oamkin järjestelmissä on jo jonkun toisen henkilön käytössä Oulun yliopiston ympäristössä.
Jos sinulla on jo tunnus Oulun yliopiston ympäristössä, vanha Oamkin tunnuksesi poistuu käytöstä, kun se yhdistetään Oulun yliopiston tunnukseesi. Sinulla on tunnus Oulun yliopistossa, jos olet nyt tai olet ollut Oulun yliopiston henkilökuntaa tai opiskelija 2019 tai sen jälkeen. Sitä aiemmin poistettiin osa sellaisista käyttäjätunnuksia, joihin ei ollut enää käyttöoikeutta; niin ei kuitenkaan tehty kaikille tunnuksille, minkä vuoksi joillakin on tallessa vanhempiakin tunnuksia. Myös ns. UFO-tunnuksen omistavilla on tunnus Oulun yliopiston ympäristössä.
Käyttäjätunnuksen muutos näkyy lähinnä kirjautumisessa palveluihin. Henkilöillä, joiden tunnus säilyy, muutokset kirjatumisissa ovat vähäisempiä, sillä heillä muuttuu vain tulostimelle kirjautuminen.
Kaikki ne, joiden käyttäjätunnus muuttuu, saavat siitä erikseen sähköpostia, jossa kerrotaan yksityiskohtaisemmin, että miten mihinkin palveluun tulee jatkossa kirjautua.
Huomaa, että Oamkin aikaiset sähköpostiosoitteesi säilyvät joka tapauksessa jatkossa sähköpostia vastaanottavina osoitteina. Lue lisää alla olevasta sähköpostiosoitteita koskevan kysymyksen vastauksesta.
Säilyykö salasanani samana?
Salasana säilyy samana, mutta jos et ole vaihtanut salasanaasi joulukuussa 2023 tai myöhemmin, vaihdathan salasanasi ennen käyttökatkoa, sillä ennen joulukuuta 2023 vaihdetut salasanat eivät siirry.
Säilyykö sähköpostiosoitteeni?
Tulet jatkossakin saamaan sähköpostilaatikkoosi kaikki ne viestit, jotka sinulle lähetetään Oamkin sähköpostiisi. Sekä ktunnus@[students.]oamk.fi-, että etunimi.[x.]sukunimi@[students.]oamk.fi-muotoiset sähköpostiosoitteet toimivat jatkossakin.
Sähköpostin lähetysosoitteena näkyy jatkossakin etunimi.[x.]sukunimi@[students.]oamk.fi, jos olet päätoimisesti Oamkin henkilökuntaa tai opiskelija.
Henkilökuntaroolilla ja opiskelijaroolilla on yhteisessä ympäristössä omat sähköpostilaatikot ja OneDrive-tallennustilat, mutta jos olet henkilökunnan jäsen sekä Oulun yliopistossa että Oamkissa, tai opiskelija sekä Oulun yliopistossa että Oamkissa, niin tilisi yhdistyvät yhdeksi henkilökuntatiliksi tai opiskelijatiliksi. Tuolloin lähtevän postin osoitteesi määräytyy sen mukaan, että kummassa olet suuremmalla prosentilla.
Esimerkiksi päätoiminen Oamkin opiskelija, joka tekee opintoja Oulun yliopistossa avoimen yliopiston kautta, lähettää jatkossa sähköpostit aina Oamkin osoitteesta. Jos taas pääasiassa Oulun yliopiston työntekijänä oleva henkilö on sivutoimisena tuntiopettajana Oamkissa, hänen sähköposteissaan näkyy jatkossa lähettäjän osoitteena Oulun yliopiston sähköpostiosoite.
Ovatko kaikki tiedostoni käytettävissäni uudessa ympäristössä?
Kaikki Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostosi, kuva- ja tekstitiedostot kopioidaan käyttäjätilillesi yhteiseen ympäristöön, sekä muutkin OneDriveen, Teamsiin ja SharePointiin siirretyt sellaiset tiedostot, joita ei ole luotu M365-ympäristössä (esim. ammattiohjelmilla tehdyt tiedostot, kuten Adoben, Autodeskin tms. työkaluilla tehdyt tiedostot, sekä kuva- ja tekstitiedostot).
Ihan kaikki M365-sisällöt eivät ole ylläpidon kopioitavissa (PowerBI, OneNote, Sway), minkä vuoksi tarjoamme erikseen ohjeet siihen, miten saat ne tarvitsemasi sisällöt talteen, joita ICT-palvelut eivät käytössä olevilla työkaluilla saa kopioitua käyttäjän puolesta.
Käyttäjän tehtäviä:
- Jos olet käyttänyt Microsoftin pilvipalveluissa Swayta, nämä eivät ole ylläpidon kopioitavissa, vaan käyttäjän pitää itse ottaa esitys Swaysta talteen. Sway-esitys ei ole siirrettävissä sellaisenaan, vaan se on tehtävä esim. PDF- tai Word-muodossa.
- Jos sinulla on sisältöjä PowerBI:ssä, sinun pitää tallentaa ne .pbix-tiedostoiksi ja tuoda ne yhteiseen ympäristöön.
- Jos olet tehnyt OneNote-muistikirjoja, jotka eivät ole minkään Teams-ryhmän tiedostoissa, tallenna ne erillisiksi tiedostoiksi OneNotessa ennen ympäristön vaihtumista, ja lataa ne sitten 20.5. jälkeen OneDriveen yhteisessä ympäristössä.
Siirtyvätkö Teams-tiedostot sekä Outlookin arkistot automaattisesti?
Kopioimme Outlookista kaikki ne postit Oulun yliopiston ympäristöön, jotka ovat nyt (ennen käyttökatkoa) saatavillasi M365-palvelussa selaimella, eli osoitteessa https://outlook.office.com/mail/. Toisin sanoen, kaikki Outlookin M365-pilvessä sijaitsevat alikansiosi sisältöineen tulevat käyttäjätilillesi Oulun yliopiston M365:een. Tarkistimme myös sen, että Oamkissa ei ole kenelläkään käytössä varsinaista Excangen arkistolaatikkoa.
Teamsissa olevat kansiorakenteet tiedostoineen kopioidaan Oulun yliopiston ympäristöön sellaisenaan, ja ryhmien jäsenyyskin säilyy sellaisenaan. Huomaa kuitenkin, että mahdolliset tiedostolinkit Teamsissa (kuten myös OneDrivessä ja SharePointissa) oleviin tiedostoihin hajoavat, koska ne viittavat Oamkin vanhaan ympäristöön. Siispä jos olet jakanut vaikkapa sähköpostissa vastaanottajalle Teamsissa olevan tiedoston linkillä, tuo linkki lakkaa toimimasta.
Minulla on isoja tiedostoja OneDrivessä, siirtyvätkö ne varmasti?
OneDrivessä voi olla jopa 250 Gt tiedostoja. Sellaiset ovat harvinaisia, ja ne voisivat olla esim. 4K-laadun videoita. Ihan niin isot tiedostot eivät siirry automaattisella kopioinnilla, jossa tiedoston maksimikoko on 50 Gt. Senkään kokoiset tiedostot eivät ole tavanomaisia. Jos sinulla kuitenkin on valtava tiedosto tai tiedostoja OneDrivessäsi, ne säilyvät vielä vuoden loppuun vain luku -tilassa olevassa Oamkin M365-ympäristössä, joka on käytössäsi vuoden loppuun, ja josta voit ladata talteen tiedostoja, joihin sinulla on käyttöoikeus.
Olen jakanut tiedostojani linkeillä muille, säilyvätkö nämä linkit?
Käyttäjän kannalta työläimpiä juttuja tässä projektissa on, että ulkoisiin palveluihin jaetut tiedostolinkit hajoavat 17.5. käyttökatkon alkaessa. Esimerkiksi Moodlessa on linkkejä, jotka osoittavat OneDrivessä, Teamsissa tai SharePointissa sijaitseviin tiedostoihin, ja nämä linkit pitäisi korvata uusilla. Käytännössä linkit voi korvata vain ne henkilöt, joilla on oikeus luoda jakolinkki M365:ssa, ja oikeus päivittää linkki siellä, missä se jaetaan, eli esim. Moodlessa.
- OneDriveen osoittavat linkit vanhenevat käyttökatkon alkaessa.
- Sharepoint-sivustoilla ja Teams-kanavilla oleviin tiedostoihin osoittavat linkit taas toimivat vuoden 2024 loppuun asti. Ne osoittavat Oamkin vanhaan ympäristöön, joka poistuu lopullisesti vuoden lopussa. Nämäkin linkit on hyvä jakaa uudestaan ja päivittää ne esim. Moodleen mahdollisimman pian käyttökatkon jälkeen, mutta kuitenkin ennen vuoden vaihtumista.
Linkkien korjausta ei valitettavasti ole mahdollista tehdä keskitetysti, joten jokaisen käyttäjän tulee huolehtia itse omien linkkiensä uudelleenjaosta.
Käyttäjän tehtäviä:
- Luo uudestaan kaikki OneDrivestä, Teamsista ja SharePointista tekemäsi jaot käyttökatkon jälkeen, eli aikaisintaan 20.5. Lähetä samassa yhteydessä uusi linkki niille henkilöille, jotka niitä jatkossakin tarvitsevat.
- Korjaa heti OneDrive-linkit, sillä vanhat linkit eivät enää toimi käyttökatkon jälkeen 20.5.
- Vanhan Oamkin ympäristön SharePoint-sivustoille tai Teams-kanaville osoittavat tiedostolinkit toimivat vielä, mutta ne on luotava uudestaan vuoden 2024 loppuun mennessä.
- Päivitä uudet linkit ulkoisiin materiaaleihisi, joissa niitä vielä tarvitaan. (Esim. Moodlessa, verkkosivuilla, Eduunissa tai missä oletkin linkkejä jakanut.)
- Vinkki opettajjille: Aktiviteetit-lohko auttaa sinua löytämään linkit kurssialueiltasi. Aktiviteetit-lohko sisältää luettelon kaikista Moodle-kurssialueen aineistoista ja aktiviteeteista. Katso ohje Moodlen opettajan ohjekirjan luvusta Aktiviteetit-lohko (linkin avaaminen edellyttää kirjautumista Moodleen).
Pääsenkö vielä 20.5. jälkeen Oamkin vanhaan M365-ympäristöön?
Pääset kirjautumaan Oamkin vanhaan ympäristöön aina vuoden 2024 loppuun asti, kun toimit näin, aikaisintaan 20.5.:
- Mene osoitteeseen https://portal.office.com/ (tarvittaessa yksityisen selaamisen tilassa eli Incognito-/InPrivate-ikkunassa).
- Kirjaudu sisään: Anna tunnukseksi vanhatunnus@oamk.onmicrosoft.com ja siinä luonnollisesti vanhatunnus pitää olla saman näköinen kuin oma käyttäjätunnukseksi ennen siirtoa.
Huomaa, että vaikka vanha ympäristö on tavoitettavissasi vielä vuoden 2024 loppuun asti, jakolinkit hajoavat käyttökatkon aikana, eli ne eivät avaa tiedostojasi tuossa tallessa olevassa versiossa.
Lisäksi on niin, että vaikka pääset avaamaan OneNote-muistikirjan selaimessa tuota kautta, et saa haettua sitä talteen OneNoten selainversiosta sellaisena pakettina, joka olisi helposti siirrettävissä uuteen ympäristöön. Eli muistathan huolehtia OneNote-tiedostosi talteen jo ennen käyttökatkoa.
Mitä verkkolevyllä olevalle kohtihakemistolleni tapahtuu?
Käyttökatkon aikana ICT-palvelut asettaa vanhan Oamkin kotihakemistosi (eli sen verkkolevyn, joka on osoitteessa \\files.kk.lan\staff\ktunnus tai \\files.kk.lan\students\ktunnus) vain luku -tilaan. Käyttökatkon jälkeen käytät uutta käyttäjätiliäsi uudessa ympäristössä, ja kopiot tiedostoistasi ovat käytössäsi uudella käyttäjätililläsi. Huomaa, että taustalla käynnissä olevassa kopioinnissa (19.2.–17.5.) käytämme muuttuneiden tietojen kopiointia, eli vaikka kotihakemistosi olisi jo kopioitu, kopiota päivitetään muuttuneilta osiltaan aina käyttökatkon alkuun asti. Tiedotamme erikseen uuden verkkolevyn käyttöönotosta sitten kun se on ajankohtaista.
Voinko käyttää tietokonetta 20.5. jälkeen, jos konetta ei ole vielä ehditty asentaa uusiksi?
Voit käyttää koneita, joita ei ole vielä asennettu uusiksi migraation jälkeen. Henkilökunnan ja luokkien koneiden uudelleen asennuksella helpotetaan käyttöä. Voit käyttää vanhalla asennuksella olevaa konetta edelleen sillä samalla vanhalla Oamkin tunnuksellasi, jolla kirjauduit Oamkin koneille ennen migraatiota. Koneella, jota ei ole asennettu uusiksi, pitää lisäksi kirjautua erikseen M365 Office -tuotteisiin käyttämällä uutta tunnusta. Lisäksi kannattaa tehdä uusi selainprofiili, jotta selaimen keksit eivät yrittäisi aina viedä vanhaan Oamkin 365-ympäristöön. VPN kirjautuminenkin voi yrittää viedä vanhaan Oamkin M365-ympäristöön.
MFA-kirjautuminen on katkolla 10.5. – 30.5.
Kaksivaiheinen kirjautuminen (MFA), joka on toteutettu M365:n kautta, on pois käytöstä 10.5. – 30.5. Tuona aikana kirjaudut tavallisesti MFA-kirjautumista käyttäviin palveluihin Oamkin vanhalla käyttäjätunnuksellasi (lyhyt muoto, eli pelkkä tunnus). Kun MFA taas otetaan käyttöön 31.5., sen uusi kirjautumisnäkymä on Oulun yliopiston ja Oamkin yhteinen.
- Jos tunnuksesi on pysynyt samana, kirjaudut palveluun 31.5. alkaen samalla tavalla kuin ennen käyttökatkon alkua.
- Jos käyttäjätunnukseksi vaihtui siirron yhteydessä, saat siitä erikseen sähköpostia. Kun MFA on taas käytössä 31.5., käytä kirjautumisessa uutta tunnustasi (sen pidempää muotoa).
Miten käyttäjätunnusten siirto vaikuttaa Moodleen?
Moodle ei ole osa M365-palveluita ja se on käytössä myös käyttökatkon aikana. Moodleen on lisätty paljon linkkejä, jotka osoittavat Oamkin vanhaksi käyvään M365-ympäristöön. Nuo linkit hajoavat M365-käyttökatkon alkaessa 17.5. klo 12. Jos olet jakanut Moodlessa M365:ssa olevia sisältöjä, lue lisää kohdasta “Olen jakanut tiedostojani linkeillä muille, säilyvätkö nämä linkit?“.
Käyttäjätunnusten siirto vaikuttaa kirjautumiseen, koska siinä on käytössä kaksivaiheinen kirjautuminen (MFA). Katso MFA-kirjautumisohje MFA-käyttökatkon aikana.
Miten käyttäjätunnusten siirto vaikuttaa YuJaan?
Yuja ei ole osa M365-palveluita, joten se on käytettävissäsi myös käyttökatkon aikana. Sisältösi siellä pysyvät paikallaan, samoin YuJa-linkit Moodlessa. Käyttäjätunnusten siirto ei vaikuta Yujassa oleviin sisältöihisi mitenkään. Ainoa asia, johon käyttökatko vaikuttaa, on käyttökatko MFA-kirjautumisessa:
Ainoa asia, johon käyttäjätunnusten siirto YuJan osalta vaikuttaa, on kaksivaiheinen kirjautuminen (MFA). Katso MFA-kirjautumisohje MFA-käyttökatkon aikana.
Miten käyttäjätunnusten siirto vaikuttaa Webropoliin?
Webropol ei ole osa M365-palveluita, joten se on käytettävissäsi myös käyttökatkon aikana. Sisältösi siellä pysyvät paikallaan, ja kyselyt ovat käytössä myös käyttökatkon aikana.
Ainoa asia, johon käyttäjätunnusten siirto Webropolin osalta vaikuttaa, on kaksivaiheinen kirjautuminen (MFA). Katso MFA-kirjautumisohje MFA-käyttökatkon aikana.
Miten käyttäjätunnusten siirto vaikuttaa Zoomiin?
Zoom ei ole osa M365-palveluita. Periaatteessa Zoom on käytössäsi myös M365-käyttökatkon aikana 17.5. – 19.5. Jos kuitenkin käytät Zoomia tuolloin ICT-palveluiden ylläpitämältä koneelta, et voi käytännössä jakaa muille mitään M365-palveluiden sisältöjäsi (kuten OneDrivessä olevat tiedostot, ja mitkään PowerPoint-, Word-, Excel-tiedostot, vaikka ne olisivat koneen kovalevyllä, sillä Office-tuotteiden käyttöoikeudet eivät toimi varmuudella M365-käyttökatkon aikana). Muista, että voit käyttää Zoomia myös mobiililaitteelta!
Lisäksi Zoomiin kirjautumiseen vaikuttaa kaksivaiheiseen kirjautumiseen (MFA) liittyvä käyttökatko 10.5. – 30.5.: Katso MFA-kirjautumisohje MFA-käyttökatkon aikana.