Skip to content

Etäkokousten tallentamisen yleiset vastuut, riskit ja toiminta-periaatteet Oulun yliopistossa ja Oamkissa


Avainsanat: , , , ,

(Muokattu Ulla Virranniemen (Oamk) tekstistä)

  • Oletuksena vastuu on aina tallentajalla. Jos tallentaja luovuttaa tallenteen eteenpäin, tallennetta edelleen jakava kantaa vastuun osaltaan.
  • Kokoustallenteisiin liittyviä riskejä ovat kaikki ne mahdolliset seuraukset, jotka aiheutuvat henkilötietojen ja/tai muiden tietojen leviämisestä laajemmalle, kuin tallenteen tekemisen syy oikeuttaa.
  • Oulun korkeakoulujen toimintaperiaatteena on, että jokainen kokouksia tallentava
    • tunnistaa vastuunsa,
    • tiedostaa riskit,
    • toimii tietoturvallisesti,
    • osaa perustella tallenteen tarpeen,
    • toimii tietoturvallisesti,
    • jakaa tallenteen vain sillä laajuudella, joka on tarpeen, sekä
    • poistaa tallenteen, sitten kun sen säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

Opetustilanteiden ja erilaisten muiden esitysten ja tapahtumien tallentaminen on yleistynyt, ja sen myötä on herännyt kiinnostus tallentaa myös kokouksia ja keskusteluita. Tällaisessa tilanteessa tallenteen tarkoitus on auttaa muistamaan ja jakaa tietoa myös niille, jotka eivät päässeet osallistumaan tilaisuuteen.

Vaikka tallennuksiin liittyy paljon käytännön hyötyjä, on tärkeää, että me kaikki tunnistamme myös tallentamiseen liittyvät vastuut ja riskit sekä noudatamme samoja periaatteita. Tälle sivulle on koottu työkokousten tallentamisen ja hyödyntämisen periaatteet ja ohjeet Teamsissa ja Zoomissa. Voit soveltaa näitä myös muihin tallennus- ja jakamismenetelmiin. Tämä ohje koskee työkokousten tallentamista video-, ääni ja/tai tekstimuodossa. (Oamkin opetuksen tarpeisiin on saatavilla omat ohjeet.)

Sisältö


Pohdi seuraavia asioita ennen tallennusta:

  1. Olisiko kokoukseen osallistujien näkökulmasta hyväksyttävää, jos kuka tahansa osallistujista videoisi/äänittäisi/ tallentaisi transkription ja näyttäisi sen kenelle tahansa ulkopuoliselle
  2. Rajoittaako tallentaminen keskustelun avoimuutta?
  3. Onko kokous luottamuksellinen ja asiat tarkoitettu vain osallistujien tiedoksi?

Älä tallenna tai säilytä video-, ääni- tai tekstitallennetta, jos

  • kokouksesta laaditaan muistio tai pöytäkirja,
    (tosin muistion laatija voi haluta tallentaa kokouksen muistion laatimisen tueksi, mutta silloin hänen on tuhottava tallenne heti, kun muistio on valmis.)
  • yksikin osallistujista vastustaa tallentamista, tai
  • kyse on luottamuksellisten asioiden käsittelystä tai erityisiä henkilötietoja sisältävästä keskustelusta (esim. kehityskeskustelu tai muu luottamuksellinen henkilöasioita sisältävä keskustelu.)

Seuraavissa tilanteissa tallentamisesta voi olla hyötyä ja sen voi yleensä tehdä:

  • Julkinen luento, puhe tai esitys.
  • Perehdytys, tai tiimin sisäisen ohjeistuksen tallentaminen tiimin omaan käyttöön.
  • Saavutettavuuden huomioiminen: tekstitetty tallenne auttaa osallistujaa seuraamaan esitystä. Mahdollisuus katsoa tallenne uudelleen edistää sekin saavutettavuutta.
  • Ideapaja, jossa tallentaminen auttaa ideoiden kokoamisessa.
  • Tallenne tehdään vain osasta tilaisuutta, esimerkiksi yhteenvedosta ja sovituista jatkotoimista; Tallennus katkaistaan, jos kokouksessa käsitellään henkilötietoja tai muita luottamuksellisia asioita.

Jos aiot tallentaa tilaisuuden:

  • Kerro jo kokouskutsussa, että
    • kokous tallennetaan,
    • syy tallentamiselle (esim. saavutettavuus, kokouksen seuraamisen mahdollisuus niille, jotka ovat estyneet osallistumaan kokoukseen sen aikana, myöhempi hyödyntäminen),
    • mistä tallenne on nähtävissä,
    • kenen nähtäväksi se on tarkoitettu, ja
    • kauanko aiot säilyttää tallenteen.
      • Tee tarvittaessa itsellesi kalenterimerkintä, että muistat poistaa tallenteen lupaamanasi ajankohtana.
  • Älä säilytä tallenteita varmuuden vuoksi: kun se tallentamisen syy, jonka olet ilmoittanut lakkaa, tallenteen säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Jos säilyttämiselle ilmenee uusi syy, jonka myötä tallennetta pitää säilyttää pidempään, tai se pitäisi jakaa laajemmin, sinun pitäisi ilmoittaa asiasta osallistujille ja mahdollisesti pyytää heiltä siihen lupa.

Kokouksen/tilaisuuden aikana

  1. Kerro, että kokous tallennetaan. Teamsin ja Zoomin oma tallennustoiminto näyttää osallistujalle, että kokousta tallennetaan. Myös kokoukseen myöhemmin liittyvä saa myös ilmoituksen siitä, että tilaisuutta tallennetaan. Teamsissa kokous on mahdollista tallentaa myös tekstimuodossa (transkriptio): Jos teet sen, Teams kertoo asiasta osallistujille.
  2. Kerro osallistujille, että he sulkevat kamerat, jos he eivät halua näkyä tallenteella.
  3. Keskeytä tallennus väliaikaisesti, jos käsittelette aiheita, joita ei saa tallentaa.
  4. Tallennustavasta riippuen, chat-keskustelu saattaa näkyä tallenteessa. Huomaa kuitenkin, että jos vastaat esim. chatissa esitettyihin kysymyksiin, ota tavaksi lukea kysymys ensin ääneen (Se parantaa saavutettavuutta jo etäkokouksen aikana, vaikka kokousta ei edes tallennettaisi).

Kokouksen jälkeen

  1. Varmista, että tallenne ei sisällä tarpeetonta tietoa, keskusteluita ja keskeytyksiä. Jos tallenteelle on päätynyt sellaista, mitä siinä ei saa olla, editoi se pois ennen tallenteen jakamista. Jos sinulla on tässä vaiheessa vielä tallessa alkuperäinen tallenne, jossa poistettu osuus vielä on, poista tallenne myös itseltäsi. (Voit editoida videon YuJassa tai jollain muulla videotyökalulla.)
  2. Teamsissa tallennetut kokoukset tallentuvat tallentajan OneDrive-tilille tai Teamsin käyttämälle SharePoint-alustalle, riippuen kokouksen perustamistavasta. (Ks. Kokouksen tallentaminen Teamsissa – Microsoft-tuki) Jos video on omassa OneDrivessasi, voit määritellä sen jakoasetukset siellä. Jos teet tallenteen Teamsin kanavakokouksesta, tallenne jaetaan automaattisesti kaikille kanavan jäsenille (huom. linkki ei toimi vierailla) kokouksen chattiin – Silloin kyseessä ei siis ole yksityinen tallenne.
  3. Zoom-kokous tallentuu tallentajan tietokoneelle tai Zoomin pilvipalveluun. Video pitää jakaa jonkin toisen palvelun (esim. YuJan) kautta.
  4. Jos transkriptio sisältää virheitä, se on tarvittaessa korjattava ja hyväksytettävä osallistujilla.

HUOM! Jos tilaisuuden/kokouksen järjestäjä ei tee tallennetta, yksittäinen osallistujakaan ei saa tehdä tallennetta tilaisuudesta ilman lupaa. Eli kokouksen tai yksityisen työhön liittyvän keskustelun tallentaminen omaankin käyttöön, ilman kaikkien osallistujien hyväksyntää on kielletty. Mutta on hyvä tiedostaa, että ruudunkaappausohjelmat eivät näytä tallennusta osallistujille ja teknisesti tallennus onnistuu keneltä tahansa osallistujalta, minkä vuoksi erityisen arkaluonteisia asioita ei pitäisi käsitellä etäkokouksissa. Riski väärinkäytöksille kasvaa suhteessa osallistujamäärän kanssa.


Olemassa olevat tallenteet

  • Tallenne voi olla julkisuuslain mukainen asiakirja, johon voi kohdistua tietopyyntö.
  • Tyypillisesti tallenne sisältää henkilötietoja, joita ovat osallistujan nimi, ääni, kuva sekä keskustelussa mahdollisesti ilmenevät henkilöön liittyvät tiedot, joten tallenteeseen sovelletaan henkilötietojen käsittelyä koskevia GDPR- ja muita tietosuojasääntöjä.
  • On hyvä tiedostaa, että jo tallenne on jaettu muille, tai yksityisen tallenteen säilytyspaikan tietoturva on vaarantunut, tallenne tai sen osa voi päätyä esitettäväksi kontekstistaan irrotettuna, esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.
  • Vastuu tallenteen säilyttämisestä on tallentajalla, ja vastuun siirtämisestä on syytä sopia erikseen.
  • Rajaa tallenteen säilytysaika vain sen käyttötarpeen ajaksi ja huolehdi tallenteen poistamisesta.
  • Säilytä tallenteet tietoturvallisessa paikassa. Huomaa, että tallenne voi sijaita eri paikassa kuin missä yleensä säilytät tiedostoja.
  • Tallenne voi sisältää tekijänoikeuden suojaamaa sisältöä, jolloin sitä ei saa jakaa ilman asianmukaista käyttöoikeutta.
  • Jakamista tulee vielä harkita erikseen: syy tallentaa ei ole samalla syy jakaa tai pitää tallennetta saatavilla.
  • Poista tallenne, kun sille ei ole enää tarvetta.

Ongelmatilanteiden ratkominen etukäteen

  • Mitä järjestäjän tulee tehdä, jos joku osallistujista vastustaa tallentamista tai haluaa vaihtoehtoja
    • Jos joku osallistuja vastustaa tallenteen tekemistä, tallennetta ei tule tehdä ilman erityisen painavaa syytä.
    • Kuitenkin jos kyse on esim. rehtorin kahvihetkestä tai muusta tilaisuudesta, joka on luonteeltaan tarkoitettu tallennettavaksi, yksittäisen osallistujan vastustaminen ei vaikuta tallentamiseen.
    • Voit myös sopia osallistujien kanssa, että tallennat vain osan/osia tilaisuudesta, tai voitte sopia, että tallentamista vastustava ei osallistu tilaisuuteen. Kun olet ilmoittanut tallentamisesta etukäteen, voit myös odottaa, että tallentamista vastustavat osallistujat ilmoittavat asiasta sinulle etukäteen, jotta ehditte pohtia ja selvittää vaihtoehtoja.
    • Muita mahdollisuuksia on anonyymi osallistuminen:
      • Riittääkö esimerkiksi kamerakuvan laittaminen pois päältä?
      • Zoomissa on mahdollista muuttaa kokouksessa muille näytettävä nimi.
      • Muita mahdollisuuksia ovat esim. vierastunnuksella tai puhelulla liittyminen. Huomaathan, että esim. vierastunnuksella liittyminen edellyttää, että se on sallittu kokouksen asetuksissa.

Ongelmatilanteen tapahduttua

  • Jos tallenne päätyy väärään kontekstiin tai vääriin käsiin, kyseessä voi olla tietosuoja- tai tieto-turvapoikkeama. Ilmoita silloin asiasta meille, ks. Tietoturvapoikkeama ja siitä ilmoittaminen. Jos epäilet tietosuojan vaarantuneen, ilmoita asiasta tietosuojavastaavalle: Oulun yliopistossa tavoitat tietosuojavastaavan osoitteella dpo (at) oulu.fi. Oamkissa laita viesti osoitteeseen: tietosuoja (at) oulu.fi sekä nopean käsittelyn varmistamiseksi myös osoitteeseen helpdesk (at) oamk.fi
  • Jos tallenne katoaa, saat yhteyden järjestelmän tai palvelun pääkäyttäjään ICT-palveluiden kautta, katso yhteystietomme ict.oulu.fi:n pääsivulla.
  • Jos joku osallistujista tai ulkopuolinen vaatii tallennetta itselleen esim. julkisuuslain perusteella, ota yhteyttä lakineuvontaan (Legal Counsel): Oulun yliopistossa osoitteeseen legal (at) oulu.fi ja Oamkissa suoraan Oamkin lakimieheen (Ulla Virranniemi)

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa Kaikki ohjeet, Oamk , Oamkin henkilöstölle, Oulun yliopiston henkilöstölle, saavutettava sisältö, UniOulu ja tageilla , , , , . Lisää permalink suosikkeihisi.