Määräaikainen UFO-käyttäjätunnus
Henkilö, jolla ei ole työsuhdetta Oulun yliopistoon tai ammattikorkeakouluun, mutta on perustellut syyt käyttää korkeakoulujen tietoteknisiä resursseja, anoo erillistä käyttöoikeutta yksikkönsä kautta. Tällaisia henkilöitä voivat olla esim. tuntiopettaja, vieraileva tutkija tai opettaja, apuraha-, stipendi- ja akatemiarahoituksella työskentelevä tutkija, emeritusprofessori tai tutkimustyötä jatkava eläkeläinen. Tällaista määräaikaista käyttäjätunnusta kutsutaan UFO- tai temppitunnukseksi.
Koska UFO-tunnus on yksikölle maksullinen (20€/kk), tunnus luodaan vasta, kun kustannuksista vastaavan yksikön esimies on hyväksynyt hakemuksen. Kun UFO-tunnus on luotu, saa henkilö siitä tiedon hakemuksessa ilmoitettuun sähköpostiin.
UFO-tunnuksella on lähes vastaavat käyttöoikeudet kuin henkilökunnan tunnuksellakin, ml. toimialuepalvelu, tulostuspalvelu, sähköposti- ja muut M365-palvelut. Esimerkiksi Mepcoon sillä ei pääse, eivätkä ohjelmistojen lisenssioikeudet ole yhtä laajat kuin työsuhteen kautta korkeakoulussa työskentelevällä.
- POIKKEUS: Yliopiston tutkijakoulu UniOGS voi myöntää väitöstutkijalle UFO-tunnuksen, johon ei kuulu toimialuepalveluun kuuluvaa it-tukea ja työasemaylläpitoa. Lue lisää: Tutkijakoulun myöntämä UFO-tunnus.
Tämän ohjeen sisältö:
- UFO-käyttölupahakemukset ja linkit
- Tunnus ja salasana
- UFO-tunnus ja IT-palvelut
- Yleiset it-ohjeet ja uutiset UFO-käyttäjälle
- UFO-tunnuksen laskutus
Ensimmäinen UFO-käyttölupahakemus (yksikkö täyttää lomakkeen):
- Linkki: UFO-käyttölupahakemus
- Ensimmäinen UFO-käyttölupahakemus täytetään hakijan puolesta kustannuksista vastaavan yksikön toimesta.
Jatkohakemus (hakija täyttää lomakkeen):
- Linkki: UFO-jatkohakemus
- Mikäli hakijalla on jo voimassa oleva UFO-tunnus, voi hän itse anoa jatkoa oman tunnuksensa voimassaoloaikaan lomakkeella, jonka linkin hän on myös saanut sähköpostiinsa.
Nämä tiedot tarvitset ensimmäiseen UFO-hakemukseen
Hakemuslomakkeen pakollisia tietoja ovat:
- Sukunimi ja kaikki etunimet
- Henkilötunnus (HUOM. Jos haetaan aivan uutta UFO-tunnusta eikä hakijalla ole suomalaista henkilötunnusta, tulee ottaa yhteyttä henkilöstöpalveluun, missä hakemuslomake siinä tapuksessa täytetään. Tällöin virkailija tarvitsee muiden tässä lueteltujen tietojen lisäksi hakijan syntymäajan.)
- Kustannuspaikka
- Voimassa oleva sähköpostiosoite käyttäjätunnuksen toimittamista varten
- Henkilökohtaisen matkapuhelimen numero salasanan toimittamista varten.
Viimeistään hakemuksen hyväksymisvaiheessa lomakkeelle on lisättävä myös käyttöluvan peruste ja tunnuksen voimassaoloaika.
Hakemuksen käsittelyprosessi
Täytetty hakemus ohjautuu siihen merkityn kustannuspaikan mukaiselle hyväksyjälle, joka voi hyväksyä tai hylätä hakemuksen tai palauttaa sen täydennettäväksi IDM-portaalissa. Hyväksyjä saa linkin sähköpostiinsa ja näkee tehtäväpyynnön IDM-portaalissa.
Hakemuksen tilaajana (ensimmäisen UFO-hakemuksen tekijänä) voit seurata käyttölupahakemuksen työnkulun edistymistä IDM-portaalissa.
UFO-tunnus luodaan tai sen jatkoaika astuu voimaan vasta, kun kustannuksista vastaavan yksikön esimies on hyväksynyt hakemuksen.
Jos hakemus hylätään, saa hakemuksen täyttäjä siitä tiedon.
Hakija saa tiedon hyväksymisestä
Hakija saa tunnuksen luomisesta tiedon hakemuksessa ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Jos tunnus on uusi, saa hän salasanan matkapuhelimeensa.
- Jos henkilöllä on tai on ollut kahden (2) viimeisen vuoden aikana korkeakoulun käyttäjätunnus, hän saa saman tunnuksen. Jos salasana on unohtunut, hän voi asettaa uuden palvelussa https://account.oulu.fi/passwd.
Tunnus ja salasana
Vastaanottamalla tunnuksen sitoudut noudattamaan yliopiston IT-palvelun käyttösääntöjä. Tunnus tulee siihen sähköpostiosoitteeseen, joka hakemukseen oli merkitty.
Uuden tunnuksen salasana tulee siihen matkapuhelimeen, joka hakemukseen oli merkitty. Salasana on vaihdettava vähintään kerran vuodessa. Saat etukäteen muistutuksen salasanan vanhenemisesta sähköpostiisi.
- Kun asetat tai vaihdat salasanaa, älä käytä siinä erikoismerkkejä tai skandinaavisia kirjaimia! Salasanapalvelu (Passwd-palvelu) hyväksy ne, mutta käytössämme olevat ulkoiset palvelut, esim. tulostuspalvelu ja laitelainaamo, eivät hyväksy kaikkia merkkejä. Katso Hyvän salasanan vaatimukset.
Passwd- eli salasanapalvelu: https://account.oulu.fi/passwd on itsepalvelu, jossa voit asettaa tai vaihtaa salasanasi tarvittaessa. Voit vaihtaa salasanasi ilman Suomi.fi-tunnistuspalvelua, jos tiedät tunnuksesi ja vanhan salasanasi. Jos et tiedä, niin tarvitset henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset.
- Tunnistaudut palveluun Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta, jos et tiedä/muista tunnusta tai salasanaa (esim. uusi tunnus, unohtunut tunnus, unohtunut salasana, vanhentunut salasana). Suomi.fi:n tunnistautumismenetelmiä ovat verkkopankkitunnus, mobiilivarmenne, henkilökortti tai organisaatiokortti.
- Jos tiedät tunnuksesi ja salasanan, Suomi.fi-tunnistusta ei kysytä.
- Uusi ominaisuus, joka on nyt vain testiryhmän käytössä: Jos et voi käyttää Suomi.fi-tunnistuspalvelua, etkä tiedä salasanaasi, voit nollata salasanan ja asettaa uuden Entra ID -kirjautumisikkunassa, mikäli olet aiemmin asettanut Authenticator-sovelluksen MFA:n tunnistautumismenetelmäksi. Lue lisää!
On muitakin tapoja vaihtaa salasana. Lue lisää: Näin vaihdat tunnuksesi salasanan (oulu.fi)
Jos sinulla on kirjautumisongelmia johonkin palveluun, varmista kohdasta Käyttäjätunnuksen eri muodot kirjautumisissa, että kirjoitat tunnuksesi oikessa muodossa (tunnus / tunnus@univ / tunnus@univ.yo.oulu.fi / tunnus@oamk.fi). Melko tyypillinen syy kirjautumisongelmiin on tunnuksen voimassaolon loppuminen tai salasanan vanheneminen.
Voit tarkistaa tunnuksesi tilan menemällä Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta korkeakoulun Accountinfo-palveluun: https://account.oulu.fi/accountinfo
- Näet palvelusta, onko tunnuksesi voimassa ja koska olet vaihtanut salasanasi.
- Voit lähettää suoraan palvelusta tukipyynnön Campus ICT -tukipalveluun. Tällöin tukipyyntöön tulee mukaan tarvittavat tiedot tunnuksestasi. Jos tunnuksesi ei lainkaan toimi, ilmoita tukipyynnössä toimivat yhteystietosi (ei tässä tapauksessa korkeakoulun sähköpostiosoitetta!) vastaamista varten.
Monivaiheinen tunnistautuminen
Korkeakouluissamme on käytössä monivaiheinen tunnistautuminen eli MFA. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että kun kirjaudut M365-tunnistautumista käyttävään korkeakoulun palveluun tai Certian portaaliin, varmistat kirjautumisesi myös puhelimella. Voit itse valita tavan, jolla varmistamisen teet; onko se puhelimen sovellus, tekstiviesti vai soitto. Suositus on puhelimen Authenticator-sovellus.
Jos et ole valinnut ja asettanut MS-tilisi turvatietoon todennusmenetelmää, saat kirjautumisvaiheessa ilmoituksen ”Lisätietoja tarvitaan” ja sinut ohjataan asettamaan todennusmenetelmäsi viipymättä.
Tallenna oma todennusmenetelmäsi Microsoft-tilin turvatietoon.
- Katso todennusmenetelmän valintaan ja MFA:n käyttöön liittyvä ohjesivu: Monivaiheinen tunnistautuminen MFA.
Sähköpostiosoite
Yliopiston UFO-tunnukseen kuuluva sähköpostiosoitteesi on pääsääntöisesti muodossa: etunimi.sukunimi@oulu.fi. Oamkin UFO-tunnukseen kuuluu sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@oamk.fi.
- Mikäli järjestelmässä on toinen samanniminen henkilö, erotetaan teidät etunimen ja sukunimen väliin laitettavalla merkillä tai merkkijonolla, joka muodostuu toisesta nimestäsi tai numeroista. Tällöin sähköpostiosoitteesi voi olla muodossa: etunimi.x.sukunimi@oulu.fi.
- Jos nimessä sattuu olemaan å-, ä- tai ö-kirjaimia, ne muutetaan sähköpostiosoitteessa a- tai o-kirjaimiksi.
- Myös MS-tilisi toimii sähköpostiosoitteena: tunnus@univ.yo.oulu.fi / tunnus@oamk.fi
- Vanhoilla käyttäjätunnuksilla voi toimia vielä yliopiston vanhan sähköpostipalvelun osoitteet: tunnus@cc.oulu.fi ja tunnus@koivu.oulu.fi.
Microsoft 365 Education on korkeakoulujemme sähköpostipalvelu. Palvelu tarjoaa muutkin monipuoliset työkalut käyttöösi. Voit kirjautua palveluun Microsoft-tililläsi osoitteessa: https://o365.oulu.fi.
Käyttäjätunnuksen eri muodot kirjautumisissa
Käyttäjätunnuksessa on yleensä kymmenen (10) merkkiä ja se muodostuu automaattisesti nimesi ja tunnuksen luontivuoden perusteella. Vanhemmat tunnukset voivat olla lyhyempiä ja ilman vuosilukua. Jos nimessä sattuu olemaan å-, ä- tai ö-kirjaimia, ne muutetaan tunnuksessa a- tai o-kirjaimiksi. Se on tunnuksesi perusmuoto, johon tässä ohjeessa viitataan sanalla tunnus. Kirjoita se aina pienillä kirjaimilla.
tunnus
- Käytä tunnuksen perusmuotoa, kun kirjaudut kampuksen työasemille, etätyöpöydille tai järjestelmiin, joissa käytetään Shibboleth- tai Haka-tunnistautumista.
- Jos kirjautumisvaiheessa kysytään toimialuetta tai domainia, valitse vaihtoehdoista: univ. Jos taas kysytään palvelinta, konetta tai serveriä, valitse vaihtoehdoista: koivu.
- Esimerkkinä Shibboleth-kirjautumisikkuna:
tunnus@univ.yo.oulu.fi / tunnus@oamk.fi
- Tunnuksesi pitkä muoto on Microsoft-tilisi, josta käytämme lyhenteitä MS-tili, M365-tunnus, O365-tunnus. Kirjaudu sillä kaikkiin Microsoft 365 Education -palveluihin (lyhenne O365/M365) ja muihin palveluihin, joissa käytetään Entra ID -autentikointia, esimerkiksi Patio-intra.
- Kaikki yliopiston käyttäjätunnukset, jotka on luotu 1.8.2019 tai sen jälkeen, ovat automaattisesti myös M365-tunnuksia. Jos tunnuksesi on vanhempi etkä ole erikseen ottanut O365/M365-palvelua käyttöön, et pääse kirjautumaan yliopiston järjestelmiin. Siinä tapauksessa toimi tämän ohjeen mukaisesti!
- Lue lisää: Kirjautuminen järjestelmiin yliopiston käyttäjätunnuksella.
- Käytä pitkää muotoa myös rekisteröityessäsi it-välinelainaamon käyttäjäksi tai liittäessäsi mobiililaitetta langattomaan Eduroam-verkkoon.
- Esimerkkinä M365-kirjautumisikkuna:
tunnus@univ
- Kirjoita tunnuksesi tässä muodossa, kun kirjaudut tulostuspalvelun monitoimilaitteille tai rekisteröit RFID-tunnisteen tulostuspalveluun.
UFO-käyttäjätunnuksen voimassaolo
Käyttäjätunnus luodaan hakemuksen perusteella, kun kustannuksista vastaavan yksikön esimies on hyväksynyt hakemuksen. Käyttäjätunnus on määräaikainen ja siihen liittyvät käyttöoikeudet päättyvät määräpäivään mennessä, mikäli UFO-tunnukselle ei ole haettu jatkoaikaa. Käyttöoikeudet säilyvät myös siinä tapauksessa, että työsopimuksesi jatkuu.
- Tunnuksesi toimii 2 viikkoa, joten sinulla on 2 viikkoa aikaa ottaa tarpeelliset tiedostot talteen niin verkkolevyiltä kuin pilvipalveluistakin.
- Käyttäjätunnukseen liittyvä M365-sähköpostilaatikko ja OneDrive poistuvat 30 vrk:n kuluttua, jos käyttöoikeutesi ei sinä aikana jatku joko henkilökuntatunnuksena tai UFO-tunnuksena.
- Yliopiston K-verkkolevyasema poistuu 1 vuoden kuluttua, jos käyttöoikeutesi ei sinä aikana jatku joko henkilökuntatunnuksena tai UFO-tunnuksena.
Saat sähköpostiin ilmoituksen tunnuksen sulkeutumisesta etukäteen. Kun tunnus sulkeutuu, päättyy myös kampusten tietokoneiden sekä ohjelmistojen käyttöoikeus ja sähköpostiosoitteesi lakkaa toimimasta. Sähköpostikansio ja muut tiedostot poistetaan M365-palvelusta automaattisesti tietyn ajan kuluessa tunnuksen sulkeutumisesta.
Käyttöoikeuden päättymiseen kannattaa varautua:
- Käy läpi tiedostosi verkkolevyillä (K-levy), kiintolevyllä ja kaikissa pilvipalveluissa, joiden käyttöoikeus perustuu yliopiston käyttäjätunnukseesi (esim. M365, Google Workspace for Education, Yuja).
- Kopioi itselle omat säilytettävät tiedostosi ja poista ne omat tiedostot, joita organisaatio ei tarvitse.
- Siirrä organisaatiolle tarpeelliset tiedostot oikeille henkilöille.
- Siirrä organisaatiolle tarpeelliset sähköpostiviestit oikeille henkilöille.
- Ota talteen omat tärkeät viestisi (voit tehdä pst-tiedoston, katso ohje) ja poista yksityisviestisi yliopiston M365-postilaatikosta.
- Ilmoita uusi sähköpostiosoitteesi yhteistyö- ym. kumppaneille.
- Poista kotikoneelta yliopiston kautta hankitut ohjelmistot, joihin sinulla ei enää ole käyttöoikeutta.
- Luovuta korkeakoulun työkone: tarkista käyttämäsi tietokoneen tarrasta, onko kyseessä ns. palvelulaite vai leasing-laite. Jos on palvelulaite, palauta se Netox Campus -myymälään (Linnanmaan kampus, Paavo Havaksen tie 5 E). Jos se on leasing-laite, palauta se Campus ICT -palvelupisteeseen. Kokoa kaikki ko. laitteeseen kuuluvat korkeakoulun hankkimat oheislaitteet valmiiksi luovutusta varten. Älä unohda virtajohtoa!
- Luovuta korkeakoulun puhelin joko Netoxille tai Campus ICT -palvelukeskukseen.
UFO-tunnus ja IT-palvelut
UFO-tunnukseen kuuluu lähes samat tietojärjestelmien käyttöoikeudet kuin henkilökunnan tunnukseenkin. Keskeisimmät erot syntyvät siitä, hankkiiko UFO-tunnuksen tilannut yksikkö henkilön käyttöön yliopiston tietokoneen ja/tai puhelimen.
M365-palvelu ja sähköposti: UFO-tunnuksen haltijalla on käytössään kaikki korkeakoulun Microsoft 365 -palvelut, mm. Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint ja M365-työasemasovellukset myös omille laitteille.
Ohjelmat ja tietojärjestelmät: UFO-tunnuksen haltijalla on melkein samat käyttöoikeudet korkeakoulun hankkimiin ohjelmistolisensseihin ja tietojärjestelmiin kuin henkilökunnallakin. Poikkeuksena mm. Mepco ja muutamat lisenssiohjelmat, joihon tunnuksella ei pääse.
Tietokone ja puhelin: UFO-tunnuksen tilannut yksikkö päättää, hankitaanko käyttäjälle tietokone ja/tai puhelin. Korkeakoulun tietokone liitetään toimialueeseen ja kaikki sen palvelut (mm. tallennustilat, tulostaminen) ovat käytettävissä työaseman ollessa kampuksen verkossa tai VPN-yhteydessä, myös it-tukipalvelut ovat käytettävissä.
Muut tietokoneet: Korkeakoulujen muut itseopiskelutyöasemat ovat käytettävissä lukuunottamatta opiskelijoiden läppärilainaamoita. Omaa henkilökohtaista tietokonetta voi käyttää korkeakouluissa vain langattomassa verkossa. Tällöin esim. tulostaminen onnistuu vain mobiilisti (sähköpostilla) ja verkon tallennustiloihin ja etätyöpöytien ohjelmiin pääsee VPN-yhteydellä, sähköpostiin ja OneDriveen M365-palvelun kautta. Oman tietokoneen ylläpito on käyttäjän itsensä vastuulla.
Tulostaminen: Tulostaminen on mahdollista korkeakoulujen työasemilta verkossa ja lisäksi etätyöpöytä- ja VPN-yhteydellä tai mobiilitulostuksena oulu.fi-sähköpostista. Tulosteen voi noutaa miltä tahansa yliopiston ja Oamkin tulostuspalvelun piirissä olevalta tulostuslaitteelta.
IT-tukipalvelut: Henkilökunnan it-tuki on käytettävissä käyttäjätunnuksiin ja korkeakoulun järjestelmiin liittyvissä ongelmissa. Työasematukea tarjotaan vain toimialueeseen liittettyjen työasemien käyttäjille. Yhteysosoite: ict@oulu.fi. Lue lisää: Campus ICT tukipalvelut
Tutkijakoulun myöntämä UFO-tunnus (Oulun yliopisto)
UniOGS myöntää UFO-tunnuksia seuraavin ohjein:
- Mikäli henkilö on aloittamassa väitöstutkimusta yliopiston henkilökuntaan kuulumattomana, hän voi hakea tutkijakoulun myöntämää UFO-tunnusta ottamalla yhteyttä osoitteeseen uniogs@oulu.fi.
- Mikäli henkilön työsopimus katkeaa kesken väitöstutkimuksen, mutta väitösprojekti jatkuu aktiivisena, hän voi henkilökuntatunnuksen vielä ollessa voimassa hakea itselleen UFO-tunnusta lomakkeella (Huom! KP2406501). Jos henkilökuntatunnus ei ole enää voimassa, UFO-tunnusta haetaan ottamalla yhteyttä osoitteeseen uniogs@oulu.fi.
- Mikäli henkilöllä on jo voimassa oleva UFO-tunnus, voi hän itse anoa jatkoa oman tunnuksensa voimassaoloaikaa jatkohakemuslomakkeella (Huom! KP2406501)
Lähtökohtaisesti UFO-tunnuksen on tarkoitus olla käytettävissä suunnitellun väitöstutkimushankkeen ajan kuitenkin sidottuna väitöstutkimuksen etenemiseen ja aktiiviseen työstämiseen.
Mitä palveluita tutkijakoulun UFO-tunnukseen kuuluu ja mitä ei:
Tutkijakoulun myöntämään UFO-tunnukseen kuuluu lähtökohtaisesti samat palvelut kuin henkilökuntatunnukseenkin, mutta toimialuepalvelut eivät kuulu tutkijakoulun UFO-tunnukseen ja tulostuspalvelun käyttö on rajallinen. Tutkijakoululaiset käyttävät työvälineenä omaa tietokonetta, jota ei liitetä kampuksen verkkoon. Sen sijaan langaton verkko on käytettavissä kampuksella ja VPN-yhteys mahdollistaa yliopiston lisensoimien ohjelmien käytön. Myöskään henkilökunnan IT-tukipalvelut eivät kuulu tutkijakoululaisille.
Sähköposti: M365-palvelun sähköposti, johon kuuluu mm. etunimi.sukunimi@oulu.fi-muotoinen sähköpostiosoite.
M365-palvelut: Kaikki Microsoft 365-palvelut, mm. Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint ja työasemasovellukset omille laitteille.
Tietokone: Tutkijakoululaiset työskentelevät omilla laitteillaan, joiden ylläpito on heidän omalla vastuullaan. Omia laitteita voi käyttää kampuksella vain langattomassa verkossa. Kampuksen opiskelijatyöasemat ovat käytettävissä.
Ohjelmat: Yliopiston lisensoimia ohjelmia voi käyttää etätyöpöytien avulla VPN-yhteydessä tai yliopiston opiskelijatyöasemilla.
Verkon tallennustilat: Verkon resurssit ovat käytettävissä etätyöpöytä- ja VPN-yhteydellä tai yliopiston itseopiskelutyöasemilla. M365-palvelun OneDrive on käytettävissä M365-portaalissa.
Tulostaminen: Tulostaminen on mahdollista omalta työasemalta etätyöpöytä- ja VPN-yhteydellä tai mobiilitulostuksena oulu.fi-sähköpostista. Opiskelijatyöasemilta voi tulostaa suoraan tulostusjonoon. Tulosteen voi noutaa miltä tahansa yliopiston ja Oamkin tulostuspalvelun piirissä olevalta tulostuslaitteelta. UniOGS vastaa tulostamiskustannuksista 10 € / vuosi, mahdollisista ylimenevistä kuluista vastaa tutkimusyksikkö.
IT-tuki: Henkilökunnan it-tuki ei ole käytettävissä, koska tutkijakoulun ufo-tunnukseen ei sisälly henkilökunnan toimialuepalveluita. Käyttäjätunnusongelmissa yhteydenotto-osoite on ictdoctoral@oulu.fi, muissa asioissa uniogs@oulu.fi.
Yleiset it-ohjeet ja uutiset UFO-käyttäjälle
UFO-käyttäjä rinnastetaan henkilökuntaan, joten sinua koskevat yhteiset it-ohjeet ja tiedotteet julkaistaan pääsääntöisesti yliopiston Patio-intranetissä tai Oamkin Heimo-intranetissä.
UFO-tunnuksen laskutus
- ICT-palvelut laskuttaa UFO-tunnuksen tilannutta kustannuspaikkaa.
- Kuukausimaksu on 20 € ja se peritään kuukausittain niiden tunnusten osalta, jotka ovat laskutettavan kuukauden alussa voimassa.
- Maksu ei koske tutkijakoulun myöntämiä UFO-tunnuksia.