Zoom on Oulun yliopistossa ja Oamkissa käytössä oleva verkkokokoustyökalu. Sen avulla voi järjestää etäkokouksia, webinaareja, etäopetusta ja vaikka kahdenkeskisiä videopuheluita. Zoomissa kokousosallistujat voivat käyttää mikrofonia ja webbikameraa välittääkseen puhetta ja kuvaansa muille osallistujille. Lisäksi Zoomissa on käytössä chat, jossa osallistujat voivat kommunikoida keskenään kirjoittamalla. Chat-viestejä voi lähettää kaikille osallistujille ja siellä voi myös lähettää yksityisiä viestejä. Chatin kautta on mahdollista jakaa linkkejä ja opetuksessa voi hyvin hyödyntää esim. muualla toteutettuja kyselyitä tai interaktiivisia työkaluja. Zoomissa on mahdollista jakaa oma näyttö (tai jokin sovellusikkuna) muille osallistujille. Jakoasetuksissa on mahdollista samalla jakaa myös tietokoneen äänet, eli esimerkiksi videon välittäminen katsojille onnistuu äänineen.
- Mitä tarvitset voidaksesi osallistua Zoom-kokoukseen?
- Yhteyshenkilösi huolehtii kokouksen luomisesta ja lähettää sinulle tiedot, jotka tarvitset kokoukseen liittymiseen
- Testaa Zoomin käyttöä ennen kokousta ja jos voit, asenna erillinen Zoom-sovellus koneellesi
- Varmista, että tarvitsemasi asetukset on asetettu ennen kokousta
- Zoom-kokouksen aikana ja päätteeksi
- Tietoturva, tietosuoja, tekijänoikeudet ja saavutettavuus
Mitä tarvitset voidaksesi osallistua Zoom-kokoukseen?
Voidaksesi pitää kokouksen (esim. luennon) Oulun yliopiston tai Oamkin Zoomissa, sinulla pitää vähintään olla
- selain (Google Chrome, Mozilla Firefox tai Chromium Edge; tietoturvallisuuden takia suosittelemme, että päivität selaintasi automaattisesti.)
- riittävän nopea nettiliittymä (ks. vaatimukset nettiliittymälle)
- kuulokemikrofoni (tai erillinen mikrofoni + äänentoisto)
Lisäksi on suositeltavaa, että käytössäsi olisi
- webbikamera (Ks. Oma naama näkyviin Zoom-kokouksessa?)
- ilmainen Zoom-sovellus (työpöytäversio on monipuolisin, mutta myös mobiilisovellus löytyy iOS- & Android-laitteille.)
Huom. Jos huolehdit Zoom-kokouksen tallennuksesta, ja tallennat kokouksen omalle koneellesi sinulla pitää olla riittävästi tilaa koneellasi. (Valmiin luentotallenteen koko vaihtelee, mutta se voi olla esim. joitakin satoja megabittejä: pelaa varman päälle ja huolehdi, että koneellasi on vähintään muutama Gt vapaana, jos aiot tallentaa kokouksen,)
Yhteyshenkilösi huolehtii kokouksen luomisesta ja lähettää sinulle tiedot, jotka tarvitset kokoukseen liittymiseen
Vierailevana luennoitsijana sinulla ei ole Oulun yliopiston tai Oamkin käyttäjätunnusta. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että yhteyshenkilösi Oulun yliopistossa /Oamkissa (esim. opintojakson opettaja, jonka kanssa olette sopineet luentovierailusta) vastaa kokouskutsuista ja kokouksen asetuksista. Yhteyshenkilön (tai muun kokouksen vetäjäksi asetetun henkilön) pitää olla paikalla vähintäänkin kokouksen alussa antamassa sinulle tarvitsemasi oikeudet kokouksen hallintaan sen alettua. Jos yhteyshenkilö ei voi olla paikalla koko luentoa, sopikaa kuitenkin keskenänne, miten saat hänet nopeasti kiinni. Jos kokous jostain syystä katkeaa, saatat tarvita yhteyshenkilöä antamaan sinulle host- tai co-host-oikeudet uudelleen.
Liityt kokoukseen samalla tavalla kuin opiskelijatkin: yhteyshenkilösi lähettää sinulle kokouskutsun, josta selviää kokouksen osoite ja ajankohta (sekä mahdollinen salasana). Kannattaa sopia yhteyshenkilön kanssa, että menette paikalle esim. 15 minuuttia ennen luennon alkua, että ehditte testata äänet ja ruudun jakamisen yhdessä vielä ennen varsinaisen luennon alkua.
Testaa Zoomin käyttöä ennen kokousta ja jos voit, asenna erillinen Zoom-sovellus koneellesi
Voit testata Zoomiin toimintaa itsenäisestikin ennen kokousta osoitteessa
- Join a Test Meeting, Oulun yliopiston Zoom – oulu.zoom.us tai
- Join a Test Meeting, Oamkin Zoom – oamk.zoom.us
jos koneellasi ei vielä ole Zoom-sovellusta, testin alussa sinulle tarjotaan mahdollisuus asentaa se koneellesi: Asennus on helppoa ja se kannattaa tehdä. Jos et saa asentaa käytössä olevalle koneellesi ohjelmia (esim. joillakin työpaikoilla se voi olla kiellettyä), voit käyttää Zoomia selaimen kautta. Selaimen kautta kokemus ei vain ole ihan sama, eivätkä kaikki Zoomin ominaisuudet ole käytettävissä selainversiossa. Jos osallistut vain muiden järjestämiin kokouksiin, sinulla ei välttämättä tarvitse olla Zoom-tiliä käytössäsi.
Varmista, että tarvitsemasi asetukset on asetettu ennen kokousta
Kokouksen asetuksia ei voi muuttaa enää kokouksen alettua, joten varmistathan ne jo etukäteen yhdessä kokouksen vetäjän kanssa:
- Jos sinulla on Zoom-tili muuta kautta (ilmaistili tai oman organisaatiosi Zoom-tili), voit käyttää sitä. Kokoukseen on mahdollista liittyä myös kirjautumatta, kunhan se on kokouksen asetuksissa sallittua. Mainitse yhteyshenkilöllesi, jos hänen on sallittava kirjautumatta liittyminen, eli et aio kirjautua Zoomiin.
- Kerro yhteyshenkilölle, jos haluat käyttää Zoomissa seuraavia toimintoja, sillä myös ne pitää olla sallittuna kokousasetuksissa ennen kokousta, jos niitä halutaan käyttää:
- ns. breakout-huoneet, eli osallistujat on mahdollista jakaa pienryhmiin, siten että ryhmäläiset näkevät ja kuulevat vain toisensa. Huom. Jos istunto tallennetaan, breakout-huoneiden tapahtumat päätyvät tallenteelle vain tallenteen tekijän näkymästä. (Ks. breakout-huoneiden ohje)
- Osallistujille mahdollisuus lisätä merkintöjä ruudunjakoon/valkotaululle (ks. Zoomin oma englanninkielinen annotation-ohje)
- Osallistujille mahdollisuus käyttää emoji-pikareaktioita luennon aikana (ks. Zoomin oma englanninkielinen ohje reaktioista)
Zoom-kokouksen aikana ja päätteeksi
- Jos aiot jakaa näyttöäsi muille, kannattaa käyttää esim. virtuaalityöpöytää tai vaihtoehtoisesti siivota oma näkymä sellaiseksi, ettei ruudulla näy esim. sähköpostisi tai muuta yksityistä. Erilaiset notifikaatiot kannattaa sulkea esityksen ajaksi. Voit avata valmiiksi tarvitsemasi ohjelmat ja tiedostot tai verkkosivut. Tutustu jo etukäteen Zoomin omaan englanninkieliseen ruudunjako-ohjeeseen.
- Tule ajoissa paikalle.
- Yhteyshenkilösi antaa sinulle co-host- tai host-roolin, eli voit hallita kokousta. (Host-roolilla on laajemmat oikeudet kuin co-hostilla, esimerkiksi ryhmätyötilojen (breakout-huoneet) perustaminen onnistuu vain host-oikeuksilla.)
- Tallennetaanko kokous; jos, niin kuka sen tekee? (Katso tarvittaessa tallennusohje)
- Kokouksen vetäjän pitäisi lopettaa kokous End meeting for all -toiminnolla, etteivät osallistuja jää turhaan roikkumaan kokoushuoneeseen.
Jos kohtaat ongelmia kokouksen aikana:
- Jos et kuule mitään ääniä, testaa äänentoiston toimivuus avaamalla vaikkapa jokin video YouTubessa.
- Jos äänet eivät toimi lainkaan, kokeile auttaako tietokoneen uudelleenkäynnistys.
- Jos äänet toimivat YouTubessa, vaihda äänilähde Zoomissa: löydät ääniasetukset mikrofoni-kuvakkeen vierestä avautuvasta valikosta.
- Jos osallistujat ilmoittavat, että äänesi kuuluu epäselvästi, kokeile auttaako, jos otat webbikameran pois päältä: jos se auttaa, kyseessä on nettiliittymäsi lähetysnopeuden riittämättömyys. Jos et voi vaikuttaa siihen, älä jaa kuvaasi ja lähetä esityksesi jollekin kokoukseen osallistujalle, joka voi jakaa näytön puolestasi. Tällöin voit käyttää kaiken lähetyskapasiteetin vain oman äänesi lähettämiseen.
Tietoturva, tietosuoja, tekijänoikeudet ja saavutettavuus
Verkossa toimiessa meitä ohjaavat lait ja hyvät tavat. Tässä on joitakin tärkeimpiä pointteja, joihin on hyvä tutustua tai jotka on hyvä palautella mieliin:
Zoomin tietoturva ja miten toimit itse tietoturvallisesti
Muistatko, kun korona-kevään aikan oli iso kohu Zoomin tietoturvasta? Tiedoksi, että Oulun yliopiston sekä Oamkin Zoom on itseasiassa Nordunet Zoom, joka on CSC:n Suomen korkeakouluille tarjoama maksullinen palvelu. Lue lisää Nordunet Zoomin tietoturvasta.
Huolehdi tietoturvasta omalta osaltasi. Tehokkaimpia keinoja on pitää työkalut ajantasaisina:
- Asenna tietoturvapäivitykset säännöllisesti.
- Asenna mahdolliset ohjelmistopäivitykset myös itse asentamiisi ohjelmiin.
- (Jos käytät mobiilisovellusta, päivitä laitteesi käyttöjärjestelmä ja ohjelmat aina kun päivityksiä tulee tarjolle.)
Varmista tietosuoja- ja tekijänoikeusasiat ennen luentoa
Selvitäthän etukäteen tietosuojaan ja tekijänoikeuksiin liittyvät kysymykset Oamkin yhteyshenkilösi kanssa.
- Jos aiot esittää luennollasi muiden tekemiä materiaaleja, varmista, että sinulle on siihen oikeus. Voit halutessasi tutustua Oamkin opettajan tekijänoikeusohjeeseen.
- Huolehdithan kokoukseen esiintyvien tietosuojasta.
- Jos Zoom-kokous tallennetaan, siitä pitää kertoa osallistujille. Myös tallenteen jakelutapa ja tallenteen julkisuus on tarpeen kertoa etukäteen. Chat ei päädy videotallenteelle, vaan se tallentuu erilliseen tekstitiedostoon, eikä sitä yleensä jaeta osallistujille jälkikäteen. Videotallenteelle päätyy tallentajan näkymä, jossa voi näkyä ruudunjaot ja webbikamerakuvat sekä osallistujien nimet. Jos osallistuja ei näytä webbikamerakuvaa, hänestä näkyy nimen lisäksi profiilikuva, jos hän on mukana kirjautuneena käyttäjänä ja hän on itse laittanut profiilikuvan Zoomin profiiliasetuksiin.
Huomioi saavutettavuusasiat verkkoluennolla ja esitysmateriaaleissa
Suomen laki velvoittaa mm. korkeakouluja tarjoamaan verkkopalvelut saavutettavina. Se tarkoittaa, että vaikkapa verkkoluento ja sen yhteydessä jaettavat sähköiset materiaalit olisivat kaikille helppoja käyttää.
Myös mahdollisen luentotallenteen pitäisi olla saavutettava, jos se on tarkoitus a) julkaista suurelle yleisölle tai b) vaikka pienellekin yleisölle, jos sen käyttötarve on pidempi kuin yksi opintojaksototeutus. Luennoitsijalta saavutettavuus edellyttää osallistujien erilaisuuden huomioimista:
- Huolehdithan esitysmateriaalisi visuaalisesta saavutettavuudesta.
- Saavutettavassa esityksessä myös puhe on saavutettavaa: Puhuessa voisi auttaa, jos ajattelet olevasi radiossa, eli jos näytät katsojille jotain, kuvaile se myös ääneen. Eli jos vaikkapa näytät jonkun graafin, kerro ääneen, mikä siinä on olennaista.