Vanhalla mallipohjalla (Oamkissa ennen syyskuuta 2020 ja yliopistolla ennen marraskuuta 2020 käytössä olleet mallipohjat) tehdyt tiedostot eivät täytä vaatimuksia, eli periaatteessa niitä olisi korjattava, jos niitä verkossa jaetaan. Molempien Oulun korkeakoulujen vanhoissa mallipohjissa on ollut konrastiongelmia, eli teksti ei ole erottunut taustasta riittävän hyvin. Uusissa mallipohjissa saavutettavuus on otettu huomioon. (Oulun yliopiston mallipohjat löytyvät Patiosta ja Oamkin mallipohjat löytyvät Heimosta ja Oamkin opiskelijoille opinto-oppaan opinnäytetyösivun ohjeista). Voit siirtää vanhat PowerPoint-esityksesi uuteen pohjaan: jos olet vanhoissa dioissasi käyttänyt PowerPointin valmiita otsikko- ja tekstiasetteluja, vaihdos on melko vaivaton.
Ota tavaksi tarkistaa diaesityksesi PowerPointin Tarkista helppokäyttöisyys -toiminnolla: voit löytää sen avulla joitakin saavutettavuusongelmia. Huomaa kuitenkin, että vaikka tiedostosi läpäisisi ko. tekstin, se ei vielä tarkoita, että tiedosto olisi saavutettava, sillä toiminto osaa tarkistaa vain osan asioista! Tämän sivun vinkit ja tuo automaattinen, ohjelmallisesti tehtävä tarkistus yhdessä olisi hyvä rutiini saavutettavuuden varmistamiseksi.
- Otsikko on tekstin tärkein osa – mutta muista myös tekstin muut ominaisuudet (mm. kielen asetus)
- Värien pitää erottua toisistaan
- Kuvat eivät yksin riitä ja koristekuvat eivät saa häiritä käyttöä
- Lukemisjärjestyksellä on väliä
Otsikko on tekstin tärkein osa – mutta muista myös tekstin muut ominaisuudet
- Tiedoston nimi on kalvosetin tärkein tieto: Anna tiedostolle kuvaava nimi.
- Otsikko on dian tärkein osa: Tarkista, että dian otsikko vastaa dian sisältöä.
- Jos sama otsikko jatkuu seuraavalla dialla, erota se aiemmasta (esim. Sama otsikko 1/2 ja Sama otsikko 2/2).
- Käytä PowerPointin omia otsikkokenttiä sekä listaus- ja taulukkorakenteita listoille ja taulukoitavalle tiedolle. Ethkä käytä taulukoita ns. taittamiseen, eli esim. tekstipalstojen toteutukseen.
- Iso koko (esim. 30) on hyvä peruskoko leipätekstille. (Katso esim. Guy Kawasakin 10-20-30-sääntö)
- Panosta tekstin ymmärrettävyyteen: sovella erillistä ohjetta tekstin ymmärrettävyydestä myös PowerPointeissasi.
- Aseta kieli vastaamaan sisällön kieltä.
- Tämä kannattaa tehdä työpöytäsovelluksen jäsennys (outline) -näkymässä (View, Presentation Views: Outline View):
- Valitse kaikkien diojen tekstit (se onnistuu esimerkiksi klikkaamalla dialistauksessa mitä tahansa kohtaa ja painamalla sitten CTRL+A)
- Avaa oikoluvun kieliasetus (Review, Language: Language, Set Proofing language)
Huom. et näe jäsennysnäkymässä (Outline view) dioille erikseen lisäämiesi (mallipohjaan kuulumattomien) tekstiruutujen sisältöjä. Niiden osalta kieli on vaihdettava ruutu kerrallaan. Kannattaakin käyttää vain mallipohjassa valmiina olevia tekstiruutuja, jolloin tekstisisällöt näkyvät jäsennysnäkymässä. - Aseta oikoluvun kieli valitun sisällön mukaiseksi ja hyväksy valinta painamalla OK-painiketta.
- Voit myös määritellä vaikkapa yksittäisten sanojen, lauseiden tai kappaleiden kielen samalla tavalla: Valitset vain vieraskielisen kohdan ja määrittelet kielen. Kieli määräytyy valittuun kohtaan. Yksittäisiä sanoja ei tarvitse alkaa määritellä, mutta ainakin kokonaiset kappaleet tulisi määritellä, jos ne poikkeavat tiedoston muusta kielestä.
- Tämä kannattaa tehdä työpöytäsovelluksen jäsennys (outline) -näkymässä (View, Presentation Views: Outline View):
Värien pitää erottua toisistaan
- Huolehdi, että tekstin ja taustan välinen kontrasti on riittävä. Esim. Oamkin oranssi tai yliopiston pinkki yhdessä valkoisen kanssa ei muodosta vaadittavaa kontrastia, mutta musta ja oranssi tai musta ja pinkki erottuvat toisistaan hyvin.
- Älä käytä väriä ainoana tiedon välittäjänä.
- Voit käyttää kaavioissa paitsi värejä, myös erilaisia viivatyyppejä tai täyttökuvioita, jolloin esim. värisokeiden on helpompi erottaa viivat ja täytöt toisistaan.
- Voit myös yhdistää selitteen viivalla piirakkakaavion lohkoon tai viivakaavion viivaan, tai jos mahtuu, voit laittaa selitteen suoraan piirakkalohkon päälle.
- Jos laitat selitteen värialueen päälle, sen pitää erottua taustasta riittävästi (kontrastivaatimukset).
- Huom. Kontrastivaatimuksiin on poikkeuksiakin, esim. erilaiset aluejakokartat perustuvat väreihin ja niitä saa käyttää.
- Laita piirakkakaavion lohkoille reunaviivat, jotta lohkot erottuisivat paremmin toisistaan. (Jos lohkojen väliset kontrastit ovat suuret, niin silloin voit jättää viivat laittamatta.)
- Anna aina kuville tekstimuotoinen vaihtoehtoinen kuvaus, jossa kerrot ydinasiat (yleensä lyhyesti). Voit tarkistaa kontrastit esim. tässä palvelussa: https://webaim.org/resources/contrastchecker/
- Katso vielä erillinen ohje kontrastista.
Kuvat eivät yksin riitä ja koristekuvat eivät saa häiritä käyttöä
- Jos laitat tekstin alle taustakuvan, varmista, että teksti erottuu taustasta selvästi. Hyvä nyrkkisääntö tässä olisi, että jos et ole varma, älä laita kuvaa tekstin alle.
- Laita taustakuva dian masteriin, ei diaan (tai jos joskus laitatkin taustakuvan suoraan diaan, niin muista sitten merkitä se koristeeksi tyhjällä vaihteoehtokuvauksella.)
- Kuvat ja kaaviot ovat hyviä ja niitä kannattaa ilman muuta käyttää: Pelkkä teksti ei ole niin kiinnostava ja havainnollistava, kuin kuvat. Jos jaat tiedostosi muillekin, laita kuville vaihtoehtoiset kuvaukset. (Koristekuville pitää laittaa tyhjä vaihtoehtokuvaus.) Päätä aina tekstimuotoiset kuvaukset pisteeseen, ellei kyseessä ole sellainen harvinainen tilanne, jossa haluat, että ruudunlukija jatkaisi lukemista suoraan, eli kuva olisi vaikkapa tekstin seassa.)
- Huomaa, että jos teet PowerPoint-tiedostostasi pelkästään videon (esim. mp4), et tarvitse vaihtoehtoisia kuvauksia, sillä ne eivät tule mukaan videotiedostoihin. Jos jaat tiedoston jossain muussa muodossa (pptx, pdf), vaihtoehtoiset kuvaukset pitää olla.
- Kun kirjoitat vaihtoehtoisen kuvauksen kaaviolle, luettele tiedot loogisessa järjestyksessä, eli esim. kronologisesti (tiedot aikajanalla) tai esim. piirakkakaavioissa kokojärjestyksessä, suurimmasta pienimpään.
- Ruudunlukijan kannalta olisi näppärintä, jos laitat kuvatekstit kuvan päälle (=ennen kuvaa): Näin siksi, että jos teet tiedostosta PDF:n, säästyt ylimääräiseltä vaivalta. Voit nimittäin muuttaa tägijärjestystä PDF:ssä tarvittaessa ja yleensä olisi järkevintä ensin lukea kuvateksti ja sitten vasta kuvan vaihtoehtoinen kuvaus. Jos kuvateksti on ensin, asia on valmiiksi kunnossa. (Mieti esimerkiksi kaaviokuva, jonka pääpointin kerrot lyhyesti kuvatekstissä; kuvateksti toimii silloin tavallaan otsikkona vaihtoehtokuvaukselle.)
- Lue erillisestä ohjeesta, millainen on hyvä vaihtoehtoinen kuvaus.
- Jos laitat PowerPointiisi liikkuvaa kuvaa kuten videoita, ks. niiden osalta oma ohje videoiden saavutettavuudesta. Huomaathan, että mikään elementti ei saisi välkkyä yli 3 krt/s, sillä välke voi aiheuttaa sairauskohtauksen.
Lukemisjärjestyksellä on väliä
- Tarkista, missä järjestyksessä ruudunlukija lukee diasi objektit: Valitse Aloitus (Home) / Järjestä (Arrange) / Valintaruutu.. (Selection Pane..) – sillä on väliä, että järjestys on looginen ja sen pitäisi vastata visuaalista järjestystä. Poikkeuksena voi olla tuo aiemmin mainittu kuvateksti + vaihtoehtoinen kuvaus.
Huomaa, että tässä elementtien järjestyslista on lukemisjärjestykseen nähden käänteinen, eli alin luetaan ensin, ylin viimeiseksi. Käytännössä järjestys on siinä oikein, kun otsikko on alimmaisena. Selaimessa Järjestä (Arrange) ei välttämättä mahdu valintanauhaan, eli se pitää silloin hakea lisäoptioista (More options, eli ns. “kolmen pisteen valikosta”).
- PowerPointin työpöytäversiossa on tarjolla toinenkin ja samalla parempi vaihtoehto, eli siellä pääset tarkistamaan lukemisjärjestyksen loogisessa järjestyksessä, jossa ylin luetaan ensin ja alin viimeiseksi: Avaa Tarkista helppokäyttöisyys (Check Accessibility) -kohdasta lukemisjärjestys-ruutu (Reading pane).
Jos teet itse PowerPoint-pohjia, ota saavutettavuusvaatimukset huomioon jo siinä: Iso osa PowerPointeista kun jaetaan verkossa joko ihan PowerPoint-muodossa tai niistä tehdään PDF-tiedostoja. Lisäksi niitä saatetaan näyttää osana videoita tai ne voivat yksinäänkin olla videon pohjamateriaalina, jos video tehdään suoraan PowerPointissa: silloinkin esim. väreihin kohdistuvat vaatimukset tulisi ottaa huomioon. Jos PowerPoint-esitystä ei jaeta katsojille oheismateriaalina, vaan se näkyy ainoastaan tallenteella, PowerPoint-esityksen pitää silti täyttää kaikki visuaaliseen saavutettavuuteen liittyvät vaatimukset, jos se kerran päätyy osaksi tallennetta.
Näin siirrät vanhan PowerPointin diat uuteen, saavutettavaan pohjaan:
- Luo uusi PowerPoint-tiedosto uutta pohjaa käyttäen.
- Avaa myös vanha, uuteen pohjaan siirrettävä PowerPoint-tiedosto ja kopioi sen sisältö:
- Valitse ensin koko sisältö. Se onnistuu helposti esim. dia-näkymässä (View, Slide Sorter). Valitse ensin jokin dioista ja sen jälkeen saat valittua kaikki näppäinyhdistelmällä CTRL+A (Windowsissa) tai CMD+A (Macissa)
- Kopioi sitten kaikki valittuna olevat diat vanhasta tiedostosta:
se onnistuu näppäinyhdistelmällä CTRL+C (Windowsissa) tai CMD+C (Macissa)
- Liitä sitten diat uuteen PowerPoint-tiedostoon.
- Valitse uudessa esityksessä liittämisasetuksissa (paste option) “Säilytä vain teksti” (Keep Text Only)”, jolloin vanhan esityksen asettelumallit eivät tule mukaan, vaan ainoastaan teksti.
- Jos taas käytät näppäinyhdistelmää CTRL+V (Win) tai CMD+V (Mac), liität diat uuteen esitykseen asetteluineen päivineen: Asetteluvalikkoon (layout) tulee silloin mukaan myös vanhan tiedostosi asettelumallit, joita ei kannata jatkossa käyttää. Vaihda diojen asettelut uuden mallipohjan mukaisiin asetteluihin. Sen jälkeen voit poistaa ne asettelumallit, joita ei ole tarkoitus enää käyttää. Asettelumalleja hallinnoit Master-näkymässä.
- Voit muuttaa yksittäisiä dioja helposti, kun valitset dian ja sitten valitset sille haluamasi asettelun
- Asettelut löytyvät kohdasta Home, Layout.
Huom. Jos pohjassa on paljon elementtejä, jotka eivät siirry suoraan uuden pohjan asetteluihin, voi olla järkevintä tehdä koko diasarja alusta asti uusiksi. Jos jollakin dialla on ihan yksittäinen elementti, joka ei päätynyt uudessa pohjassa oikeaan paikkaan, voit hoitaa sen näin:
Kun olet valinnut uuden asettelumallin (layout) jollekin dialle, ja esim. otsikko ei päädy otsikon paikalle,
- Valitse uuden asettelumallin otsikkokenttä ja siirrä se taakse (Home, Drawing, Arrange, Send to back).
- Nyt uusi otsikkoelementti on väärin siirtyneen otsikon alla, eli pääset nyt valitsemaan ja kopioimaan väärin siirtyneen otsikkotekstin: valitse (maalaa) teksti, ja kopioi se.
- Klikkaa nyt taustalla olevaa otsikkoelementtiä ja liitä teksti siihen.
- Lopuksi, tarkista diojen saavutettavuus (Review, Check Accessibility/Tarkista helppokäyttöisyys): huolehdi että dian lukemisjärjestys on oikea.
Vinkki: Levitä saavutettavuustietoutta lisäämällä tiedostosi loppuun linkki tälle sivulle! Voit kopioida ja liittää tiedostosi loppuun esimerkiksi seuraavan tekstin:
Olen tehnyt tämän tiedoston saavutettavaksi ict.oulu.fi:n Näin teet saavutettavan PowerPoint-esityksen -ohjeen mukaan.