Vahingossa vuotanut tieto voi olla ihan yhtä haitallista kuin tietomurrossa varastettu tieto. Jos käytät Onedriveä tai Sharepointia, ole tarkkana jako-oikeuksien kanssa, ettet jakaisi epähuomiossa mitään luottamuksellista tai tietosuojaa loukkaavaa sisältöä.
Tällaisen vahingossa jaetun tiedon löytäminen voi olla 365-alustassa yllättävänkin helppoa, koska siellä on käytettävissä Delve-työkalu, joka helpottaa tällaisten mahdollisesti vahingossa kaikille jaettujen dokumenttien löytämistä: Delvessä kun voi helposti selata julkisia ja organisaation sisällä jaettuja tiedostoja linkkien avulla; nimet, ryhmät ja hakemistot toimivat linkkeinä. Esimerkiksi nyt Delvellä löytyy erilaisia Oamkin kokousmuistioita ja suunnitelmia –ovatkohan ne kaikki tarkoitettu yleiseen jakoon?
Jos et itse halua käyttää Delveä, voit ottaa sen kokonaan pois käytöstä. Näin poistat Delven itseltäsi:
- Kirjaudu selaimella palveluun https://portal.office.com
- Valitse (tyypillisesti vasemmasta yläreunasta) listaus 365-työkaluista ja sieltä Delve.
Delve 365-sovellusvalikossa
- Valitse oikeasta yläreunasta hammasratas (eli asetukset).
- Valitse asetuksista: “Feature settings – Turn sharing on or off”
Delven asetukset
- Vaihda avautuvan valikon Documents-kohdasta valintanappi asentoon Off ja paina OK.
Tämä asetus on oletuksena päällä, eli Delve listaa muille organisaation käyttäjille ne dokumentit, joihin olet sallinnut pääsyn. Muuta asetus Off-tilaan, jos et halua dokumenttiesi näkyvän Delvessä missään tilanteessa.
Nyt et enää näe muiden dokumentteja Delvellä, eikä Delve mainosta sinun mahdollisesti avoimessa jaossa olevia dokumenttejasi muille.
Muistutuksena vielä: ICT-palvelut ei ota kenellekään varmuuskopioita Microsoftin 365 -palveluun tallennetuista Onedrive- tai Sharepoint-tiedostoista. Varmuuskopioitavat datamäärät olisivat yksinkertaisesti liian suuria. Ota itse varmuuskopiot omista tärkeistä tiedostoistasi siltä varalta, että onnistut itse tuhoamaan tiedostoja Onedrivessä/Sharepointissa tai jos joku kiristyshaittaohjelma salaa ne.