Noudata aina tietoaineistojen käsittelyohjetta tallentaessasi työtiedostoja kovalevylle, verkkoon, pilvipalveluun tai ulkoisille tallennusvälineille. Voit salata tiedostosi tarvittaessa, lue lisää: Tiedoston salaaminen.
Yliopisto tarjoaa työvälineet ja tallennustilat työssä tarvittavien tiedostojen käsittelyä varten. Jos käsittelet omia yksityisiä tiedostojasi tai viestejä, erottele ne työasioista. Luo niille erillinen kansio, jonka nimi selvästi kertoo sisällön yksityisyydestä, kuten esimerkiksi ”private” tai ”yksityinen”.
Tässä ohjeessa käsitellään seuraavat henkilökohtaiset tallennustilat:
- OneDrive for Business
- Tietokoneen kovalevy C:
- Verkkolevytila K:
- Linux-hakemisto
- Google Drive
- Ulkoiset muistivälineet
OneDrive for Business
OneDrive for Business on Microsoftin pilvitallennustila (5 TB), joka sinulla on käytössä korkeakoulun Microsoft 365 -palvelun myötä. Sen käyttöoikeus on sidottu MS-tiliisi, josta M365-palvelussa käytetään muotoa:
- YO:n opiskelija: tunnus@student.oulu.fi
- YO:n henkilökunta: tunnus@univ.yo.oulu.fi
- Oamkin opiskelija: tunnus@students.oamk.fi
- Oamkin henkilökunta: tunnus@oamk.fi
Hallinnoit itse OneDrivesi käyttöoikeuksia; voit lisätä oikeuksia tiettyihin tiedostoihin muille henkilöille esimerkiksi yhteiskäsittelyn ajaksi ja poistaa oikeuksia, kun niitä ei enää tarvita.
Henkilökunnan Windows-työasemat: OneDrive for Business on oletustallennuspaikka. Documents-kansio ja OneDrive synkronoituvat automaattisesti nettiyhteydessä huolehtien siitä, että pilvipalvelun tiedostot ja työaseman kopion sisällöt pysyvät samanlaisina. Lue ohjeesta, kuinka voit asetusten avulla vaikuttaa synkronointiin: Uuden Windows-tietokoneen käyttöönotto ja hallinta.
Kiinteät työasemat ja lainaamot: Käytä näillä koneilla OneDriveä tallennuspaikkanasi. Silloin tiedostosi eivät näy muille saman tietokoneen käyttäjille, kun he kirjautuvat omilla käyttäjätunnuksillaan.
Muut laitteet: Voit asentaa OneDrive-sovelluksen ja itse synkronoida OneDriven tiedostoja työasemaan, jolloin kiintolevylle syntyy tiedostosta paikallinen kopio, jota voit käsitellä myös ilman nettiyhteyttä.
M365-palvelusta ei ole perinteisiä varmuuskopioita ICT-palvelun tai käyttäjän saatavilla, joten ole tarkkaavainen, mitä poistat tai korvaat. OneDrivestä poistamiasi tiedostoja voit itse palauttaa 90 vrk:n aikana, mikäli käyttäjätunnuksesi on voimassa.
Tietoaineiston käsittelyohje OneDrivessä:
- Julkinen aineisto sallittu
- Sisäinen aineisto sallittu rajauksin
- Luottamuksellinen aineisto sallittu rajauksin, suositellaan salausta. Katso ohje: Tiedoston salaaminen
- Erityisesti suojeltava eli salainen aineisto ei sallittu
OneDriven käyttöön liittyvät tarkemmat ohjeet: OneDrive (Patio)
HUOM. Yksityishenkilön OneDrive on Microsoftin tarjoama ilmainen tallennustila, jonka voit ottaa tai olet ehkä ottanutkin yksityishenkilönä käyttöön. Sillä ei ole mitään yhteyttä korkeakouluun tai sen tunnuksiin. Käytä sitä ainoastaan yksityisiin tarpeisiisi, älä työhön liittyvien tiedostojen käsittelyyn.
Tietokoneen kovalevy C:
Henkilökunnan Windows-työasemat: Tallenna tiedostosi OneDrive for Businekseen, josta ne synkronoituvat myös C:-levyn Documents-kansioon. Sieltä voit käyttää tiedostojasi myös silloin, kun et ole internetissä. Lue ohjeesta, kuinka voit asetusten avulla vaikuttaa synkronointiin: Uuden Windows-tietokoneen käyttöönotto ja hallinta.
Kiinteät työasemat ja läppärilainaamot: Käytä näillä koneilla OneDriveä tallennuspaikkanasi. Tietokoneesta poistetaan sinun profiilisi uloskirjautuessasi, eli esim. documents, pictures, desktop ja downloads poistetaan. Kovalevylle tallennetut tiedostot, jotka ovat muualla kuin profiilisi kansioissa (esim. C:n juuressa), voivat asetuksista riippuen näkyä muille saman tietokoneen käyttäjille.
Tietoaineiston käsittelyohje kiintolevyllä:
- Julkinen aineisto sallittu
- Sisäinen aineisto sallittu
- Luottamuksellinen aineisto sallittu, suositellaan salausta. Katso ohje: Tiedoston salaaminen
- Erityisesti suojeltava eli salainen aineisto sallittu salattuna. Katso ohje: Tiedoston salaaminen
Verkkolevytila K:
Kaikkiin käyttäjätunnuksiin on yhdistetty Unix/Windows-hakemisto, jota voi käyttää molemmista järjestelmistä. Nämä K-verkkolevyt ovat ICT-palvelun ylläpitämillä palvelimilla. K-verkkolevylle voit tallentaa myös luottamuksellista aineistoa.
- Henkilökunnan K-verkkolevyn oletuskiintiö on 5 GB ja opiskelijalla 10 GB. Jos tila alkaa täyttyä, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi.
- Henkilökunnan K-levyn tallennustilaa voidaan kasvattaa perustelluista syistä, lähetä tilaus ict@oulu.fi-osoitteeseen. Liitä mukaan perustelut ja yksikön hankinnoista vastaavan lupa. Lisätilasta laskutetaan yksikköä.
- K-levylle voit luoda omat www-kotisivut ja saada ne näkyville internettiin säätämällä käyttöoikeusasetuksia. Lue lisää: yliopiston ohje Henkilökohtainen www-kotisivu tai Oamkin ohje Kotisivujen suojaaminen salasanan avulla.
- Kun olet yliopiston verkon ulkopuolella, voit käyttää kotihakemistoasi VPN-yhteydellä. Lue lisää: FortiClient-ohjelman asennusohje ja VPN-yhteys.
K-levy varmistetaan päivittäin. Varmuustallenteiden säilytysaika on 180 vrk. Lisäksi tiedostoista otetaan talteen aiempia versioita, joista käyttäjät voivat itse palauttaa käyttöönsä haluamiaan versioita. Näitä kopioita säilytetään kuukauden ajan.
- Voit palauttaa tiedoston/kansion vanhempia versioita K-levyn tiedostonhallinnassa: Properties – Previous versions
Tietoaineiston käsittelyohje K-verkkolevylle:
- Julkinen aineisto sallittu
- Sisäinen aineisto sallittu
- Luottamuksellinen aineisto sallittu
- Erityisesti suojeltava eli salainen aineisto sallittu salattuna. Katso ohje: Tiedoston salaaminen
Linux-hakemisto
Linux-hakemisto varmistetaan päivittäin. Varmuustallenteiden säilytysaika on 180 vrk. Lisäksi tiedostoista otetaan talteen aiempia versioita, joista käyttäjät voivat itse palauttaa käyttöönsä haluamiaan versioita. Näitä kopioita säilytetään kuukauden ajan.
- Voit palauttaa tiedoston/kansion vanhempia versioita kyseisen hakemiston piilokansiosta .snapshot
Linux-käyttäjillä on kaksi erillistä kotihakemistoa; toinen Linux-käyttöön ja toinen Windows-käyttöä varten:
- Linux-kotihakemisto, ns. HOME: /homedir0X/tunnus
- Windows-kotihakemisto: /kotidir0X/tunnus
- tarvittaessa tämän kotihakemiston voi liittää myös määrittelemällä jaon //lipasto/kotidir0X$/tunnus
Windows-koneissa näkyy yksi tai kaksi kotihakemistoa:
- Windows-kotihakemisto näkyy K: -asemana.
- Linux-kotihakemisto näkyy automaattisesti H: -asemana BMTK:n (Biokemian ja molekyylilääketieteen tiedekunta) ja TST:n (Tieto- ja sähkötekniikan tiedekunta) käyttäjille.
- tarvittaessa H: -aseman voi mapata Windows-koneelle \\honka\tunnus
Ohjeita tiedostojen siirtoon kahden kotihakemiston välillä:
– Jos haluat siirtää vanhan kotisivun (http://cc.oulu.fi/~tunnus):
# mahdollinen vanha talteen
mv ~/public_html ~/public_html.old
mv /kotidir0X/tunnus/public_html ~/public_html
chmod –R 755 ~/public_html
– Jos haluat siirtää tiedostoja Windows-kotihakemistosta Linux-hakemistoon:
mv /kotidir0X/tunnus/hakemisto ~/hakemisto
chmod –R go-rwx hakemisto
Kotihakemiston yhdistäminen Ubuntu 20.04/22.04LTS-käyttöjärjestelmissä
Ubuntun verkkolevyjen yhdistäminen tapahtuu Files-sovelluksen kautta:
- Avaa Files-sovellus
- Paina vasemmalla alhaalla näkyvää toimintoa + Other locations
- Kirjoita haluamasi verkkolevyn osoite muodossa smb://kaappi.oulu.fi/kotidir01$/username (tämä on vain esimerkki levyn osoitteesta).
- Paina Connect-nappia
- Seuraavaksi aukeaa Authentication Required-valikko. Syötä seuraavat tiedot tekstikenttiin ja valitse Registered user:
Connect as: Registered User
Username : Oma henkilökunnan tai opiskelijan käyttäjätunnuksesi lyhyessä muodossaan (ei tarvitse mitään liitteitä perään!)
Domain: UNIV
Password: Oma salasanasi
Voit myös valita, että salasana tallentuu sovellukseen valitsemalla Remember forever.
Verkkolevyn pitäisi nyt yhdistyä. HUOM! Verkkolevyn toimintaa varten sinulla tulee olla lankaverkkoyhteys, Eduroam tai VPN-yhteys käytössä!
Tietoaineiston käsittelyohje kotihakemistossa:
- Julkinen aineisto sallittu
- Sisäinen aineisto sallittu
- Luottamuksellinen aineisto sallittu
- Erityisesti suojeltava eli salainen aineisto sallittu salattuna. Katso ohje: Tiedoston salaaminen
Google Drive
Jos olet yliopistolaisena ottanut käyttöön Google Workspace for Education -palvelun, on käytössäsi pilvitallennustila Google Drive. Ota palvelu käyttöösi: Yliopiston käyttöönottolomake. Oamkilaisilla tämä palvelu on käytössä automaattisesti.
Palvelu on aiemmin tunnettu nimillä G Suite for Education ja Google Apps for Education (GAFE).
Sen käyttöoikeus on sidottu korkeakoulusi käyttäjätunnukseen:
- YO:n henkilökunta: tunnus@univ.yo.oulu.fi
- YO:n opiskelija: tunnus@student.oulu.fi
- Oamkin henkilökunta: tunnus@oamk.fi
- Oamkin opiskelija: tunnus@students.oamk.fi
Jos yliopistolaisena kirjaudut suoraan jonkin osapalvelun sivulle (esim. https://drive.google.com/), käytä edu-tunnustasi eli käyttäjätunnustasi muodossa tunnus@edu.oulu.fi.
Google Driven tallennustila on 15 GB, jota käyttävät Google Driven lisäksi sovellukset Gmail ja Google Kuvat.
Google Drive on henkilökohtainen, mutta voit halutessasi jakaa sisältöä muiden kanssa. Hallinnoit itse oman Google Driven käyttöoikeuksia; voit lisätä oikeuksia muille henkilöille esimerkiksi yhteiskäsittelyn ajaksi ja poistaa oikeuksia, kun niitä ei enää tarvita.
Google Workspace for Education -palvelusta ei ole perinteisiä varmuuskopioita ICT-palvelun tai käyttäjän saatavilla, joten ole tarkkaavainen, mitä poistat tai korvaat.
Tietoaineiston käsittelyohje Google Drivessä:
- Julkinen aineisto sallittu
- Sisäinen aineisto sallittu rajauksin
- Luottamuksellinen aineisto sallittu rajauksin, suositellaan salausta. Katso ohje: Tiedoston salaaminen
- Erityisesti suojeltava eli salainen aineisto ei sallittu
Ulkoiset muistivälineet
Muistitikut ja ulkoiset kovalevyt voit kytkeä tietokoneen USB-liitäntään. Kannattaa kuitenkin muistaa, että ne voivat vikaantua syystä tai toisesta. Älä siis pidä USB-muistia tärkeiden tiedostojen ainoana tallennuspaikkana!
Muistitikun riskit
Muistitkku on kätevä väline tiedostojen siirtämiseen tietokoneelta toiselle, mutta sen käyttöön liittyy riskejä. Tikulla voi olla automaattisesti käynnistyvä haittaohjelma, joka voi saastuttaa tietokoneen ja levittää haittaohjelmaa muihin järjestelmiin. Muistitikku voi pienen kokonsa takia joutua helposti hukkaan, ja tällöin kuka tahansa voi lukea sen sisällön, jos tietoja ei ole salattu.
- Älä käytä tuntematonta tai muilta saatua muistitkkua!
- Hanki salakirjoittava muistitikku, jos tallennat arkaluonteista materiaalia.
- Jos löydät yliopistolta toisen käyttäjän muistitikun, toimita se Campus ICT -palvelupisteeeseen tutkimatta sen sisältöä.
Tietoaineiston käsittelyohje ulkoisilla muistivälineillä:
- Julkinen aineisto sallittu
- Sisäinen aineisto sallittu, suositellaan salausta. Katso ohje: Tiedoston salaaminen.
- Luottamuksellinen aineisto sallittu salattuna. Katso ohje: Tiedoston salaaminen.
- Erityisesti suojeltava eli salainen aineisto sallittu salattuna. Katso ohje: Tiedoston salaaminen.