Tämän sivun on laatinut Oamkin tietosuojavastaava Ulla Virranniemi (syyskuu 2018)
Päivitetty huhtikuussa 2020

Tällä sivulla olevasta taulukosta toimenpiteittäin ryhmiteltynä niitä kohteita, joihin voit tallentaa tietoja Oamkissa, tai joiden kautta voit välittää tietoja muualle. Tieto luokitellaan kolmeen suojaustasoon sen mukaan, keiden saataville se saa joutua. Suojaustasot ovat julkinen aineisto, perussuojaustaso ja korkea suojaustaso. Lisäksi on vielä salaisina käsiteltävät aineistot, joiden käsittelyä ei kuvata tällä sivulla.

• Aineiston tallennus ja käsittely: tietojarjestelmät
• Aineiston tallennus ja käsittely: tiedostot
• Aineiston tallennus ja käsittely: julkiset pilvipalvelut (=ei Oamkin tarjoamat)
• Aineiston lähettäminen
• Kyselytyövälineet
• Aineiston kertominen tai lähettäminen muille
• Aineiston tulostaminen ja paperien tuhoaminen

---

Suojaustasot

Julkinen aineisto

• julkaisut,
• tiedotteet,
• valmiit opinnäytetyöt ja
• julkaisemattomat dokumentit, jotka eivät sisällä suojattavaa aineistoa (esim. opettajan luentomateriaalit). Huomioi kuitenkin tekijänoikeusasiat.

Perussuojaustason dokumentit (= normaali suojaustaso)

• sisäiset aineistot
• tiedot, joita ei ole tarkoitettu julkaistavaksi
• työtiedostot,
• luonnokset ja sisäiset muistiot.
• Opiskelijoiden opintosuoritusmerkinnät (tenttiarvoinnit, opintojaksoarvioinnit, yms.) ja esim. osallistujalistat, joihin opettaja(t) seuraavat opiskelijoiden osallistumista opetukseen tai opiskelijoiden osasuorituksia.
• Opiskelijan palauttamat tehtävät, jotka on tarkoitettu opintojakson muiden opiskelijoiden/opettajien, mutta ei ulkopuolisten luettavaksi. Esim. Moodlen keskustelualueelle palautetut keskustelutehtävät, vertaisarvoitavat tehtävät jne.
• Opinnäytetyön seminaariversiot, mukaan lukien seminaariesityksen materiaali. (Joissain tapauksissa seminaariesitys voi olla myös julkinen, esim. jos opiskelijan loppuseminaari on julkinen tilaisuus)

Korkean suojaustason aineisto

• opiskelijan tai henkilökuntaan kuuluvan henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointi opiskelijahuoltoa tai oppilaan opetuksesta vapauttamista koskevat tiedot. HUOM! Opiskelijan opintosuorituksen arvointi kuuluu ”normaalin suojaustason” dokumentteihin.
• opiskelijan koesuoritukset (=tentti vastaus)
• opiskelijan henkilökohtainen opintosuunnitelma HOPS
• opinnäytetyön ja tieteellisen tutkimuksen suunnitelma, (tekninen) kehittämistyö. (Huom! Valmis sopinnäytetyö on julkinen ja opinnäytetyön väliversiot kuuluvat normaaliin suojaustasoon)
• hankinta-aineistot ennen niiden tulemista julkisiksi
• tilinpitoon tai rahoitukseen liittyvä aineisto
• tilastoviranomaiselle tilastojen laatimista varten annettu aineisto
• kanteluasiakirjat ennen asian ratkaisua
• henkilötunnus ja henkilötiedot (kuten yhteystiedot ja perhesuhteet)
• kolmansien osapuolten liike- tai ammattisalaisuudet
• vuositulot, kokonaisvarallisuus tai henkilön taloudellinen asema
• Oamkin omat liike- tai ammattisalaisuudet
• Oamkin suojattavat immateriaalioikeudet (IPR)
• henkilön salainen puhelinnumero tai yhteystieto
• onnettomuuksiin tai poikkeusoloihin varautuminen ja väestönsuojelu
• keskeneräiset riita- ja rikosasioita koskevat asiakirjat

Salaisina käsiteltävät aineistot

• Laissa salaiseksi määritelty aineisto (ks. Julkisuuslaki 621/1999 24§)
• psykologisen testin tai soveltuvuuskokeen tulos
• muut arkaluonteiset henkilötiedot, esim. ammattiliittoon kuuluminen, sosiaalihuollon asiakkuus (Henkilötietolaki 11 §)
• henkilöiden, rakennusten sekä IT-­järjestelmien suojaus ja turvajärjestelyt
• potilastiedot, tiedot henkilön terveydentilasta

---

Aineiston tallennus ja käsittely: tietojärjestelmät

Kohde	Julkinen aineisto	Perussuojaustaso	Korkea suojaustaso	Rajaus
Peppi, Perusrekisteri	sallittu	sallittu	sallittu	HUOM! Ei terveystietoja.
OAMK Moodle	sallittu	sallittu	sallittu rajauksin	Sanallisia palautteita voidaan antaa opiskelijoille tai kerätä opiskelijoilta. Moodleen tallennetaan myös opiskelijoiden Moodleen palauttamat tentti-, yms. vastaukset.
Oamkin 365 OneDrive for business, Teams, SharePoint-työtilat yms.	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Opiskelijalistat yms. nimi- ja yhteystietoja tai opintosuorituksia sisältävät listat jaetaan pääsääntöisesti henkilökunnan kesken SharePointissa (vaihtoehtoisesti OneDrivessa, mutta silloin kannattaa huomioida, että OneDrive tyhjenee, kun henkilön työsuhde päättyy. Ks. OneDrive-ohje). Suojattaviin tietoihin ei saa päästä käsiksi pelkällä linkillä, vaan vastaanottajan pitää tunnistautua järjestelmään.
Intra	sallittu	ei sallittu	ei sallittu
Viva Engage	sallittu	ei sallittu	ei sallittu
Julkiset www-sivut	sallittu	ei sallittu	ei sallittu
eDuuni	sallittu	sallittu	ei sallittu	Yritysyhteistyössä sovittava erikseen välineistä.
Dynamics 365 CRM	sallittu	ei sallittu	ei sallittu
Request tracker	sallittu	sallittu	ei sallittu
Youtube	sallittu	ei sallittu	ei sallittu	Linkin piilottaminen ei riitä suojaamaan tietoja. (Omalla harkinnallaan saa laittaa omia tietojaan.)
Reportronic ja Thinking portfolio	sallittu	sallittu rajauksin	ei sallittu	Työajankohdennuksen tiedot voidaan tallentaa.
Aineistojen etäkäyttö VDI:llä tai VPN:llä	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Pääsääntöisesti työnantajan tarjoamilla laitteilla. Omilla laitteilla, mikäli laite on vain käyttäjän henkilökohtaisessa käytössä (ei esim. perheen yhteisillä koneilla) ja laitteen suojauksesta on muuten asianmukaisesti huolehdittu.
Muut tässä mainitsemattomat järjestelmät, esim. muiden korkeakoulujen kanssa käytettävät yhteisrekisterit tms.	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Tarkista aina käyttämäsi järjerstelmän tietosuojataso ko. järjestelmän ylläpitäjältä tai Oamkin tietosuojavastaavalta.

Aineiston tallennus ja käsittely: tiedostot

Kohde	Julkinen aineisto	Perussuojaustaso	Korkea suojaustaso	Rajaus
Tallennus Oamkin tietohallinnon hallinnoiman työkoneen paikalliselle kiintolevylle	sallittu	sallittu	sallittu rajauksin	Sallittu kryptattuna. Käyttäjän huolehdittava itse varmuuskopioinnista.
Aineiston käsittely tietokoneella tai mobiililaitteella, joka ei ole Oamkin hallinnoima (esim. henkilökohtainen kotitietokone)	sallittu	sallittu rajauksin	ei sallittu	Käyttäjän huolehdittava itse varmuuskopioinnista
Aineiston käsittely julkisella tietokoneella (esim. kirjasto)	sallittu rajauksin	ei sallittu	ei sallittu	Vain katselu, kun ei vaadita kirjautumista.
Kotihakemisto (verkkolevy, K-asema)	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Henkilötiedot tallennetaan ensisijaisesti tietojärjestelmiin. Suositellaan O:\henkilökunta-kansioita yhteiskäytön näkökulmasta
Suojatut, Oamkin sisäisesti yhteiskäytössä olevat verkkolevyasemat.	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Henkilötiedot tallennetaan ensisijaisesti tietojärjestelmiin, mutta esim. opintojaksokohtaiset työlistat, jotka poistetaan opintojakson päätyttyä, voidaan tallentaan tänne. Suositellaan tietojen pseudonymisointia -> opiskelijat opiskelijanumerolla, ei nimellä jat/tai henkilötunnuksella.
Yhteiset verkkolevyt (muut kuin yllä mainitut)	sallittu	ei sallittu	ei sallittu
Tallennus Oamkin puhelimelle tai tabletille (suojakoodi käytössä)	sallittu	ei sallittu	ei sallittu	Käyttäjän huolehdittava itse varmuuskopioinnista, lähtökohtaisesti vain tilapäiseen käyttöön.
Muistitikku, CD/DVD/Bluray, ulkoinen kiintolevy	sallittu	sallittu rajauksin	ei sallittu	Huolehdittava tietojen salaamisesta. Säilytettävä huolellisesti. Käyttäjän huolehdittava itse varmuuskopioinnista

Aineiston tallennus ja käsittely: julkiset pilvipalvelut

Kohde	Julkinen aineisto	Perussuojaustaso	Korkea suojaustaso	Rajaus
Julkiset pilvipalvelut (esim. Google Drive, Trello, Asana, Padlet), Oamkin tunnuksella	sallittu	sallittu rajauksin	ei sallittu	Tietty aihealue (esim. projekti) tai erilaiset työpajat. Tiedostot jaetaan tunnettujen käyttäjien kanssa, ei linkillä. Jos yhtestyöhankkeessa ei ole muuta mahdollisuutta, niin voidaan tallentaa esim. yritysten yhteystietoja. Ei kuitenkaan esim. opiskelijoiden henkilötietoja.
Julkiset pilvipalvelut (esim. Google Drive, Trello, Asana, Padlet) henkilökohtaisella tunnuksella	sallittu	ei sallittu	ei sallittu	Lähtökohtaisesti näitä ei käytetä työasioihin.

Aineiston lähettäminen

Kohde	Julkinen aineisto	Perussuojaustaso	Korkea suojaustaso	Rajaus
Oamkin sähköposti	sallittu	sallittu	sallittu rajauksin	Oamkin sisäinen käyttö. Oamkilaisten välillä salausta ei tarvitse käyttää, talon ulkopuolelle lähettäessä on hyvä muistaa salaus. Lähtökohtaisesti henkilötietoja sisältävien listojen lähettämisen sijaan kannattaa suosia niiden jakamista Oamkin SharePointissa tai OneDrivessa. Näin vältetään se, että listat kopioituvat useille vastaanottajille.
Oamkin sähköposti salattuna [salattu]	sallittu	sallittu	sallittu rajauksin	Aineiston siirto yhteistyökumppanille, jonka kanssa aineiston käsittelystä on sopimus olemassa.
Turvaposti.fi	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Vaatii erillisen maksullisen lisenssin.
Funet filesender	sallittu	sallittu rajauksin	ei sallittu	Salattuina tiedostopaketteina
Kirjeposti, sisäinen posti	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Suljetussa kuoressa
Oma, henkilökohtainen sähköposti (esim. gmail)	sallittu	ei sallittu	ei sallittu	Henkilöstön tulee käyttää vain työsähköpostia työtehtävien hoitamiseen. Oamk-sähköpostia ei saa forwardoida omaan henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.

Kyselytyövälineet

Kohde	Julkinen aineisto	Perussuojaustaso	Korkea suojaustaso	Rajaus
365 Forms	sallittu	sallittu rajauksin	ei sallittu	Huolehdittava siitä, että aineistot käsitellään asianmukaisesti
Webropol	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Huolehdittava siitä, että aineistot käsitellään asianmukaisesti

Aineiston kertominen tai näyttäminen muille

Kohde	Julkinen aineisto	Perussuojaustaso	Korkea suojaustaso	Rajaus
Puhelin	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Varmistuttava henkilöllisyydestä, sivulliset eivät saa kuulla
Etäkokoukset: Teams, Nordunet Zoom tai Webex	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Varmistuttava henkilöllisyydestä, sivulliset eivät saa kuulla tai seurata, huomioitava tallennukset ja ruudunkaappaukset.

Aineiston tulostaminen ja paperien tuhoaminen

Kohde	Julkinen aineisto	Perussuojaustaso	Korkea suojaustaso	Rajaus
Aineistojen tulostaminen	sallittu	sallittu rajauksin	sallittu rajauksin	Käytettävä suojattua tulostusta
Aineiston tuhoaminen, normaali roskalaatikko	sallittu	ei sallittu	ei sallittu
Aineiston tuhoaminen, lukittu tietoturvaroskalaatikko	sallittu	sallittu	sallittu

Huom! Huolehdithan tiedon elinkaaresta: Henkilötietoja sisältävät aineistot on lain mukaan tuhottava sitten kun niitä ei aina tarvita. Arkistosuunnitelmasta pitäisi löytyä tieto siitä, kauanko aineistoja tulee säilyttää. Kun säilytysaika on kulunut, tiedot pitää poistaa.

« Takaisin