Tiedostojen luokittelu on tällä hetkellä käytössä vain ICT-palveluiden henkilöstölle. Luokittelu on tulossa Oulun korkeakouluissa henkilöstön käyttöön vuoden 2026 aikana.
Katso tiedonluokittelun koekäyttö on alkanut ICT-palveluilla. Koekäytön aikana sinun tiedostosi voi tulla luokitelluksi, jos jaat tiedostosi M365:ssa ICT-palveluiden henkilölle.
Luokittelutyökalu löytyy Wordista, Excelistä, PowerPointista ja Outlookista. Se on saatavilla sekä työpöytäversioissa että M365-pilvipalvelussa selaimen kautta.
Meillä luokat ovat seuraavat:
- Yksityinen/private
- Avoin/ Open (5W)
- Sisäinen/ Internal (4G)
- Luottamuksellinen/ Confidential (3Y)
- Luottamuksellinen rajoitettu / Strictly confidential (2A)
- Salainen/ Secret (1R)
Luokilla on myös alaluokat. Löydät luokkien tarkemmat selitteet toimistosovelluksista ja tiedonluokittelun koekäyttöön liittyvästä ohjeesta.
Tiedostojen oletusluokka on Luottamuksellinen (3Y)
Kun luot uuden tiedoston, tai avaat vanhan, vielä luokittelemattoman tiedoston, tiedosto saa oletusluokituksen, eli luottamuksellinen (3Y). Vaihda luokka toiseksi, jos oletusluokka ei sovi tiedoston sisällölle.
Luokittele tiedosto
Voit määritellä tiedoston luokan kolmessa vaihtoehtoisessa paikassa:
- Koti/Home-välilehdellä on Sensitivity/Luottamuksellisuus painike (leimasin-ikoni), jonka alta löydät tarjolla olevat luokat.
- Kun tallennat tiedoston, löydät luokittelun alasvetovalikon tallennusnäkymässä tiedoston nimen ja tallennussijainnin alapuolelta.
- Luokittelu löytyy myös ohjelmaikkunan ylälaidasta, tiedostonimen oikealta puolelta.
Luokittele sähköposti
Outlook-sähköpostissa luokittelu löytyy yläpalkin valikosta, ja jos kaikki valinnat eivät mahdu näkyviin valitse ns. ”kolmen pisteen valikko” eli Näytä lisää (See more items), ja sieltä Luottamuksellisuus/Sensitivity.
Luokituksesta seuraa automaattisia sääntöjä, joiden mukaan M365 sallii tai estää tiedoston jakamista ja sähköpostien jakelua
- Suojausasetukset kuten jakamisen estäminen talon ulkopuolelle tai tiedoston kryptaaminen tulevat käyttöön pienellä viiveellä tallennuksen jälkeen.
- Tiedostoon ilmestyy ylä- tai alatunnisteeseen teksti, joka kertoo tiedoston luokan.
- Luokitus seuraa tiedostoa myös siitä ladattaviin kopioihin.
Luokituksen muuttaminen
Voit milloin tahansa vaihtaa tiedoston luokittelun toiseen tasoon.
Sähköpostien luokitteluja ei voi vaihtaa enää viestin lähettämisen jälkeen, Vanhoja sähköposteja ei voi luokitella Outlookissa.
💡 Hyvä tietää
- Luokitus ei vaikuta tiedoston sisältöön. Se vaikuttaa siihen, miten tiedostoa käsitellään ja jaetaan.
- Luokituksesta vastaavat sisältöjen laatijat ja käsittelijät. Silloin kun sinä luot tai muokkaat tiedostoja, vastuullasi on osaltasi huolehtia, että tiedostot on luokiteltu oikein, niiden sisältämän tiedon perusteella.