Skip to content

Henkilöstön tietoturvaopas

Kirjoittaja: Pirjo | Julkaistu: 21.3.2022
Avainsanat: , , , , , , , , , , ,

Kansikuva

Tämä tietoturvaopas on tarkoitettu ensisijaisesti yliopistojen ja korkeakoulujen henkilöstön käyttöön. Opas on tuotettu yliopistojen yhteistyönä ja siitä on pyritty tekemään kaikkien yliopistojen käyttöön sopiva.

Tietoturvaopas on laadittu Helsingin yliopiston, Itä-Suomen yliopiston, Jyväskylän  yliopiston, Oulun yliopiston, Svenska handelshögskolanin sekä Åbo Akademin työnä, ja on lisensoitu Creative Commons Nimeä-Epäkaupallinen-JaaSamoin-lisenssin mukaisesti: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/1.0/fi/

 

Tämän oppaan sisältö:

MIKSI TIETOTURVALLISUUS ON TÄRKEÄÄ SINULLE JA KORKEAKOULULLE

  • Olet varmasti huomannut tiedotusvälineissä erilaisia tietoturvaan liittyviä uutisia. Oletko koskaan miettinyt millaisia tietoturvauhkia liittyy päivittäiseen tietojenkäsittelyysi?
  • Esimerkiksi verkkokalastelulla pyritään hankkimaan käyttäjien salasanoja, joita käytetään taloudellisen hyödyn tavoitteluun.
  • Verkkojen ja sähköpostin kautta leviävät haittaohjelmat ovat myös vakava uhka. Ne voivat esimerkiksi varastaa tai tuhota tiedostoja, välittää tunnus- ja salasanatietojasi haittaohjelman tekijälle tai hidastaa tietoverkkojen toimintaa.
  • On myös syytä kiinnittää huomiota omiin toimintatapoihisi. Esimerkiksi pilvipalveluja ja sähköpostia käytettäessä voit epähuomiossa jakaa korkeakoulun kannalta suojattavaa tietoa.
  • Työhösi liittyvien tietojen vuotaminen vääriin käsiin voi vahingoittaa korkeakoulun toimintaa ja mainetta sekä  aiheuttaa taloudellisia menetyksiä. Korkeakoulun merkittävin pääoma on tieto – suojaa tiedot asianmukaisesti.
  • Jokaisella on velvollisuus huolehtia tietoturvallisuudesta noudattamalla viestinnästä annettua lainsäädäntöä sekä korkeakoulun tietoturvasääntöjä ja -ohjeita.
  • Tämän tietoturvaoppaan ohjeet auttavat sinua suojaamaan käsittelemiäsi tietoja, työasemia ja tietoverkkoja tietoturvauhkilta.
  • Jos epäilet, että käyttämässäsi koneessa on haittaohjelmatartunta tai tunnuksesi on joutunut vääriin käsiin, lue oppaan loppuosassa olevat ohjeet.

KÄYTÄ VAHVOJA SALASANOJA JA PIDÄ NE SALASSA

  • Korkeakoulun järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käsittele käyttäjätunnustasi ja salasanaasi yhtä huolellisesti kuin pankkikorttiasi ja tunnuslukuasi.
  • Olet henkilökohtaisesti vastuussa tunnuksesi käytöstä. Älä luovuta salasanaasi kenellekään toiselle. Edes järjestelmän ylläpitäjien ei tule tietää sitä. Jos joku tiedustelee salasanaasi, hän on poikkeuksetta väärällä asialla.
  • Vaihda salasana riittävän usein korkeakoulusi ohjeistuksen mukaisesti ja heti, jos epäilet sen joutuneen jonkun muun käsiin.
  • Jos saat uuden salasanan käyttäjätuesta, vaihda se heti sellaiseksi, jonka vain sinä tiedät.
  • Valitse salasanasi huolellisesti. Hyvä salasana on sellainen, jonka muistat itse helposti, mutta jota ulkopuoliset eivät pysty murtamaan. Älä käytä salasanoina jokapäiväisiä tai sinuun liittyviä sanoja. Vältä salasanan kirjoittamista muistiin sellaisenaan. Tutustu korkeakoulusi ohjeisiin hyvän salasanan valitsemiseksi.
  • Älä käytä missään korkeakoulun ulkopuolisessa palvelussa samaa salasanaa kuin korkeakoulun palveluissa, jotta ulkopuolisen palvelun salasanan murtaminen ei mahdollista pääsyä korkeakoulun järjestelmiin.

SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ

  • Korkeakoulun antamaa sähköpostiosoitetta tulee käyttää ensisijaisena sähköpostiosoitteena kaikissa työasioissa. Korkeakoulun ulkoisen sähköpostipalvelun käyttö työasioihin on kielletty. Myös työsähköpostin automaattinen ohjaaminen ulkoisiin palveluihin on kielletty.
  • Palveluja tarjottaessa ja virallisia hallintotehtäviä hoidettaessa tulee ensisijaisesti käyttää erillisiä organisaatiosähköpostiosoitteita, esimerkiksi kirjaamo@yliopisto.fi.
  • Mikäli saat toiselle henkilölle kuuluvan sähköpostin, ilmoita lähettäjälle väärästä osoitteesta. Muista, että sinulla on vaitiolovelvollisuus saamastasi viestistä. Kuitenkin hallintotehtäviä koskeva viesti tulee hallintolain mukaan ensisijaisesti lähettää eteenpäin oikealle taholle, jos se on tiedossa.
  • Huolehdi sähköpostin käsittelystä myös poissaolosi aikana. Käytä tarvittaessa automaattivastauksia esimerkiksi loman aikana kertomaan kuka hoitaa asioita poissaollessasi.
  • Erota saamasi ja lähettämäsi yksityiset viestisi selvästi työsähköpostiviesteistä (erillisiin sähköpostikansioihin).
  • Kirjoittaessasi viestejä ota huomioon, että vastaanottaja saattaa lähettää luottamukselliseksi merkitsemäsi viestin eteenpäin aiottua laajemmalle piirille.
  • Sähköpostiviestit voivat sisältää haittaohjelmia tai voivat ohjata sinut haittaohjelmia sisältävälle sivulle. Älä avaa viestiä, jos et ole varma viestin alkuperästä tai jos sen lähettämisestä ei ole sovittu. Tarvittaessa voit kysyä lisäohjeita IT-tuesta.
  • Sähköpostiviestit liikkuvat verkossa yleensä salaamattomina ilman mitään suojausta. Jos lähetät suojaamista edellyttäviä tietoja korkeakoulun ulkopuolelle, käytä sähköpostin salaukseen siihen tarkoitettua korkeakoulun Turvaposti-palvelua.
  • Suojattavia tietoja ovat yliopiston toimintaan liittyvien luottamuksellisten tietojen lisäksi esimerkiksi henkilö- ja yhteystiedot, pankkiyhteystiedot ja terveystiedot.
  • Harkitse, kenelle luovutat sähköpostiosoitteesi tai missä julkaiset sen. Vältä korkeakoulun sähköpostiosoitteen käyttämistä nettifoorumeilla ja yhteisöpalveluissa (esim. Facebook) ja hanki yksityiskäyttöösi erillinen sähköpostiosoite. Käyttäessäsi korkeakoulun sähköpostiosoitetta edustat aina myös korkeakoulua.

VARO KALASTELUVIESTEJÄ JA MUITA HUIJAUKSIA

  • Ole terveen epäluuloinen sähköpostiviestin luotettavuudesta. Sähköpostiviesti voi tulla myös muualta kuin viestin lähettäjäkentässä näkyvältä taholta. Myös haittaohjelmat voivat lähettää sähköpostia ilman käyttäjän toimenpiteitä.
  • Varo kalasteluviestejä, joissa sinua pyydetään luovuttamaan tunnuksesi ja salasanasi tai kirjoittamaan ne jollekin verkkosivulle. Ylläpitäjät eivät koskaan kysy salasanaasi.
  • Tarkista linkin todellinen kohdeosoite aina ennen klikkaamista. Ole erityisen varovainen, jos olet saanut linkin viestissä.
  • Opettele erottamaan asialliset verkko-osoitteet huijareiden käyttämistä.
  • Ilman vastaanottajan lupaa lähetetyt mainokset ja ketjukirjeet ovat roskapostia. Älä vastaa niihin, vaan tuhoa ne heti. Jos jokin tarjous tuntuu liian hyvältä ollakseen totta, älä tartu siihen.
  • Korkeakoulut käyttävät roskaposti- ja haittaohjelmasuodatuksessa erilaisia menetelmiä, jotka voivat vaikuttaa sähköpostin perilletuloon.
  • Sähköpostin lisäksi sinua voidaan yrittää harhauttaa myös muilla keinoin, esimerkiksi puhelimessa tai sosiaalisessa mediassa. Varo yllättäviä laskuja, tekaistuja viestejä ylläpidon nimissä ja tuttaviesi nimissä lähetettyjä yllättäviä pyyntöjä.
  • Mikäli epäilet joutuneesi huijauksen tai huijausyrityksen kohteeksi, voit kysyä toimintaohjeita IT-tuelta tai poliisilta.

KÄYTÄ INTERNET-PALVELUJA JA SOSIAALISTA MEDIAA VASTUULLISESTI

  • Monet internet-palvelut ovat pilvipalveluita, joissa käyttäjien palveluun syöttämät tiedot talletetaan ainoastaan palveluntarjoajan palvelimille, ja usein Suomen ulkopuolelle. Palveluiden käyttöehdoista kannattaa tarkistaa jo ennen palvelun käyttöönottoa ainakin tiedon omistajuuden säilyminen ja ettei tietoja luovuteta eteenpäin.
  • Perehdy korkeakoulusi ohjeistukseen sosiaalisessa mediassa esiintymisestä. Muista, että vain tietyillä tahoilla on oikeus esiintyä virallisesti korkeakoulun nimissä julkisissa medioissa.
  • Käytä harkintaa henkilötietojen käsittelyssä: harkitse, mitä tietoja voit luovuttaa ja kenelle. Omien tietojesi luovutukseen sinulla on harkintavalta. Toisen henkilön tietojen luovutukseen pitää olla tämän lupa.
  • Käytä opetuksessa ensisijaisesti korkeakoulun tarjoamia palveluja. Yleensä opiskelijoita voi edellyttää käyttämään korkeakoulun ulkopuolista, kirjautumista edellyttävää palvelua vain jos palvelu on korkeakoulun virallisesti hyväksymä.
  • Jos harkitset pilvipalvelujen käyttöä, tarkista palvelun soveltuvuus käyttötarkoitukseen korkeakoulujen yhteisestä pilviarviointisivustosta (linkki liiteluettelossa oppaan lopussa). Mikäli pilvipalvelussa käsitellään luottamuksellisia tietoja, käytä ainoastaan riittävän turvallisiksi arvioituja palveluja.
  • Selvitä etukäteen, kuinka voit poistaa kurssimateriaalin verkosta kurssin päätyttyä.
  • Käyttäessäsi erilaisia verkkopalveluita (Facebook, kuvienjakopalvelut ym.) harkitse, mitä tietoja niihin viet. Kerran verkkoon laitettua henkilökohtaista tietoa (esim. dokumentit, valokuvat, henkilötiedot, mielipiteet) voi olla myöhemmin mahdoton saada kokonaan poistettua.
  • Sähköposti- ja verkkoviestinnässä kannattaa noudattaa ns. netikettiä. Liian kärkevä kirjoittaminen esimerkiksi keskusteluryhmässä voi vaikuttaa sinun ja korkeakoulun maineeseen.
  • Varo ponnahdusikkunoita sekä verkkosivuilla olevia mainoksia. Haittaohjelmat leviävät tehokkaasti sosiaalisessa mediassa ja verkkopalveluissa – älä klikkaile varomattomasti.
  • Tarkista käyttämiesi verkkopalvelujen käyttäjäprofiilisi yksityisyyden suojaan vaikuttavat asetukset (kuka pääsee katsomaan tietoja) ja säädä niitä tarvittaessa. Muista, että palveluntarjoaja saattaa vaihtaa käyttöehtoja useasti.
  • Verkkoyhteisöissä on helppo tekeytyä toiseksi tai toisenlaiseksi henkilöksi. Älä suhtaudu liian sinisilmäisesti kaikkeen lukemaasi.
  • Älä tallenna paikkatietoja verkkopalveluun lataamiisi kuviin. Ota kameran GPS-ominaisuus pois päältä tai poista paikkatiedot kuvista ennen niiden julkaisemista.

KÄYTÄ TYÖNANTAJASI TIETOKONEITA VASTUULLISESTI

  • Kirjaudu koneelle aina omilla tunnuksillasi.
  • Jos käytät korkeakoulussa yhteisessä käytössä olevaa konetta, käytön päätyttyä hävitä koneelle mahdollisesti tallentamasi väliaikaistiedostot ennen uloskirjautumista.
  • Lukitse kone aina kun poistut sen luota, myös silloin kun poistut vain hetkeksi (Windows-koneissa: Win+L). Tämä estää tietojärjestelmien ja  tiedostojen luvattoman käytön.
  • Tallenna kaikki tärkeät aineistot joko pilvipalveluun tai verkon kotihakemistoosi.
  • Tallenna muutokset tasaisin väliajoin (monissa Windows-ohjelmissa Ctrl-S), jos muokkaat tekstiä tai muuta aineistoa pidemmän aikaa. Tällöin et menetä kaikkea tekemääsi työtä teknisen häiriön sattuessa.
  • Hävitä luottamukselliset tulosteet ja paperiasiakirjat asiakirjatuhoojalla tai laita ne lukittuun tietosuojasäilöön.
  • Ohjelmistojen asennus korkeakoulun koneisiin on yleensä kielletty ja usein myös teknisesti estetty. Jos tarvitset jotakin tiettyä ohjelmistoa, ota yhteyttä IT-tukeen.
  • Jos sinulla on käytössä korkeakoulun tietokone, johon sinulla on ylläpito-oikeudet, noudata allaolevia kotikoneiden ylläpidosta esitettyjä periaatteita.

PIDÄ KOTIKONEESI TERVEENÄ JA TOIMIVANA

Olet kotitietokoneesi ylläpitäjä. Seuraa koneesi toimintaa ja huolehdi sen tietoturvasta noudattamalla seuraavia ohjeita.

  • Pidä verkossa oleva kone aina palomuurilla ja haittaohjelmatorjunnalla suojattuna.
  • Älä asenna yhtään ohjelmaa, jota et oikeasti tarvitse. Asenna ohjelmistojen tietoturvapäivitykset. Poista tarpeettomaksi käyneet ohjelmat.
  • Tee kotikoneelle henkilökohtaiset tunnukset (ilman ylläpito-oikeuksia) jokaiselle käyttäjälle. Ylläpitotunnuksia ei tule käyttää kuin ylläpitotehtäviin (ohjelmistojen asennus, muiden tunnusten teko).
  • Ota kotikoneen tiedostoista varmuuskopiot säännöllisesti. Säilytä varmuuskopiot erillään tietokoneesta ja mahdollisuuksien mukaan lukitussa paikassa.
  • Käytöstä poistettuja tietokoneita, älypuhelimia ja muistitikkuja ei tule heittää roskiin. Tiedot tuhotaan päällekirjoittamalla tai murskaamalla väline, paperiaineistot silppuamalla.

PIDÄ HUOLTA MUISTITIKUISTASI

  • Älä käytä muistitikkua tiedostojen ensisijaisena tai ainoana tallennuspaikkana, vaikka se onkin kätevä väline tietojen siirtoon ja varmuuskopiointiin. Muistitikku voi hävitä helposti.
  • Jos tallennat tikuille arkaluonteista materiaalia, hanki tiedot salakirjoittava muistitikku tai suojaa tiedot salakirjoittamalla ne.
  • Suhtaudu varoen muiden käyttäjien muistitikkuihin. Tikulla voi olla automaattisesti käynnistyvä haittaohjelma, joka saastuttaa sinun koneesi.
  • Jos löydät korkeakoululta toisen käyttäjän muistitikun, toimita se korkeakoulun IT-tukeen tutkimatta sen sisältöä.

ETÄKÄYTTÖ – KONEEN KÄYTTÖ TYÖPAIKAN ULKOPUOLELLA (KOTONA, MATKOILLA)

  • Selvitä korkeakoulusi ohjeista (etätyöohje, tietojen luokitteluohje, jne.) mitä työaineistoja saa käsitellä kotona ja matkoilla.
  • Käytä työtehtävien hoitamiseen ensisijaisesti työnantajan laitteita.
  • Työnantajan kone on tarkoitettu vain sinun käyttöösi. Älä lainaa sitä edes perheenjäsenille.
  • Käytä VPN-yhteyttä, jonka avulla saat suojatun yhteyden korkeakoulun palveluihin.
  • Matkoilla ollessasi suojaa tietokoneesi varastamiselta. On suositeltavaa, että kovalevy on suojattu teknisellä salauksella.
  • Mikäli käsittelet luottamuksellisia paperiaineistoja kotona, huolehdi niiden asianmukaisesta säilyttämisestä ja hävittämisestä.

VARO AVOIMIA LANGATTOMIA VERKKOJA JA JULKISIA KONEITA

  • Käyttäessäsi langattomia verkkoja käytä vain sellaisia sähköposti- ja verkkopalveluja, jotka salaavat tietoliikenteen (osoitteen alussa on https://) ja suojattua VPN-yhteyttä.
  • Tietokoneen ja ohjelmien käytöstä jää aina sinua ja tekemisiäsi koskevaa tietoa. Opettele etukäteen, kuinka tyhjennät selaimen välimuistin ja poistat muut tyypillisimmät käytöstäsi jääneet jäljet.
  • Nettikahvila-, kirjasto- ja yleisökoneiden turvallisuuteen ei kannata luottaa, niissä voi olla käyttäjätietoja keräävä ohjelma. Harkitse, onko tarpeen kirjautua esimerkiksi omaan sähköpostiisi tällaiselta koneelta.

HUOLEHDI MYÖS MOBIILILAITTEITTESI TURVALLISUUDESTA

  • Puhelimet, taulutietokoneet ja muut mobiililaitteet tulee suojata vastaavin keinoin kuin tietokoneet.
  • Älä avaa tuntemattomalta lähettäjältä tulleita tai muuten epäilyttäviä tekstiviestejä. Ne voivat sisältää haittaohjelmia, jotka lähettävät viestejä nimissäsi tai aiheuttavat muuten lisäkustannuksia.
  • Suojaa mobiililaitteesi varastamiselta. Suojaa laite lukituskoodilla (PIN-koodin lisäksi), jotta muut eivät pääse käsiksi sen tietoihin. Ota selvää, pystyykö laitteen tarvittaessa etätyhjentämään.
  • Sulje langattomat yhteydet (Bluetooth ja WLAN) aina kun et tarvitse niitä.
  • Huolehdi myös mobiililaitteiden tietojen varmuuskopioinnista. Tyhjennä tiedot laitteista käytöstä poiston yhteydessä.
  • Älä asenna yhtään ohjelmaa, jota et oikeasti tarvitse. Lataa ja asenna ohjelmistoja vain virallisista kauppapaikoista.
  • Ulkomailla dataliikennekustannukset voivat olla korkeita, käytä datayhteyttä harkiten.
  • Harkitse julkaisetko sijaintitietojasi verkkopalveluissa.

HUOMIOI TEKIJÄNOIKEUDET JA OHJELMISTOLISENSSIT

  • Varmista, että sinulla on käyttöoikeus ohjelmistoihin, joita asennat koneeseesi. Älä asenna laittomia kopioita.
  • Korkeakoulusi kautta saat käyttöoikeuden joihinkin ohjelmistoihin, tiedot löydät oman korkeakoulusi ohjeista.
  • Yleensä käyttäjällä ei ole ylläpito-oikeutta korkeakoulun hallinnoimiin laitteisiin. Pyydä IT-tukea asentamaan tarvitsemasi ohjelmat.
  • Selvitä kirjastojen sähköisten aineistojen käyttöehdot tutustumalla kirjastojen antamaan ohjeistukseen.
  • Tekijänoikeus suojaa mm. elokuvia ja musiikkiaineistoja. Älä kopioi niitä verkosta tai jaa niitä verkkoon ilman oikeudenomistajan erillistä lupaa.

MITEN TOIMIA TYÖSUHTEEN PÄÄTTYESSÄ

  • Oikeus käyttää korkeakoulun IT-palveluja on sidottu työsuhteeseesi.
  • Kun työsuhteesi päättyy, korkeakoulu sulkee käyttäjätunnuksesi, ja poistaa tietyn ajan kuluttua sähköpostikansiosi ja muut tiedostosi pysyvästi. Ennen käyttäjätunnuksesi sulkeutumista huolehdi seuraavista asioista:
    • Ilmoita yhteyskumppaneillesi sähköpostiosoitteen muuttumisesta.
    • Sovi hyvissä ajoin esimiehesi kanssa korkeakoululle tarpeellisten työaineistojen luovuttamisesta.
    • Kopioi korkeakoulun palvelimilta ja pilvestä itsellesi ne yksityiset tiedostosi, jotka haluat säilyttää, ja poista muut.
    • Kopioi itsellesi yksityiset sähköpostiviestisi tai lähetä ne eteenpäin toiseen sähköpostiosoitteeseesi.
    • Poista omilta laitteiltasi ne korkeakoulun kautta saamasi ohjelmistot, joihin sinulla ei enää ole käyttöoikeutta.

EPÄILETKÖ HAITTAOHJELMATARTUNTAA TAI TIETOTURVARIKKOMUSTA?

Torjuntaohjelmistot eivät pysty antamaan täydellistä suojausta, sillä haittaohjelmia tulee jatkuvasti lisää. Jos epäilet, että jollakin käyttämälläsi koneella on tai on ollut haittaohjelma, toimi seuraavasti:

  1. Vaihda heti toisella koneella kaikki ne salasanat, joita olet haittaohjelman saastuttamalla koneella käyttänyt tai jotka ovat samoja kuin kyseisellä koneella käyttämäsi. Väärinkäytön selvittämiseksi ilmoita haittaohjelmaepäilystä ja tunnuksesi mahdollisesta kaappaamisesta tärkeimpien käyttämiesi palveluiden asiakaspalveluun.
  2. Jos kone on korkeakoulun, ota yhteyttä IT-tukeen. Jos kone on omasi, älä käytä sitä ennen kuin selvität kuinka pystyt poistamaan haittaohjelman. Oman koneesi puhdistamiseen voit saada rajoitetusti apua korkeakoulusi IT-tuesta tai virustorjuntaohjelmasi valmistajan kotisivuilta.
  3. Jos epäilet tietoturvarikkomusta tai järjestelmän väärinkäyttöä, ota yhteyttä palvelusta vastaavaan. Jos palvelu on korkeakoulun tai käytit palvelua korkeakoulun antamalla tunnuksella, ota yhteyttä korkeakoulun IT-tukeen. Kerro selkeästi mitä olet havainnut ja milloin havaitsemasi tapahtui. Jätä myös nimesi ja yhteystietosi, jotta sinulta voidaan pyytää tarvittaessa lisätietoja.

LISÄTIETOJA JA LINKKEJÄ

 

« Takaisin

Tämä artikkeli julkaistiin kategorioissa English version available, Kaikki ohjeet, Oamk , Oamkin henkilöstölle, Oulun yliopiston henkilöstölle, saavutettava sisältö, UniOulu ja tageilla , , , , , , , , , , , . Lisää permalink suosikkeihisi.