Käyttäjätunnus
Työsuhteesi alkaessa saat henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen. Se on avaimesi Oulun yliopiston (OY) tai Oulun ammattikorkeakoulun (Oamk) järjestelmiin ja palveluihin.
Vastaanottamalla tunnuksen sitoudut noudattamaan IT-palvelun käyttösääntöjä.
Tämän ohjeen sisältö:
- Tunnus ja salasana
- Uusi työntekijä
- Monivaiheinen tunnistautuminen MFA
- Käyttäjätunnuksen eri muodot kirjautumisissa
- Käyttäjätunnuksen voimassaolo
- Sähköpostiosoite
- Yleiset it-ohjeet ja -uutiset henkilökunnalle
Tunnus ja salasana
Salasana on vaihdettava vähintään kerran vuodessa. Saat etukäteen muistutuksen salasanan vanhenemisesta sähköpostiisi.
- Kun asetat tai vaihdat salasanaa, älä käytä siinä erikoismerkkejä tai skandinaavisia kirjaimia! Salasananvaihtopalvelu (Passwd-palvelu) hyväksy ne, mutta käytössämme olevat ulkoiset palvelut, esim. tulostuspalvelu ja laitelainaamo, eivät hyväksy kaikkia merkkejä. Katso Hyvän salasanan vaatimukset.
Jos käyttäjätunnuksesi on aivan uusi, aseta ensimmäinen salasana Passwd- eli salasanapalvelussa.
Passwd- eli salasanapalvelu: https://account.oulu.fi/passwd on itsepalvelu, jossa voit asettaa tai vaihtaa salasanasi aina tarvittaessa.
- Tunnistaudut palveluun Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta, jos et tiedä/muista tunnusta tai salasanaa (esim. uusi tunnus, unohtunut tunnus, unohtunut salasana, vanhentunut salasana). Suomi.fi:n tunnistautumismenetelmiä ovat verkkopankkitunnus, mobiilivarmenne, henkilökortti tai organisaatiokortti.
- Jos tiedät tunnuksesi ja salasanan, Suomi.fi-tunnistusta ei kysytä.
- Uusi ominaisuus, joka on nyt vain testiryhmän käytössä: Jos et voi käyttää Suomi.fi-tunnistuspalvelua, etkä tiedä salasanaasi, voit nollata salasanan ja asettaa uuden Entra ID -kirjautumisikkunassa, mikäli olet aiemmin asettanut Authenticator-sovelluksen MFA:n ensisijaiseksi tunnistautumismenetelmäksi. Lue lisää!
On muitakin tapoja vaihtaa salasana. Lue lisää: Näin vaihdat tunnuksesi salasanan (OY, Oamk) (oulu.fi)
Jos sinulla on kirjautumisongelmia johonkin palveluun, varmista kohdasta Käyttäjätunnuksen eri muodot kirjautumisissa, että kirjoitat tunnuksesi oikessa muodossa (tunnus / tunnus@univ / tunnus@univ.yo.oulu.fi / tunnus@oamk.fi). Melko tyypillinen syy kirjautumisongelmiin on kuitenkin tunnuksen voimassaolon loppuminen tai salasanan vanheneminen.
Voit tarkistaa tunnuksesi tilan menemällä Suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta Accountinfo-palveluun: https://account.oulu.fi/accountinfo
- Näet palvelusta, onko tunnuksesi voimassa ja koska olet vaihtanut salasanasi.
- Voit lähettää suoraan Accountinfo-palvelusta tukipyynnön Campus ICT -tukipalveluun. Tällöin tukipyyntöön tulee mukaan tarvittavat tiedot tunnuksestasi. Jos tunnuksesi ei lainkaan toimi, ilmoita tukipyynnössä toimivat yhteystietosi (ei tässä tapauksessa yliopiston tai Oamkin sähköpostiosoitetta) vastaamista varten.
Uusi työntekijä
Uuden työntekijän käyttäjätunnus syntyy aikaisintaan viikkoa ennen työsuhteen alkua. Ajankohta määräytyy sen mukaan, koska henkilön tiedot on syötetty Certian palveluun. Henkilökunnan käyttöoikeudet eri järjestelmiin ja palveluihin ovat voimassa työmääräyksen alkamispäivänä.
Jos työntekijällä on aiemmin ollut yliopiston opiskelija- tai henkilökuntatunnus, saa hän entisen käyttäjätunnuksensa käyttöön.
Uutena työntekijänä voit käydä salasanapalvelussa: https://account.oulu.fi/passwd tarkistamassa, onko käyttäjätunnus jo syntynyt. Tunnistautuminen tehdään Suomi.fi-palvelussa. Jos tunnuksesi on voimassa, palvelu kertoo tunnuksen perusmuodon (merkitse se muistiin!) ja voit asettaa sille salasanan.
Monivaiheinen tunnistautuminen MFA
Oulun korkeakouluilla on käytössä monivaiheinen tunnistautuminen eli MFA. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että kun kirjaudut M365-tunnistautumista käyttävään palveluun tai Certian portaaliin, varmistat kirjautumisesi myös puhelimella. Voit itse valita tavan, jolla varmistamisen teet; onko se puhelimen sovellus, tekstiviesti vai soitto. Suositus on käyttää puhelimen Authenticator-sovellusta.
Jos et ole valinnut ja asettanut MS-tilisi turvatietoon todennusmenetelmää, saat kirjautumisvaiheessa ilmoituksen ”Lisätietoja tarvitaan” ja sinut ohjataan asettamaan todennusmenetelmäsi viipymättä.
Tallenna oma todennusmenetelmäsi Microsoft-tilin turvatietoon.
- Katso todennusmenetelmän valintaan ja MFA:n käyttöön liittyvä ohjesivu: Monivaiheinen tunnistautuminen MFA.
Käyttäjätunnuksen eri muodot kirjautumisissa
Käyttäjätunnuksessa on yleensä kahdeksan (8) – kymmenen (10) merkkiä ja se muodostuu automaattisesti nimesi ja tunnuksen luontivuoden perusteella. Vanhemmat tunnukset voivat olla lyhyempiä ja ilman vuosilukua. Jos nimessä sattuu olemaan å-, ä- tai ö-kirjaimia, ne muutetaan tunnuksessa a- tai o-kirjaimiksi. Se on tunnuksesi perusmuoto, johon tässä ohjeessa viitataan sanalla tunnus. Kirjoita se aina pienillä kirjaimilla.
tunnus
- Käytä tunnuksen perusmuotoa, kun kirjaudut yliopiston työasemille, etätyöpöydille tai järjestelmiin, joissa käytetään Shibboleth- tai Haka-tunnistautumista.
- Jos kirjautumisvaiheessa kysytään toimialuetta tai domainia, valitse vaihtoehdoista: univ. Jos taas kysytään palvelinta, konetta tai serveriä, valitse vaihtoehdoista: koivu.
- Esimerkkinä Shibboleth-kirjautumisikkuna:
tunnus@univ.yo.oulu.fi / tunnus@oamk.fi
- Tunnuksesi pitkä muoto on Microsoft-tilisi, josta käytämme lyhenteitä MS-tili, M365-tunnus, O365-tunnus. Kirjaudu sillä kaikkiin Microsoft 365 Education -palveluihin (lyhenne O365/M365) ja muihin palveluihin, joissa käytetään samaa autentikointia, esimerkiksi Patio-intra.
- Kaikki yliopiston käyttäjätunnukset, jotka on luotu 1.8.2019 tai sen jälkeen, ovat automaattisesti myös M365-tunnuksia. Jos tunnuksesi on vanhempi etkä ole erikseen ottanut O365/M365-palvelua käyttöön, et pääse kirjautumaan yliopiston järjestelmiin, joissa kysytään MS-tiliä. Siinä tapauksessa toimi tämän ohjeen mukaisesti!
- Lue lisää: Kirjautuminen järjestelmiin yliopiston käyttäjätunnuksella.
- Lue lisää; Oamkilaisten kirjautumisessa käyttämät tunnukset eri palveluihin (oulu.fi)
- Käytä pitkää muotoa myös rekisteröityessäsi it-välinelainaamon käyttäjäksi tai liittäessäsi mobiililaitetta langattomaan Eduroam-verkkoon.
- Esimerkkinä Entra ID -kirjautumisikkuna:
tunnus@univ
- Kirjoita tunnuksesi tässä muodossa, kun kirjaudut tulostuspalvelun monitoimilaitteille tai rekisteröit RFID-tunnisteen tulostuspalveluun.
Käyttäjätunnuksen voimassaolo
Käyttäjätunnus syntyy automaattisesti Certiaan tallennettujen tietojen perusteella, kuten myös tunnukseen liittyvien käyttöoikeuksien väliaikainen poistuminen ja päättyminenkin.
- Tunnuksesi toimii 2 viikkoa, joten sinulla on 2 viikkoa aikaa ottaa tarpeelliset tiedostot talteen niin verkkolevyiltä kuin pilvipalveluistakin.
- Käyttäjätunnukseen liittyvä M365-sähköpostilaatikko ja OneDrive poistuvat 30 vrk:n kuluttua, jos käyttöoikeutesi ei sinä aikana jatku joko henkilökuntatunnuksena tai UFO-tunnuksena.
- Yliopiston K-verkkolevyasema poistuu 1 vuoden kuluttua, jos käyttöoikeutesi ei sinä aikana jatku joko henkilökuntatunnuksena tai UFO-tunnuksena.
Saat sähköpostiin ilmoituksen tunnuksen sulkeutumisesta etukäteen. Kun tunnus sulkeutuu, päättyy myös yo:n/Oamkin tietokoneiden sekä ohjelmistojen käyttöoikeus ja sähköpostiosoitteesi lakkaa toimimasta. Sähköpostikansio ja muut tiedostot poistetaan M365-palvelusta automaattisesti tietyn ajan kuluessa tunnuksen sulkeutumisesta.
Tunnus luodaan ja suljetaan aina automaattisesti henkilörekisterissä olevien tietojen perusteella. On kuitenkin huomioitavaa, että jos olet edelleen läsnäoleva opiskelija, käyttäjätunnus jatkuu opiskelijatunnuksena työsuhteen päättyessäkin. Tällöin henkilökunnan tunnukseen liitetyt käyttöoikeudet ja tallennustilat poistuvat.
Käyttöoikeuden päättymiseen kannattaa varautua:
- Käy läpi tiedostosi verkkolevyillä, kiintolevyllä ja kaikissa pilvipalveluissa, joiden käyttöoikeus perustuu yliopiston käyttäjätunnukseesi (esim. M365, Google Workspace for Education, Yuja).
- Kopioi itselle omat säilytettävät tiedostosi ja poista ne omat tiedostot, joita organisaatio ei tarvitse.
- Siirrä organisaatiolle tarpeelliset tiedostot oikeille henkilöille.
- Siirrä organisaatiolle tarpeelliset sähköpostiviestit oikeille henkilöille.
- Ota talteen omat tärkeät viestisi (voit tehdä pst-tiedoston, katso ohje) ja poista yksityisviestisi yliopiston M365-postilaatikosta.
- Ilmoita uusi sähköpostiosoitteesi yhteistyö- ym. kumppaneille.
- Poista kotikoneelta yliopiston kautta hankitut ohjelmistot, joihin sinulla ei enää ole käyttöoikeutta.
- Luovuta korkeakoulun työkone: tarkista käyttämäsi tietokoneen tarrasta, onko kyseessä ns. palvelulaite vai leasing-laite. Jos on palvelulaite, palauta se Netox Campus -myymälään (Linnanmaan kampus, Paavo Havaksen tie 5 E). Jos se on leasing-laite, palauta se Campus ICT -palvelupisteeseen. Kokoa kaikki ko. laitteeseen kuuluvat korkeakoulun hankkimat oheislaitteet valmiiksi luovutusta varten. Älä unohda virtajohtoa!
- Luovuta korkeakoulun puhelin joko Netoxille tai Campus ICT -palvelukeskukseen.
Sähköpostiosoite
Yliopiston työntekijänä sähköpostiosoitteesi on pääsääntöisesti muodossa: etunimi.sukunimi@oulu.fi. Oamkissa osoitteesi on: etunimi.sukunimi@oamk.fi.
- Mikäli järjestelmässä on toinen samanniminen henkilö, erotetaan teidät etunimen ja sukunimen väliin laitettavalla merkillä tai merkkijonolla, joka muodostuu toisesta nimestäsi tai numeroista. Tällöin sähköpostiosoitteesi voi olla muodossa: etunimi.x.sukunimi@oulu.fi tai etunimi.x.sukunimi@oamk.fi.
- Jos nimessä sattuu olemaan å-, ä- tai ö-kirjaimia, ne muutetaan sähköpostiosoitteessa a- tai o-kirjaimiksi.
- Myös MS-tilisi toimii sähköpostiosoitteena: tunnus@univ.yo.oulu.fi tai tunnus@oamk.fi.
- Vanhoilla käyttäjätunnuksilla voi toimia vielä yliopiston vanhan sähköpostipalvelun osoitteet: tunnus@cc.oulu.fi ja tunnus@koivu.oulu.fi.
Microsoft 365 Education on yliopiston sähköpostipalvelu. Palvelu tarjoaa myös muut monipuoliset työkalut käyttöösi. Voit kirjautua palveluun yliopiston Microsoft-tililläsi osoitteessa: https://o365.oulu.fi.
Yleiset it-ohjeet ja -uutiset henkilökunnalle
Henkilökuntaa koskevat tiedotteet julkaistaan pääsääntöisesti yliopiston Patio-intranetissä. Pation it-ohjeissa on myös linkkejä ict.oulu.fi-palveluun.