Oulun ammattikorkeakoulussa on käytössä sähköinen allekirjoituspalvelu Oamk Sign. Kyseessä on pilvipalvelu, jolla voidaan lähettää ja allekirjoittaa elektronisia dokumentteja. (Oamk Sign -palvelun tietosuojainfossa kerrotaan, miten palvelussa käsitellään henkilötietoja.)
Oamk Sign soveltuu lähes kaikkien ammattikorkeakoulun sisäisten asiakirjojen, kuten päätösten, sähköiseen allekirjoittamiseen. Myös monet ammattikorkeakoulun ulkopuoliset tahot hyväksyvät Oamk Signilla toteutetun sähköisen allekirjoituksen (esim. sopimukset).
Allekirjoittaminen
Oamk Sign -palveluun ladattuja dokumentteja voivat allekirjoittaa kaikki
- Oamkin henkilökuntaan kuuluvat,
- Oamkin opiskelijat sekä
- kaikki muut henkilöt joille on lähetetty allekirjoituspyyntö Oamk Sign -palvelusta.
Allekirjoittamista varten ei tarvita erillisiä käyttöoikeuksia.
Allekirjoituspyyntö saapuu sähköpostilla, jossa on linkki allekirjoitettavaan dokumenttiin. Linkki vie Oamk Sign -palvelun kirjautumissivulle.
Kirjautuminen onnistuu joko
- Oamkin käyttäjätunnuksella (oamk.fi ja students.oamk.fi) tai
- sähköpostipyynnön mukana tulleen tunnisteen sekä tekstiviestinä tulevan PIN-koodin avulla.
Katso tarkempi ohje allekirjoittamiseen.
Allekirjoituspyynnön tekeminen
Allekirjoituspyyntöjen tekemiseen eli allekirjoitettavan dokumentin lataamiseen Oamk Sign -palveluun tarvitset erillisen käyttöoikeuden. Oamkin henkilökuntaan kuuluville annetaan oikeudet työtehtävien sitä edellyttäessä.
Allekirjoituksen kelpoisuuden tarkistaminen
Sähköinen allekirjoitus on voimassa vain alkuperäisessä sähköisessä dokumentissa. Paperille tulostettu versio sähköisesti allekirjoitetusta dokumentista on ainoastaan kopio. Sähköinen allekirjoitus ei ole voimassa paperikopiossa. Sähköisen allekirjoituksen kelpoisuuden (eheyden ja alkuperäisyyden) voi tarkistaa Adobe Acrobat Readerin avulla.
Näin tarkistat sähköisen allekirjoituksen pdf-dokumentista:
- Avaa pdf-tiedosto Adobe Acrobat Reader -ohjelmalla.
Allekirjoitetun dokumentin oikeassa yläreunassa on Signature Panel (Allekirjoituspaneeli) -painike. Sen vieressä on sähköisestä varmenteesta kertova teksti (esim. Certified by Oulun ammattikorkeakoulu Oy <kirjaamo @ oamk.fi>, Oulun ammattikorekakoulu, certificate issued by Entrust Class 3 Client CA.) - Klikkaa Signature Panel -paniketta, jolloin asiakirjan tiedot avautuvat näkyviin (ks. alla). Voit tarkistaa esim. milloin dokumentti on allekirjoitettu. Jos haluat nähdä varmenteen tarkemmat tiedot, klikkaa Signature Details (Allekirjoitustiedot) -kohtaa.
Certified by Oulun ammattikorkeakoulu Oy <kirjaamo @ oamk.fi>
- No Changes are allowed
- Valid certified document
- Source of Trust obtained from Adobe approved Trust List (AATL)
- Document has not been modified since it was certified
- Signer’s identity is valid
- Signing time is from the clock on the signer’s computer
- Signature is not LTV enabled and will expire after 2023/04/24 13:21:57 +02´00´
- Signature details
- Last Checked: yyyy.mm.dd time timezone
- Field: Signature1 (invisible signature)
Jos Adobe Acrobat Reader -ohjelma ilmoittaa, että sähköiset allekirjoitukset eivät ole kelvollisia, esim. ’Signature has problems’, kyse saattaa olla ohjelman asetuksista kuten siitä, ettei Oamk Sign:in varmenne ole ko. ajankohtana päivittynyt luotettujen varmenteiden listalle.