Kun verkkopalvelun pitää olla saavutettava 23.9.2020 (useimmat palvelut korkeakouluissa), myös siellä jaettavien tiedostojen pitää tuolloin olla saavutettavia: Laki koskee kaikkia 23.9.2018 tai sen jälkeen julkaistuja tiedostoja, eli tiedostoja olisi kannattanut tehdä valmiiksi saavutettaviksi jo pidemmän aikaa. Vanhoilla mallipohjalla tehdyt tiedostot eivät useinkaan täytä vaatimuksia, eli periaatteessa niitä olisi korjattava, jos niitä verkossa jaetaan ja niillä on muutakin kuin arkistokäyttöä.
Tee jatkossa dokumenttisi alusta alkaen saavutettavuus mielessä. Wordissa on paljon hyviä ominaisuuksia saavutettavien dokumenttien tekoon: se mahdollistaa mm.
- tekstin loogisen rakenteen määrittely otsikkotasojen avulla,
- tekstin kielen määrityksen ja oikoluvun, sekä
- vaihtoehtoiset kuvaukset kuville.
Lisäksi uusimmassa versiossa on saavutettavuuden tarkistamiseen oma työkalunsa (Tarkista helppokäyttöisyys / Check Accessibility -toiminto), jonka avulla voit tarkistaa joitakin saavutettavuusasioita.
Tyylejä käyttämällä saat dokumentillesi selkeän rakenteen
Käytä valmiita otsikkotyylejä. Wordissa on oletuksena tarjolla peräti yhdeksän otsikkotasoa, Heading 1–Heading 9. Esim. HTML:ssä (jolla websivut tehdään) tasoja on kuusi ja yleensä niinkään monta ei tarvita, vaan yleensä 3–4 tasoa riittää mainiosti. Oleellista on, että käytät tasoja hierarkisesti, eli et jätä yhtään tasoa välistä ja ensimmäinen taso on 1.
Otsikkotason valinnan perusteena ei siis saa olla otsikoiden oletusulkoasu, vaan rakenteen loogisuus. Jos oletusulkoasu ei miellytä, eikä esim. graafinen ohjeisto sido sinua, voit valita fontin, sen koon ym. tyyliseikat itse. Kiinnitäthän huomiota siihen, että tekemäsi valinnat parantavat luettavuutta. Jos teet dokumentistasi PDF-muunnoksen, voit luoda siihen otsikoiden pohjalta kirjanmerkkien avulla sisällysluettelon, jonka avulla dokumentissa navigoiminen helpottuu.
Tässä on Microsoftin julkaisema lyhyt, englanninkielinen ohjevideo tyylien käyttämisestä. (Saat laitettua videoon englannikielisen tekstityksen videon omissa asetuksissa. Video toistetaan Microsoftin sivuilta.)
Otsikkotason määrittäminen
Wordissa löydät tyylit valintanauhan Aloitus/Home-kohdasta. Laajoissa dokumenteissa, kuten opinnäytetyöt tai artikkelikokoelmat, voit käyttää useampiakin 1-tason otsikoita. (Jos tarjoat saman sisällön myös webbiversiona (=webbisivut), kannattaa jakaa sisältö useammalle sivulle siten, että kullakin webbisivulla on vain yksi 1-tason otsikko.)
Käytä selkeää otsikkohierarkiaa, äläkä jätä otsikkotasoja välistä. Jos dokumentissasi on 3-tason otsikko, sen yläpuolelta on löydyttävä myös 2- ja 1-tason otsikot, joita se 3-tason otsikko tarkentaa.
Otsikkotasoista on hyötyä kirjoittajalle, lukijalle ja tiedon hakijalle
Otsikkotasojen käyttö onnistuu helposti ja nopeasti tyylejä käyttämällä: riittää kun määrittelet otsikkotyylien ulkoasun kerran. Kun valitset otsikoillesi oikean otsikkotason, tekstin ulkoasu muuttuu otsikkotasolle määrittelemäsi tyylin mukaiseksi.
Näkevä lukija erottaa otsikkotasot toisistaan tyylimääritellyssä määräämäsi ulkoasun perusteella. Ruudunlukijaa käyttävä käyttäjä taas hahmottaa dokumentin rakenteen siinä käytetyn otsikkohierarkian perusteella.
Tyypillisesti hakukoneet priorisoivat otsikkotekstejä, eli jos hakusana on otsikossa, se nousee ylemmäksi hakutuloksissa kuin teksti, jossa hakusana on vain leipätekstissä.
Kuvaavat lauseotsikot kertovat heti mistä on kysymys ja ne myös nousevat paremmin hakukonetuloksiin
Kun otsikko on hyvä, lukijalle selviää nopeasti mistä on kyse ja mikä on kirjoittajan näkökulma. Kielikello-lehdessä kerrotaan lisää siitä, millainen on hyvä otsikko.
Otsikot ovat tärkeitä paitsi dokumentin rakenteen ymmärtämisen kannalta, myös dokumentin löydettävyyden kannalta: Googlen hakukone osaa indeksoida HTML-sivujen lisäksi paljon muitakin tiedostoja, mm. juuri Office-dokumentit ja PDF-tiedostot.
Kielen määrittely on tarpeen paitsi oikoluvussa, myös ruudunlukijan käyttäjälle
Dokumentissa käytetty kieli, sen selkeys ja oikeinkirjoitus ovat merkittäviä dokumentin ymmärrettävyyden kannalta. Kielenhuolto onkin oleellinen osa sisällöntuottajan työtä. Saat tekstistäsi selkeämpää, kun sovellat selkokielen periaatteita: tekstin ei tarvitse olla varsinaista selkokieltä, ellei kohderyhmä sitä erityisesti tarvitse, mutta mikä tahansa kohderyhmä hyötyy selkeämmästä tekstistä.
Kun kirjoitat tekstin Wordilla, käytä aina oikolukua. Jotta oikoluku toimisi oikein, sinun pitää asettaa dokumentin tekstille oikea kieli. Kieliasetus on tärkeä myös ruudunlukijan kannalta, sillä jotkut ruudunlukijaohjelmat valitsevat käytettävän kielen dokumentissa asetetun kielen mukaan. Oletuskieli kannattaa asettaa heti oikeaksi, kun alat kirjoittaa dokumenttia.
Jos tiedostossasi on kokonainen kappale tai kappaleita muulla kielellä kuin muu dokumentti, kannattaa asettaa ko. kohdalle oikealle kieli, niin oikolukukin osaa korjata sen oikein:
- Valitse teksti, jonka kielen haluat määrittää.
- Valitse Tarkista-välilehdessä Kieli (verkkoversiossa Kieliasun tarkistus) ja valitse sitten Määritä tekstintarkistuskieli.
- Hae oikea kieli valikosta, ja valitse se.
- Valitse OK.
Vaihtoehtoiset kuvaukset kuville
Erityisesti ruudunlukijan käyttäjiä ajatellen, kaikille kuville pitää laittaa tekstimuotoinen kuvaus, eli kaikilla kuvilla pitää olla ns. alt-attribuutti. Kokonaisuuden ymmärtämisen kannalta oleelliset kuvat selitetään aina tekstimuodossa. Kuvasta ei tarvitse selittää muuta kuin sen sisältämä oleellinen tieto. Hyvä vaihtoehtoinen kuvaus on teksti, jolla korvaisit kuvan, jos se pitäisikin ottaa kokonaan pois.
Vaihtoehtoinen kuvaus tarjotaan niille käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa. Jos kuvan oleellinen sisältö on jo täysin kuvattu leipätekstissä, tai kuvalla ei ole muuta kuin puhtaasti koristeellinen tarkoitus, kuvalle pitää siltikin määritellä vaihtoehtoinen kuvaus, mutta silloin se tulee silloin määritellä tyhjäksi: ruudunlukija osaa nimittäin ohittaa kuvan, jolla on tyhjä alt-attribuutti.
Jos et erikseen määrittele vaihtoehtoista kuvausta, Word ei tee alt-attribuuttia ollenkaan, jolloin ruudunlukija kertoo käyttäjälle, että tässä on nyt kuva, ja lukija saattaa kertoa käyttäjälle esim. kuvan tiedostonimen. Vaikka kuvassa ei olisi ollutkaan mitään tärkeää, niin ruudunlukijan käyttäjälle saattaa silti turhaan jäädä tunne, että hän on jäänyt jostain paitsi.
Jos kuva ei ole koriste ja lisäät sille vaihtoehtoisen kuvauksen, laita kuvauksen loppuun piste, niin ruudunlukijan käyttäjä erottaa selvemmin, missä kohdassa kuvaus loppuu.
Näin lisäät kuvalle vaihtoehtoisen kuvauksen Wordissa:
- Wordin selainversiossa löydät toiminnon valintanauhasta: Selainikkunan leveydestä riippuu, näkyykö optio suoraan valintanauhassa, vai onko se piilotettu.
- Wordin työpöytäversiossa Windowsissa löydät Muokkaa vaihtoehtokuvausta (Alt text) -option helpoiten, kun menet kuvan päälle ja avaat siinä hiiren kakkospainikkeella pikavalikon.
- Wordin työpöytäversiossa Macissa löydät Alt text -kohdan, kun valitset kuvan, jolloin Picture format -välilehti avautuu. Valitse Format Pane -sivupaneelista Layout & Properties -kohta.
Työkalun versiosta riippuu, pyytääkö se sinulta pelkkää kuvausta, vai sekä nimeä (Title) että kuvausta (Description). Jos sinulta kysytään molemmat, täytä vain Description-kenttä ja jätä Title-kenttä tyhjäksi, ettei kuvaukseen tulisi turhia automaattisesti lisättäviä title- ja description-tekstejä ennen ko. kenttien sisältöjä.
Esimerkkikuva: Leonardo Da Vincin ”Vitruvian man” (Wikimedia Commons, Public domain)
Jos molempia kenttiä käytetään, vaihtoehtoinen kuvaus muodostuisi tähän tyyliin:
alt="Title: Vitruviuksen mies Description: Käsin piirretty työ kuvaa ihmisen mittasuhteita. Kuvassa on alaston mies, joka seisoo suorassa, kädet sivuille levitettyinä. Lisäksi hänelle on samaan kuvaan piirretty vaihtoehtoinen haara-asento, jossa kädet ovat ojennettu ylemmäksi. Miehen ympärille on piirretty ympyrä ja neliö."Jos vain Description-kenttää käytetään, sama kuvaus voisi olla vaikkapa
alt="Vitruviuksen mies on käsin tehty piirustus, joka kuvaa ihmisen mittasuhteita. Kuvassa on alaston mies, joka seisoo suorassa, kädet sivuille levitettyinä ja lisäksi hänelle on samaan kuvaan piirretty vaihtoehtoinen haara-asento, jossa kädet ovat ojennettu ylemmäksi. Miehen ympärille on piirretty ympyrä ja neliö."
Uusimmissa versioissa käytössä on vain yksi kenttä, jonka sisältö on vaihtoehtokuvaus sellaisenaan. (Huomaa vielä sekin, että automaattisesti lisättävät Title- ja Description-otsikot tulevat Windowsin käyttöliittymän kielen perusteella, eivät tekstisisällön kielen perusteella!) Katso Microsoftin omat versiokohtaiset ohjeet vaihtoehtokuvausten lisäämisestä.
Merkitse koristekuvat ja leipätekstissä jo selitetyt kuvat koristeiksi
Ihan kaikilla kuvilla on oltava kuvaus. Jos kuva on koriste, sen kuvaus pitää olla tyhjä. Sama koskee sellaisia sisältöä tukevia kuvia, jotka on jo selitetty leipätekstissä, jolloin ei ole hyödyllistä avata asiaa enää toiseen kertaan. Uusimmassa Wordin työpöytäversiossa (WIN) voit laittaa vaihtoehtoisen tekstin määrittelyssä kuvalle rastin Merkitse koristeelliseksi (Mark as decorative) -kohtaan. Tämä luo kuvalle tyhjän alt-attribuutin.
Tuota optiota ei vielä (08/2020) ole kaikissa Wordin versioissa, mutta voit kiertää ongelman niissä siten, että laitat kuvalle vaihtoehtoisessa kuvauksessa Description-kenttään välilyönnin. Tämä saa aikaan seuraavanlaisen alt-attribuutin: alt=” ”. Sen pitäisi oikeastaan olla tyhjä, eli alt=””. Mutta onneksi ruudunlukija käsittelee tuota pelkkää välilyöntiä käyttäjän näkökulmasta oikein, eli ruudunlukija ei ilmoita kuvasta käyttäjälle, jos kuvauksessa on vain välilyönti.
Jos et voi merkitä kuvia koristeeksi käytössäsi olevassa Wordissa ja käytät välilyöntiä vaihtoehtokuvauksissa, niin huomaa, että Wordin Check Accessibility -toiminto huomauttaa vaihtoehtoisen kuvauksen puutteesta, jos kuvauksessa on pelkkä välilyönti. Siinä tapauksessa pidä itse kirjaa, että olet varmasti laittanut välilyönnin kuville, jotka eivät tarvitse vaihtoehtoista tekstikuvausta!
Huom. Wordin uusissa versioissa on myös tekoälyä hyödyntävä ”Luo kuvaus puolestani” -ominaisuus, joka yrittää arvata kuvan sisällön ja ehdottaa kuvalle vaihtoehtoista kuvausta: sitä ominaisuutta ei kannata käyttää, sillä tekoäly ei varmastikaan tiedä, mitä haluat kuvalla kertoa. Sen tekemät ehdotukset ovat pääsääntöisesti käyttökelvottomia.
Kun dokumenttisi on valmis, anna dokumentille otsikko sen ominaisuuksissa
Anna tiedostollesi otsikko tiedoston metatietoihin: Valitse Tiedosto (File) / Ominaisuudet (Properties) ja määrittele tiedoston otsikko sille varattuun Otsikko (Title) -kenttään. Voit halutessasi täydentää samalla myös muita dokumenttiin liittyviä asioita, kuten avainsanoja; niiden avulla löydät tiedoston helpommin esim. kun haet tiedostoa joskus myöhemmin tietokoneesi resurssienhallinnan kautta. (Huom. Otsikkotieto metatiedoissa on pakollinen, jos teet tiedostosta arkistokelpoisen PDF-tiedoston. Voit tosin muokata metatietoja myös esim. Acrobat Prossa tai Readerissa. Tällöin se on tosin muistettava tehdä uudestaan, jos päivität tiedostoa Wordin kautta.)
Saavutettavuuden tarkistaminen Wordissa
Wordin Tarkista (Review) -kohdassa on Tarkista helppokäyttöisyys (Check Accessibility) -toiminto. Sitä klikkaamalla saat tehtyä koneellisen pikatarkastuksen dokumenttisi saavutettavuudesta. Tarkistus on hyvä lähtökohta, vaikka se ei kykenekään tunnistamaan kaikkia ongelmia.
Ota hyväksi tavaksi tarkistaa dokumentti ennen sen julkaisua ja mahdollista muuntamista PDF-tiedostoksi. Työkalu tarkistaa mm. onko kaikilla kuvilla vaihtoehtoinen kuvaus ja onko tekstin ja sen taustan välinen kontrasti riittävä. Huomaa, että työkalu ei voi tietää, oletko käyttänyt rakenteita järkevästi sisällön todellisen merkityksen kannalta. Eikä se (vielä) edes tarkista kaikkea sellaista, mikä olisi periaatteessa koneellisesti tarkistettavissa: Se ei nimittäin tarkista otsikkotyylien käyttöä.
Osa saavutettavuusvaatimuksista onkin aina ihmisen tarkistettava. Tarkista siis vielä ainakin, että otsikkohierarkia on looginen, otsikot kuvaavat sisältöjä hyvin ja linkkitekstit ovat kuvaavia. Esimerkiksi ”Lue lisää” ei käy linkkitekstiksi. Linkkitekstistä pitää selvitä minne linkki vie.
Vinkki: Levitä saavutettavuustietoutta lisäämällä tiedostosi loppuun linkki tälle sivulle! Voit kopioida ja liittää tiedostosi loppuun esimerkiksi seuraavan tekstin:
Olen tehnyt tämän tiedoston saavutettavaksi ict.oulu.fi:n Näin teet saavutettavan Word-dokumentin -ohjeen mukaan.