Yliopiston verkkopalveluiden on pitänyt olla saavutettavia 23.9.2020 alkaen (useimmat palvelut korkeakouluissa, poikkeuksiakin on). Myös näissä palveluissa jaettavien tiedostojen pitää olla saavutettavia: Laki koskee kaikkia 23.9.2018 tai sen jälkeen julkaistuja tiedostoja, eli tiedostoja olisi kannattanut tehdä valmiiksi saavutettaviksi jo vuosia. Vanhoilla mallipohjalla tehdyt tiedostot eivät useinkaan täytä vaatimuksia, eli periaatteessa niitäkin olisi korjattava, jos niitä verkossa edelleen jaetaan ja niillä on muutakin kuin arkistokäyttöä.
Tee jatkossa dokumenttisi alusta alkaen saavutettavuus mielessä. Käytä mielellään valmiiksi saavutettavaksi tehtyä mallipohjaa. Huomaa, että jos muokkaat dioja mallipohjista poikkeaviksi, sinun on huolehdittava, että tekemäsi muutokset ovat saavutettavuusvaatimusten mukaisia. Wordissa on paljon hyviä ominaisuuksia saavutettavien dokumenttien tekoon: se mahdollistaa mm.
- tekstin loogisen rakenteen määrittely otsikkotasojen avulla,
- tekstin kielen määrityksen ja oikoluvun, sekä
- vaihtoehtoiset kuvaukset kuville.
Lisäksi uusimmassa versiossa on saavutettavuuden tarkistamiseen oma työkalunsa (Tarkista helppokäyttöisyys / Check Accessibility -toiminto), jonka avulla voit tarkistaa joitakin saavutettavuusasioita.
Tyylejä käyttämällä saat dokumentillesi selkeän rakenteen
Käytä valmiita otsikkotyylejä. Wordissa on oletuksena tarjolla peräti yhdeksän otsikkotasoa, Heading 1–Heading 9. Esim. HTML:ssä (jolla websivut tehdään) tasoja on kuusi ja yleensä niinkään monta ei tarvita, vaan yleensä 3–4 tasoa riittää mainiosti. Oleellista on, että käytät tasoja hierarkkisesti, eli et jätä yhtään tasoa välistä ja ensimmäinen taso on 1.
Otsikkotason valinnan perusteena ei siis saa olla otsikoiden oletusulkoasu, vaan rakenteen loogisuus. Jos oletusulkoasu ei miellytä, eikä esim. graafinen ohjeisto sido sinua, voit valita fontin, sen koon ym. tyyliseikat itse. Kiinnitäthän huomiota siihen, että tekemäsi valinnat parantavat luettavuutta. Jos teet dokumentistasi PDF-muunnoksen, voit luoda siihen otsikoiden pohjalta kirjanmerkkien avulla sisällysluettelon, jonka avulla dokumentissa navigoiminen helpottuu.
Katso Microsoftin sivuillaan julkaisema lyhyt, englanninkielinen ohjevideo tyylien käyttämisestä. (Saat laitettua videoon englannikielisen tekstityksen videon omissa asetuksissa.)
Otsikkotason määrittäminen
Wordissa löydät tyylit valintanauhan Aloitus/Home-kohdasta. Laajoissa dokumenteissa, kuten opinnäytetyöt tai artikkelikokoelmat, voit käyttää useampiakin 1-tason otsikoita. (Jos tarjoat saman sisällön myös webbiversiona (=webbisivut), kannattaa jakaa sisältö useammalle sivulle siten, että kullakin webbisivulla on vain yksi 1-tason otsikko.)
Käytä selkeää otsikkohierarkiaa, äläkä jätä otsikkotasoja välistä. Jos dokumentissasi on 3-tason otsikko, sen yläpuolelta on löydyttävä myös 2- ja 1-tason otsikot, joita se 3-tason otsikko tarkentaa.
Otsikkotasoista on hyötyä kirjoittajalle, lukijalle ja tiedon hakijalle
Otsikkotasojen käyttö onnistuu helposti ja nopeasti tyylejä käyttämällä: riittää kun määrittelet otsikkotyylien ulkoasun kerran. Kun valitset otsikoillesi oikean otsikkotason, tekstin ulkoasu muuttuu otsikkotasolle määrittelemäsi tyylin mukaiseksi.
Näkevä lukija erottaa otsikkotasot toisistaan tyylimääritellyssä määräämäsi ulkoasun perusteella. Ruudunlukijaa käyttävä käyttäjä taas hahmottaa dokumentin rakenteen siinä käytetyn otsikkohierarkian perusteella.
Tyypillisesti hakukoneet priorisoivat otsikkotekstejä, eli jos hakusana on otsikossa, se nousee ylemmäksi hakutuloksissa kuin teksti, jossa hakusana on vain leipätekstissä.
Kuvaavat lauseotsikot kertovat heti mistä on kysymys ja ne myös nousevat paremmin hakukonetuloksiin
Kun otsikko on hyvä, lukijalle selviää nopeasti mistä on kyse ja mikä on kirjoittajan näkökulma. Kielikello-lehdessä kerrotaan lisää siitä, millainen on hyvä otsikko.
Otsikot ovat tärkeitä paitsi dokumentin rakenteen ymmärtämisen kannalta, myös dokumentin löydettävyyden kannalta: Googlen hakukone osaa indeksoida HTML-sivujen lisäksi paljon muitakin tiedostoja, mm. juuri Office-dokumentit ja PDF-tiedostot. Saavutettava tiedosto on samalla hakukoneoptimoitu tiedosto!
(Ks. H42: Using h1-h6 to identify headings | WAI | W3C)
Kielen määrittely on tarpeen paitsi oikoluvussa, myös ruudunlukijan käyttäjälle
Dokumentissa käytetty kieli, sen selkeys ja oikeinkirjoitus ovat merkittäviä dokumentin ymmärrettävyyden kannalta. Kielenhuolto onkin oleellinen osa sisällöntuottajan työtä. Saat tekstistäsi selkeämpää, kun sovellat selkokielen periaatteita: tekstin ei tarvitse olla varsinaista selkokieltä, ellei kohderyhmä sitä erityisesti tarvitse, mutta mikä tahansa kohderyhmä hyötyy selkeämmästä tekstistä.
Kun kirjoitat tekstin Wordilla, käytä aina oikolukua. Jotta oikoluku toimisi oikein, sinun pitää asettaa dokumentin tekstille oikea kieli. Kieliasetus on tärkeä myös ruudunlukijan kannalta, sillä jotkut ruudunlukijaohjelmat valitsevat käytettävän kielen dokumentissa asetetun kielen mukaan. Oletuskieli kannattaa asettaa heti oikeaksi, kun alat kirjoittaa dokumenttia. (Ks. Understanding Success Criterion 3.1.1: Language of Page | WAI | W3C )
Jos tiedostossasi on kokonainen kappale tai kappaleita muulla kielellä kuin muu dokumentti, kannattaa asettaa ko. kohdalle oikealle kieli, niin oikolukukin osaa korjata sen oikein:
- Valitse teksti, jonka kielen haluat määrittää.
- Valitse Tarkista-välilehdessä Kieli (verkkoversiossa Kieliasun tarkistus) ja valitse sitten Määritä tekstintarkistuskieli.
- Hae oikea kieli valikosta, ja valitse se.
- Valitse OK.
(Ks. Understanding Success Criterion 3.1.2: Language of Parts | WAI | W3C)
Vaihtoehtoiset kuvaukset kuville
Erityisesti ruudunlukijan käyttäjiä ajatellen, kaikille kuville pitää laittaa tekstimuotoinen kuvaus, eli kaikilla kuvilla pitää olla ns. alt-attribuutti. Kokonaisuuden ymmärtämisen kannalta oleelliset kuvat selitetään aina tekstimuodossa. Kuvasta ei tarvitse selittää muuta kuin sen sisältämä oleellinen tieto. Hyvä vaihtoehtoinen kuvaus on teksti, jolla korvaisit kuvan, jos se pitäisikin ottaa kokonaan pois.
Vaihtoehtoinen kuvaus tarjotaan niille käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa. Jos kuvan oleellinen sisältö on jo täysin kuvattu leipätekstissä, tai kuvalla ei ole muuta kuin puhtaasti koristeellinen tarkoitus, kuvalle pitää siltikin määritellä vaihtoehtoinen kuvaus, mutta silloin se tulee silloin määritellä tyhjäksi: ruudunlukija osaa nimittäin ohittaa kuvan, jolla on tyhjä alt-attribuutti.
Jos et erikseen määrittele vaihtoehtoista kuvausta, Word ei tee alt-attribuuttia ollenkaan, jolloin ruudunlukija kertoo käyttäjälle, että tässä on nyt kuva, ja lukija saattaa kertoa käyttäjälle esim. kuvan tiedostonimen. Vaikka kuvassa ei olisi ollutkaan mitään tärkeää, niin ruudunlukijan käyttäjälle saattaa silti turhaan jäädä tunne, että hän on jäänyt jostain paitsi.
Jos kuva ei ole koriste ja lisäät sille vaihtoehtoisen kuvauksen, laita kuvauksen loppuun piste, niin ruudunlukijan käyttäjä erottaa selvemmin, missä kohdassa kuvaus loppuu.
Näin lisäät kuvalle vaihtoehtoisen kuvauksen Wordissa:
- Wordin selainversiossa löydät toiminnon valintanauhasta: Selainikkunan leveydestä riippuu, näkyykö optio suoraan valintanauhassa, vai onko se piilotettu.
- Wordin työpöytäversiossa Windowsissa löydät Muokkaa vaihtoehtokuvausta (Alt text) -option helpoiten, kun menet kuvan päälle ja avaat siinä hiiren kakkospainikkeella pikavalikon.
- Wordin työpöytäversiossa Macissa löydät Alt text -kohdan, kun valitset kuvan, jolloin Picture format -välilehti avautuu. Valitse Format Pane -sivupaneelista Layout & Properties -kohta.
alt="Käsin piirretyssä viivapiirustuksessa seisoo T-asennossa alaston mies, kädet suorina sivuille levitettyinä. Kuvassa esitetään myös toinen asentovaihtoehto, jossa miehen jalat ovat harallaan ja levitetyt kädet ovat ylempänä siten, että sormenpäät ovat päälaen korkeudella. Miehen ympärillä on neliö, joka on miehen korkuinen. Nelilö osoittaa, että miehen käsiväli on sama kuin hänen pituutensa. Miehen ympärillä on myös ympyrä. Miehen jalkaterät ja päälaen korkeudelle nostetut sormenpäät koskettavat ympyrän kehää ja hänen napansa on ympyrän origossa."
Katso Microsoftin omat versiokohtaiset ohjeet vaihtoehtokuvausten lisäämisestä.
Merkitse koristekuvat ja leipätekstissä jo selitetyt kuvat koristeiksi
Ihan kaikilla kuvilla on oltava kuvaus. Jos kuva on koriste, sen kuvaus pitää olla tyhjä. Sama koskee sellaisia sisältöä tukevia kuvia, jotka on jo selitetty leipätekstissä, jolloin ei ole hyödyllistä avata asiaa enää toiseen kertaan. Uusimmassa Wordin työpöytäversiossa (WIN) voit laittaa vaihtoehtoisen tekstin määrittelyssä kuvalle rastin Merkitse koristeelliseksi (Mark as decorative) -kohtaan. Tämä luo kuvalle tyhjän alt-attribuutin. Esimerkiksi, voisit kirjoittaa aiemman esimerkkikuvauksen leipätekstiin, jolloin voisit merkitä kuvan koristeeksi. Vaihtoehtoisesti voisit miettiä sopivan yhdistelmän, jossa kuvan ja leipätekstin näkevä saisi samat tarpeelliset tiedot kuin leipätekstin ja vaihtoehtoisen tekstin kuunteleva tai pistenäytöllä lukeva henkilö. Noin yleisesti voisi sanoa, että vaihtoehtoinen kuvaus on hyvä pitää napakkana, ja joissakin työkaluissa sen merkkimäärää on voitu rajoittaa. Vaihtoehtoista kuvausta kohdellaan yhtenä kappaleena, eikä sen sisällä voi olla esimerkiksi listaa tai erikielisiä osuuksia.
Esimerkki leipätekstin ja vaihtoehtoisen kuvauksen yhdistelmästä:
Leonardo Da Vincin kuuluisa kuva, Vitruviuksen mies, esittää ihmisen ihanteelliset mittasuhteet roomalaisen arkkitehti Vitruviuksen mukaan. Leonardo esittää miehen kahdessa asennossa: perusasennossa, jalat suorana ja kädet sivuille levitettyinä, sekä haara-asennossa, kädet nostettuna suorina sivuille mutta ylemmäs niin, että sormenpäät ovat samalla korkeudella kuin miehen päälaki. Miehen ympärille on piirretty neliö, joka on miehen korkuinen. Neliö osoittaa, että miehen käsiväli on sama kuin hänen pituutensa. Miehen ympärillä on myös ympyrä. Miehen jalkaterät ja päälaen korkeudelle nostetut sormenpäät koskettavat ympyrän kehää ja hänen napansa on ympyrän origossa.
alt="Käsin piirretty viivapiirustus, jossa alaston mies seisoo kahdessa vaihtoehtoisessa asennossa, eli kuvassa näkyy neljä jalkaa ja neljä kättä."Tai jos katsotaan, että kuva on jo selitetty riittävästi leipätekstissä, kuvan voisi merkitä koristeeksi. Voisi sanoa, että ehkä tämä kuvan avaaminen leipätekstissä on parempi kuin se versio, jossa kuvaus ei ollut leipätekstissä, sillä tässä tapauksessa näkeväkin lukija voisi hyötyä siitä, että kuva on selitetty kirjallisesti myös hänelle?
Huom. Jos sinulla on käytössäsi sellainen Wordin versio, jossa ei ole mahdollista merkitä kuvaa koristeeksi, voit kiertää ongelman niissä siten, että laitat kuvalle vaihtoehtoisessa kuvauksessa Description-kenttään välilyönnin. Tämä saa aikaan seuraavanlaisen alt-attribuutin: alt=” ”. Sen pitäisi oikeastaan olla tyhjä, eli alt=””. Mutta onneksi ruudunlukija käsittelee tuota pelkkää välilyöntiä käyttäjän näkökulmasta oikein, eli ruudunlukija ei ilmoita kuvasta käyttäjälle, jos kuvauksessa on vain välilyönti. Jos et voi merkitä kuvia koristeeksi käytössäsi olevassa Wordissa ja käytät välilyöntiä vaihtoehtokuvauksissa, niin huomaa, että Wordin Check Accessibility -toiminto huomauttaa vaihtoehtoisen kuvauksen puutteesta, jos kuvauksessa on pelkkä välilyönti. Siinä tapauksessa pidä itse kirjaa, että olet varmasti laittanut välilyönnin kuville, jotka eivät tarvitse vaihtoehtoista tekstikuvausta!
Wordin uusissa versioissa on myös tekoälyä hyödyntävä ”Luo kuvaus puolestani” -ominaisuus, joka yrittää arvata kuvan sisällön ja ehdottaa kuvalle vaihtoehtoista kuvausta: sitä ominaisuutta ei kannata käyttää. Kuvan vaihtoehtoinen kuvaus riippuu kontekstista, eikä tekoäly tyypillisesti tiedä, mitä sinä haluat kuvalla kertoa. Tekoälyn tekemät ehdotukset ovat pääsääntöisesti käyttökelvottomia. Esimerkiksi, sen ehdottama vaihtoehtokuvaus aiemman esimerkin Viturviuksen miehelle oli ”A drawing of a person with arms stretched out. AI-generated content may be incorrect.” – Ehkä tämä olisi hyvä kuvaus johonkin tilanteeseen, mutta jos tarkoitus on esittää samat asiat kuin esimerkissä, kuvaus ei juurikaan palvele käyttäjiä.
Kun dokumenttisi on valmis, anna dokumentille otsikko tiedoston ominaisuuksissa
Anna tiedostollesi otsikko tiedoston metatietoihin: Valitse Tiedosto (File) / Ominaisuudet (Properties) ja määrittele tiedoston otsikko sille varattuun Otsikko (Title) -kenttään. Voit halutessasi täydentää samalla myös muita dokumenttiin liittyviä asioita, kuten avainsanoja; niiden avulla löydät tiedoston helpommin esim. kun haet tiedostoa joskus myöhemmin tietokoneesi resurssienhallinnan kautta. (Huom. Otsikkotieto metatiedoissa on pakollinen, jos teet tiedostosta arkistokelpoisen PDF-tiedoston. Voit tosin muokata metatietoja myös esim. Acrobat Prossa tai Readerissa. Tällöin se on tosin muistettava tehdä uudestaan, jos päivität tiedostoa Wordin kautta.)
Saavutettavuuden tarkistaminen Wordissa
Wordin Tarkista (Review) -kohdassa on Tarkista helppokäyttöisyys (Check Accessibility) -toiminto. Sitä klikkaamalla saat tehtyä koneellisen pikatarkastuksen dokumenttisi saavutettavuudesta. Tarkistus on hyvä lähtökohta, vaikka se ei kykenekään tunnistamaan kaikkia ongelmia.
Ota hyväksi tavaksi tarkistaa dokumentti ennen sen julkaisua ja mahdollista muuntamista PDF-tiedostoksi. Työkalu tarkistaa mm. onko kaikilla kuvilla vaihtoehtoinen kuvaus ja onko tekstin ja sen taustan välinen kontrasti riittävä. Huomaa, että työkalu ei voi tietää, oletko käyttänyt rakenteita järkevästi sisällön todellisen merkityksen kannalta. Eikä se (vielä) edes tarkista kaikkea sellaista, mikä olisi periaatteessa koneellisesti tarkistettavissa: Se ei esimerkiksi ehdota otsikkotyylien käyttöä, jos niitä ei ole käytetty. Se ei liioin tunnista, jos olet käyttänyt pelkkää väriä tiedon välittämiseen, jolloin esimerkiksi värisokealta henkilöltä voi jäädä tieto saamatta.
Osa saavutettavuusvaatimuksista onkin aina ihmisen tarkistettava. Tarkista siis vielä ainakin, että otsikkohierarkia on looginen, otsikot kuvaavat sisältöjä hyvin ja linkkitekstit ovat kuvaavia. Esimerkiksi ”Lue lisää” ei käy linkkitekstiksi. Linkkitekstistä pitää selvitä minne linkki vie. Tarkista myös vaihtoehtoiset kuvaukset ja miten ne istuvat kontekstiin. Tässä ohjeessa ei käsitelty taulukoita, mutta niistä voisi lyhyesti sanoa, että taulukoissa on aina oltava otsikkorivi teknisesti määriteltynä, ei siis pelkästään otsikkoriviltä visuaalisesti näyttävä rivi. Taulukot kannattaa pitää yksinkertaisena ja jos koet tarvetta käyttää yhdistettyjä/jaettuja soluja, yksinkertaisinta on jakaa taulukko kahdeksi tai useammaksi taulukoksi. Katso Microsoftin oma ohje, Video: Create accessible tables in Word – Microsoft Support.
Vinkki: Levitä saavutettavuustietoutta lisäämällä tiedostosi loppuun linkki tälle sivulle! Voit kopioida ja liittää tiedostosi loppuun esimerkiksi seuraavan tekstin:
Olen tehnyt tämän tiedoston saavutettavaksi ict.oulu.fi:n Näin teet saavutettavan Word-dokumentin -ohjeen mukaan.