Automaattinen poissaoloviesti Outlookiin
Kun olet lomalla, sinun kannattaa laittaa sähköpostiisi sellainen automaattinen poissaolovastaus, joka tavoittaa kaikki ne oman organisaatiosi jäsenet, jotka laittavat sinulle sähköpostia lomasi aikana. Lisäksi voit laittaa automaattisen vastauksen kaikille niille, jotka ovat Outlookin yhteystiedoissasi, vaikka he eivät olisikaan samassa organisaatiossa. Lisäksi Outlookissa on mahdollista laittaa poissaoloviesti ihan kaikille viestin lähettäjille, tosin se ei ole suositeltavaa.
1. Avaa Outlook ja valitse yläpalkin vasemmata reunasta Tiedosto (File), sitten vasemmasta reunasta Tiedot (Info) ja paina lopuksi Automaattiset vastaukset (Automatic Replies) -painiketta.
TAI jos käytät sähköpostiasi selaimen kautta, pääset automaattiviestin asettamiseen hammasratasvalikosta:
(Huom! Vaikka ohje tästä eteenpäin on tehtykin Outlookin työpöytäversiolle, ohje pätee myös selaimen kautta toimiessa.)
2. Valitse Lähetä automaattiset vastaukset (Send automatic replies), rastita Lähetä vain tällä aikavälillä (Only send during this time range) -kohta.
- aseta lomasi alkamis- ja päättymisaika. Huomaathan, että alkamisaika tulee asettaa siten, että se alkaa heti lomaa edeltävän työvuoron lopusta, jolloin mahdolliset viimeisen päivän illalla saamasi viestitkin saavat automaattisen vastauksesi!
- Kirjoita poissaoloviestisi sille varattuun kenttään. Viestiin kannattaa kirjoittaa lomalta paluun ajankohta ja tieto siitä, mihin kiireiset viestit kannattaa lomasi aikana lähettää, eli esim. sijaisesi osoite tai jokin sopiva yleisosoite.
- Paina lopuksi OK.
3. Jos tahdot lähettää automaattiset vastaukset myös organisaation ulkopuolisille henkilöille, avaa vielä samassa näkymässä Oman organisaation ulkopuolella (Outside My Organization) -välilehti. Laita rasti Automaattinen vastaus oman organisaation ulkopuolisille henkilöille (Auto-reply to people outside my organization) -kohtaan. Valitse Vain Omat yhteystiedot (My Contacts only), jolloin vastaus ei lähde tuntemattomiin osoitteisiin. Kirjoita sitten viestikenttään automaattivastauksesi. Tyypillisesti ulkopuolisille lähetettävä vastaus on formaalimpi kuin työkavereille lähetettävä. Paina vielä lopuksi OK.
Henkilökuntaan kuuluva: laitettuasi poissaoloviestin, ilmoitathan vielä loma-aikasi myös puhelinvaihteeseen!
Loman ajaksi sähköpostiin sellainen automaattinen poissaolovastaus, joka lähetetään ihan kaikkiin viesteihin?
– Ei kannata! Mutta miksi?
Automaattinen vastaus sähköpostiin saattaa joissakin postijärjestelmissä aiheuttaa vastauskierteen (joskaan ei meillä) ja saatu hyötykin suhteellisen olematon. Esimerkiksi kun sähköpostiisi tulee roskapostia, niin sinulla on ongelma: Jos automaattinen vastauksesi menee roskapostittajalle, se varmistaa samalla, että osoitteesi on käytössä oleva osoite ja saamasi roskapostin määrä mahdollisesti lisääntyy entisestään. Jos taas roskapostiin on väärennetty viestin lähettäjän osoitteeksi jonkun sivullisen osoite, lomaviestisi ohjautuu hänelle – ja samalla olet jo itsekin roskapostittaja! (Saattaa käydä niinkin, että lomaviestistäsi johtuen osoitteesi päätyy vastaanottajan ’mustalle listalle’ ja jos sattumalta olisit jatkossa laittamassa postia ko. taholle, voikin viestisi päätyä suoraan roskiin.)
Automaattinen lomallaoloilmoitus sähköpostissa ei ole niin paljon käytetty, että voisi olettaa ihmisten olevan tavoitettavissa silloin kun automaattista poissaoloviestiä ei tule. Sähköpostiin voi suhtautua kuten tavalliseen kirjeeseen: et voi tietää vastaanottajan saaneen viestiäsi ennen kuin saat vastauksen. Jos sinulla on kiireistä asiaa, niin pyydä vastaanottajaa kuittaamaan, että viesti on tullut perille. Jos vastausta ei ala kuulua, niin varminta on soittaa puhelimella. Jos soitat vaihteeseen, niin siellä yleensä osataan kertoa, kun tavoittelemasi henkilö onkin lomalla.
Miten lomasta sitten pitäisi ilmoittaa oman organisaation ulkopuolisille?
Automaattisia vastauksia parempi tapa ilmoittaa lomista olisi esim. tiedote henkilökohtaisella webbisivulla. Tärkeiden ja tiiviiden kontaktien tapauksessa asiasta voi ilmoittaa erillisellä viestillä ennen lomalle lähtöä. Kannattaa myös opastaa ihmisiä käyttämään mahdollisuuksien mukaan ns. yleisosoitteita. Esimerkiksi opintotoimistoon kannattaa laittaa postia opintotoimiston yleisosoitteeseen sen sijaan, että kirjoittaisi suoraan jollekin opintotoimistossa työskentelevälle. Tällöin viestin saa useampi ihminen ja asia etenee nopeammalla aikataululla eikä ainakaan jää kiinni yhden ihmisen loma-aikataulusta.
Muistathan myös, että automaattivastauksien lähettely postituslistoille ei ole netiketin mukaista.