Sähköpostin automaattinen allekirjoitus
eli ”signature” tai tuttavallisemmin ”sigu”
Voit halutessasi lisätä sähköpostiviestiesi loppuun automaattisen allekirjoituksen. Huomaa, että tässä ei ole kyseessä ns. digitaalinen allekirjoitus. Digitaalisen allekirjoituksen tarkoituksena on varmentaa kirjoittajan henkilöllisyys, kun taas automaattinen sähköpostiviestin allekirjoitus on vain lyhyt teksti viestin lopussa, joka ei sinänsä takaa, että allekirjoituksessa näkyvä nimi olisi viestin kirjoittaja. Alla on muutama malli, joita voit halutessasi käyttää. Sivun lopussa on taustatietoa ja perusteluja allekirjoituksen sisällölle ja muodolle.
Työpostien allekirjoitusmalleja
Sisäinen viesti, tuttavallinen:
-- terveisin, Nimi p. XXX XXX XXXX
Muodollinen työviesti, suomenkielinen:
-- Etunimi Sukunimi, titteli Oamk, osasto p. XXX XXX XXXX, <etunimi.sukunimi@oamk.fi> <https://oamk.fi/>
Voit halutessasi korvata Oamkin webisivulinkin omalla websivullasi, jos sinulla on sellainen.
Muodollinen työviesti, englanninkielinen:
-- Etunimi Sukunimi, occupational title The Oulu University of Applied Sciences (Oamk), Department Tel. +358 XX XXX XXXX <https://oamk.fi/en/>
Joitakin englanninkielisiä nimikkeitä löytyy täältä: http://db3.oph.fi/sanasto/sanahaku_s.asp
ja loput käännökset voit etsiä esim. Net MOT -sanakirjasta.
(Jos ohjetta käytetään sellaisella osastolla, jonka nimi on pitkä eli ”The Oulu University of Applied Sciences (Oamk)” ja osaston nimi samalla rivillä ylittävät 80 merkkiä välilyönteineen, niin silloin voi laittaa rivin näin ”Oamk, a Department With a Long Name”.)
Voit halutessasi laittaa Oamkin webbilinkin tilalle oman englanninkielisen websivusi osoitteen.
Suositus allekirjoituksen sisällöstä
Tekstimuotoisessa allekirjoituksessa tulee vähintään olla oma nimi, ja lisäksi siihen voidaan laittaa esim. asema/titteli organisaatiossa ja yhteystiedot. Huomaa, että allekirjoituksen pituus ei mielellään saisi ylittää neljää riviä. Aiemmin tätä suositusta perusteltiin sillä, että vastaanottajan oli turha maksaa nettiyhteyden käytössään vastaanottamiensa viestien turhista riveistä (RFC 1855). Nyt tuo perustelu ei ole enää relevantti, mutta johtuen sähköpostin käyttäjien piittaamattomuudesta sähköpostin lainauskäytännöissä, suositus on edelleen pätevä: Olet luultavasti itse nähnyt lainatussa tekstissä pitkiä yli 10 rivin allekirjoituksia, jotka haittaavat tekstin luettavuutta etenkin useita viestejä käsittävissä ketjutetuissa viesteissä. (Oikea tapa sähköpostilainauksissa olisi jättää lainatuista viesteistä pois kaikki vastauksen kannalta epäolennainen, eli ainakin ne alkuperäisen viestin kirjoittajan yhteystiedot!) Koska et voi itse vaikuttaa siihen miten vastaanottaja viestejäsi lainaa, on suositeltavaa käyttää lyhyttä allekirjoitusta.
Allekirjoituksen sisällön tulisi riippua siitä, että missä roolissa ja kenelle viesti lähetetään, eli allekirjoitusvaihtoehtoja voi olla useampiakin. Käytössämme oleva Outlook antaa sinun määritellä tarvittaessa erilaisia vaihtoehtoja eri tilainteisiin. Yhdelläkin allekirjoituksella pärjää oikein hyvin – ja hyvin pärjää myös ilman valmiita allekirjoituksia. Mutta jos lähetät paljon työsähköposteja, voisi olla käytännöllistä, että tekisit valmiiksi 2–3 allekirjoitusvaihtoehtoa sähköpostiviestiesi loppuun. Esim. suomenkielinen ja englanninkielinen muodollinen allekirjoitus ja sisäiseen viestintään sopivampi tuttavallinen allekirjoitus voisivat osoittautua hyödyllisiksi.
Allekirjoituksen tekniset muotovaatimukset
Sähköpostiohjelman pitäisi osata lisätä automaattisen allekirjoituksen alkuun oikeat erotinmerkit (eli seuraavat lainausmerkkien sisällä olevat kolme merkkiä "-- "). Outlook ei tätä tee, joten lisääthän allekirjoituksen alkuun nuo merkit omalle rivilleen. Itse allekirjoituksessa tekstirivin pituus saa olla korkeintaan 80 merkkiä. Kuvia ei voi suositella allekirjoitukseen liitettäväksi, vaikka niiden laittaminen useissa sähköpostiohjelmissa, kuten myös Outlookissa, on mahdollista. Tätä ei suositella siksi, että monilla vastaanottajilla sähköpostiin liitetyt kuvat eivät näy lainkaan, johtuen joko heidän käyttämästään sähköpostiohjelmasta tai sen asetuksista. On myös huomattava, että kuva ei koskaan saa olla ainoa esitysmuoto silloin kun ei tiedetä, kykeneekö vastaanottaja näkemään kuvaa. Tätä ei tyypillisesti tiedetä sähköpostin tapauksessa. Siispä älä sisällytä allekirjoitukseesi logoa tai muuta kuvaa, tai ainakin lisää mahdolliselle logolle vaihtoehtoinen kuvaus (Add Alternative Text -toiminnon löydät kuvan kohdalla hiiren kakkospainikkeella avautuvasta pikavalikosta). Pelkkä teksti on muotoiltua tekstiä parempi esitystapa, eikä vCard-muotoista elektronista käyntikorttia tulisi lähettää vastaanottajalle, joka ei ole sellaista erikseen toivonut.