Tiedon luokittelun työkalu käyttöön 15.11.2026: Mikä muuttuu tutkijan työssä? 

Tutkijan päivittäinen työ Teamsissa, OneDrivessa ja Office-sovelluksissa jatkuu pääosin ennallaan. 

Jatkossa tiedostojen omistajat ja sähköpostiviestien lähettäjät määrittävät tiedostoille ja sähköpostiviesteille niiden sisältöä vastaavan luokituksen, jotta tutkimusaineistoja, keskeneräisiä tutkimustuloksia ja muita luottamuksellisia tietoja käsitellään turvallisesti niiden vaatimalla suojaustasolla. 

Tutkijan työssä käsitellään usein tietoa, joka vaatii huolellista suojaamista. Tällaisia voivat olla esimerkiksi: 

Jos tällaisia tietoja käsitellään tai säilytetään Microsoft 365 -ympäristössä, ne tulee luokitella asianmukaisesti. 

Tutkijana tiedät itse parhaiten, millaista tietoa tutkimushankkeessasi kerätään ja käsitellään. Voit käyttää Microsoft 365 -palveluita tutkimuksen tukena silloin, kun se on tutkimusaineiston luonteen, tietosuojavaatimusten ja tutkimushankkeen ehtojen näkökulmasta sallittua. Erityisen arkaluonteisten tutkimusaineistojen säilytyksessä tulee käyttää yliopiston erikseen tarjoamia turvallisia ratkaisuja ja noudattaa tutkimushankkeelle annettuja ohjeita. Katso myös ohjeet henkilötietoja sisältävän tutkimusaineiston säilyttämisestä ja jatkokäytöstä (Patio: edellyttää kirjautumista). 

Tiedon luokittelu auttaa suojaamaan: 

Kun valitset käsiteltävälle tiedostolle sen sisältämän tiedon mukaisen suojaustason, vähennät riskiä, että tietoa jaetaan tai käsitellään vahingossa liian laajasti. 

Kyllä. 

Tiedon luokittelu ei estä tutkimusyhteistyötä tai tiedostojen jakamista tutkimuskumppaneille. Luokitukset 1R ja 2A (sekä 4G) asettavat kuitenkin rajoituksia tiedon jakamiselle ja auttavat varmistamaan, ettei tietoa luovuteta laajemmalle joukolle kuin on tarkoitus.  

Teams-työtilan luokittelulla voidaan rajata tarvittaessa ulkopuolisten pääsyä työtilaan.  

Tiedon luokittelumalli koskee kaikkia dokumentteja, mutta tiedon luokittelua auttavat työkalut ovat käytettävissä ainoastaan M365-ympäristössä. Luokittelu ei koske ainoastaan uusia dokumentteja. 

Myös vanhoja tiedostoja tulee tarkastella ja luokitella niiden sisältämän tiedon mukaisesti. Tämä on erityisen tärkeää ennen Microsoft 365 Copilotin laajempaa käyttöönottoa, sillä Copilot voi hyödyntää käyttäjän käyttöoikeuksien piirissä olevia tiedostoja, ellei niiden käyttöä ole rajoitettu luokituksen avulla. 

Huomaa, että Copilot voi hyödyntää jakamaasi tiedostoa, jos olet jakanut sen henkilölle, jolla on Copilot käytössään, ja tiedoston luokka on 5W, 4G tai 3Y. Luokkien 1R, 2A ja Private tiedostot on rajattu Copilot-käsittelyn ulkopuolelle. 

Tiedoston versiohistoriaan voi jäädä vanhoja versioita, jotka sisältävät luottamuksellista tai salassa pidettävää tietoa. Kuka tahansa tiedostoon muokkausoikeuden saanut henkilö voi tarkastella aiempia versioita versionhallinnan kautta. 

Huomaa, että Microsoft 365 Copilot ei käytä tiedostojen aiempia versioita. 

Jos laadit 2A- tai 1R-luokan dokumentista version, joka ei enää sisällä korkeamman luokituksen tietoja, tallenna se uutena tiedostona ja määritä sille alempi luokitus. Näin alkuperäisen dokumentin korkeampaan luokitukseen kuuluvat tiedot eivät jää uuden tiedoston versiohistoriaan käyttäjien nähtäville. 

Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun tiedosto jaetaan alkuperäistä dokumenttia laajemmalle käyttäjäjoukolle. 

Tutkimusjulkaisujen osalta luokittelu tehdään aineiston sisällön perusteella. 

Keskeneräiset julkaisut ja käsikirjoitukset kannattaa luokitella aineiston luonteen mukaisesti. 

Valmiit julkaisut ovat usein julkisia eivätkä yleensä tarvitse erityistä suojausta. 

Huomaa, että henkilötietoja voi esiintyä kaikissa luokissa. Sopiva luokka riippuu siitä, millaisista henkilötiedoista on kyse. Tiedon luokittelu on riskiperusteista. 

Lisätietoa löydät ohjeista:

Ole yhteydessä tiedonluokittelu-projektiryhmään osoitteella tiedonluokittelu@oulu.fi. Viestisi menee ServiceDeskiin, ja projektiryhmä vastaa sinulle sähköpostitse.