Tämä ohje koskee kokousten, opetuksen, luentojen, webinaarien, esitysten ja muiden tilaisuuksien tallentamista video-, ääni- tai tekstimuodossa. Ohjetta sovelletaan esimerkiksi Zoomissa, Teamsissa ja muissa tallennuspalveluissa tehtäviin tallenteisiin.
Ennen tallentamista määritä tallenteen käyttötarkoitus, kohderyhmä ja säilytysaika. Kerro tallentamisesta etukäteen. Jaa tallenne vain sitä tarvitseville ja poista se, kun käyttötarkoitus päättyy.
Tallentajan vastuut
Tallentaja vastaa tallentamisen tarpeellisuudesta sekä tallenteen suojaamisesta, jakamisesta, säilyttämisestä ja poistamisesta. Jos tallenne luovutetaan toiselle henkilölle, vastaanottaja vastaa sen käsittelystä ja mahdollisesta edelleen jakamisesta.
Tallenne voi sisältää henkilötietoja, kuten nimiä, ääntä, kuvaa ja keskusteluissa esiin tulevia tietoja. Se voi sisältää myös tekijänoikeudella suojattua aineistoa. Jaa tallenne vain henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työ- tai opiskelutehtävässään.
Verkossa jaetun tallenteen kopiointia tai edelleen jakamista ei voi täysin estää: ruudunkaappaus tai erillinen tallennus voi syntyä ilman palvelun ilmoitusta. Rajaa siksi sisältö, kohderyhmä ja katseluoikeudet huolellisesti.
Älä tee tilaisuudesta omaa tallennetta ilman järjestäjän lupaa. Myös osallistujan tallenteeseen sovelletaan samoja tietosuoja-, tietoturva- ja tekijänoikeusperiaatteita kuin järjestäjän tallenteeseen.
Ennen tallentamista
Arvioi tallentamisen tarve
Tallenna vain perusteltuun tarpeeseen, esimerkiksi opetuksen kertaamista, poissaolleita osallistujia, perehdytystä, saavutettavuuden tukemista tai tuotosten ja jatkotoimien kokoamista varten. Myös julkinen luento tai esitys voi olla tarkoitettu tallennettavaksi. Arvioi, riittäisikö muistio, pöytäkirja, esitysmateriaali tai luentomuistiinpanot tai voisiko tallentaa vain osan tilaisuudesta.
- Voiko tallentaminen vähentää keskustelun avoimuutta?
- Käsitelläänkö tilaisuudessa luottamuksellisia asioita tai henkilötietoja, joita ei pidä tallentaa?
- Onko tallenteen kohderyhmä, säilytysaika ja turvallinen säilytyspaikka määritelty?
Jos muistio riittää, koko kokousta ei yleensä tarvitse tallentaa. Muistion laatimisen tueksi tehty tilapäinen tallenne on poistettava heti, kun muistio on valmis.
Opetuksen, luentojen ja webinaarien tallentaminen
- Päätä, käytetäänkö tallennetta vain nykyisellä opintojaksolla vai myös myöhemmin.
- Huolehdi selkeästä äänestä ja rakenteesta. Kerro ääneen myös ruudulla näkyvät olennaiset asiat, jotta sisältöä voi seurata näkemättä ruutua.
Jos tallennetta käytetään myöhemmin toisella opintojaksolla tai verkkokurssin pysyvänä materiaalina, käsittele sitä uudelleenkäytettävänä oppimateriaalina. Tarkista ennen julkaisemista sisällön ajantasaisuus, saavutettavuus, käyttöoikeudet, henkilötietojen käsittely ja tekstitykset.
Mitä ja ketä tallennetaan?
Älä lähtökohtaisesti tallenna luottamuksellisia keskusteluja, kuten kehityskeskusteluja tai opiskelijan ohjauskeskusteluja, henkilöasioita tai keskusteluja, joissa käsitellään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja. Keskeytä tallennus ennen näiden asioiden käsittelyä.
Jos osallistuja ei halua näkyä tai kuulua tallenteella, sovi vaihtoehtoisesta osallistumistavasta etukäteen. Osallistuja voi esimerkiksi sulkea kameran ja mikrofonin, tai voit tallentaa vain osan tilaisuudesta. Tarjoa tarvittaessa muu tarkoituksenmukainen tapa osallistua. Tarjoa myös tallennettavassa yleisötilaisuudessa mahdollisuuksien mukaan tapa seurata tilaisuutta näkymättä tai kuulumatta tallenteella.
Selvitä ennen vuorovaikutteisen työ-, opetus- tai ohjauskeskustelun tallentamista, millä oikeusperusteella tallenteen henkilötietoja saa käsitellä. Tarkista peruste oman korkeakoulusi tietosuojaohjeista ja kysy epäselvässä tilanteessa neuvoa tietosuojavastaavalta.
Tietosuojaohjeet ja yhteystiedot:
Henkilötietojen käsittely Oulun yliopistossa (oulu.fi)
Tietosuoja Oulun ammattikorkeakoulussa (oamk.fi)
Varmista, että sinulla on oikeus tallentaa ja jakaa käyttämäsi kuvat, videot, äänet ja muut aineistot. Rajaa kamerakuva ja ruudunjako niin, ettei tallenteeseen päädy sivullisia tai siihen kuulumattomia tietoja. Jaa mahdollisuuksien mukaan vain tarvittava ikkuna ja varmista, ettei taustalta kuulu tallenteeseen kuulumattomia keskusteluja.
Piilota osallistujien nimet tallenteelta, elleivät ne ole tarpeen tallenteen käyttötarkoituksen kannalta.
Kerro tallentamisesta etukäteen
Ilmoita tallentamisesta jo kokouskutsussa tai tapahtuman tiedoissa.
Kerro tallenteen käyttötarkoitus, tallennettava sisältö, säilytyspaikka ja -aika sekä kohderyhmä. Anna yhteystiedot tallentamista koskevia kysymyksiä ja vaihtoehtoisesta osallistumistavasta sopimista varten.
Tilaisuuden aikana
- Muistuta tallentamisesta ennen tallennuksen käynnistämistä.
- Neuvo osallistujaa sulkemaan kamera, jos hänen ei tarvitse näkyä tallenteella.
- Keskeytä tallennus ennen luottamuksellisia tai tallenteeseen kuulumattomia osuuksia.
- Huomioi, että chat voi tallennustavasta riippuen näkyä tallenteessa.
- Lue chatissa esitetty kysymys ääneen ennen vastaamista, jotta myös tallenteen katsoja ymmärtää asiayhteyden.
Tallentamisen jälkeen
- Tarkista ennen jakamista, mihin palveluun tallenne on tallennettu tai siirretty automaattisesti.
- Katso tallenne läpi ja muokkaa sitä tarvittaessa. Poista tarpeettomat keskustelut, keskeytykset ja muut tallenteeseen kuulumattomat tiedot.
- Tarkista ja korjaa tekstitysten ja transkription olennaiset virheet.
- Määritä katseluoikeudet ennalta sovitulle kohderyhmälle. Älä jaa tallennetta tarpeettoman laajasti.
- Poista muokkaamaton alkuperäistiedosto, jos siinä on poistettavaa sisältöä eikä sen säilyttämiselle ole perustetta.
- Poista tallenne, kun sen käyttötarkoitus tai säilytysaika päättyy. Tee tarvittaessa poistamisesta kalenterimuistutus.
Säilytä opetustallenteet ja muut pidempään käytettävät videot Panoptossa. Zoomissa tehty pilvitallenne siirtyy sinne automaattisesti. Siirrä muissa palveluissa tekemäsi tallenne tarvittaessa Panoptoon.
Zoomin pilvitallennusohje (ict.oulu.fi)
Panopton käyttö- ja tukiohjeet (ict.oulu.fi)
Ongelmatilanteet
Jos tallenne päätyy sivullisille tai sitä jaetaan väärässä yhteydessä, kyseessä voi olla tietosuoja- tai tietoturvapoikkeama. Noudata organisaation tietoturvapoikkeamaohjetta.
Jos tallenne katoaa, ota yhteyttä ICT-palveluihin. Jos joku pyytää tallennetta julkisuuslain tai muun oikeuden perusteella, ota yhteyttä organisaation lakipalveluihin ennen aineiston luovuttamista.
Tietoturvapoikkeama ja siitä ilmoittaminen (ict.oulu.fi)