Jos käsittelet luottamuksellista tai salassa pidettävää tietoa, voit tallentaa tiedoston salattuna sovelluksen omilla työkaluilla tai useamman tiedoston kerrallaan pakkausohjelmalla.
Tiedostojen salaamisessa määrittelet itse salasanan, jolla voit ne myöhemmin avata. Huomaa, että salasanaa ei voi palauttaa, jos unohdat tai hukkaat sen. Ilman salasanaa tiedosto tai koko tiedostopaketti on menetetty. Salasanojen muistaminen ja säilyttäminen on sinun vastuullasi!
Lyhyet ohjeet salaamiseen:
7-Zip
7-Zip-pakkausohjelmalla voit tehdä salasanalla suojatun paketin yhdestä tai useammasta tiedostosta: valitse tiedostot ja lisää ne pakettiin > anna paketille nimi > syötä salasana kohdassa Suojaus.
Muista, että jos unohdat salasanan, sitä ei voi palauttaa.
BitLocker
ICT-palvelujen ylläpitämän tietokoneen kiintolevylle (C:) tallennetut tiedostot ja kansiot on suojattu BitLocker-salausohjelmalla automaattisesti. Salausohjelma suojaa kiintolevyn niin, että tiedostoihin ei pääse käsiksi ilman käyttöoikeutta ts. ilman asianmukaista AD-tunnusta.
- Voit suojata myös USB-muistin BitLocker To Go -toiminnolla: Avaa BitLocker kirjoittamalla ohjelman nimi Windowsin Etsi-kenttään (Type here to search). Liitä USB-muisti tietokoneeseen ja kun se näkyy ohjelmassa, valitse Turn on BitLocker.
- Ohjelma luo palautusavaimen, tallenna se turvalliseen paikkaan. Tarvitset palautusavainta, jos unohdat salasanan.
- Luo vahva salasana, jolla jatkossa saat tiedostot avattua USB-muistista
Cryptomator
Cryptomator on ilmainen työkalu, jolla voi salata paitsi omassa työasemassa, usb-levyillä ja verkkolevyllä, mutta myös pilvipalvelussa olevia hakemistoja. Hakemistot salataan paikallisella työasemalla ja vasta salaamisen jälkeen synkronoidaan pilveen.
Jos salausvaiheessa asetettu salasana unohtuu, koko salattu aineisto menetetään. Cryptomator ei sovi jaettujen yhteiskäyttöisten tiedostojen salaamiseen. Se ei tunnista, onko joku toinen avannut ja muokannut tiedostoa samanaikaisesti, jolloin se tallennusvaiheessa ylikirjoittaa muiden tekemät muutokset ilman varoitusta. Mm. näiden seikkojen takia ohjelmaa ei voida suositella kuin vain ns. ammattikäyttöön omalla vastuulla. Työkalu on yliopistolla koekäytössä.
Excel-tiedosto
Excelin työpöytäsovelluksessa voit asettaa tiedostolle salasanasuojauksen: Tiedosto/File > Tiedot/Info > Suojaa työkirja/Protect Workbook > Salaa salasanalla/Encrypt with Password.
Muista, että jos unohdat salasanan, sitä ei voi palauttaa.
PDF-tiedosto
Voit suojata PDF-tiedoston salasanalla siinä vaiheessa, kun tallennat sen Office-työpöytäsovelluksessa PDF-tiedostoksi: Tiedosto/File > Tallenna nimellä/Save As > Lisää asetuksia/More options > Asetukset…/Options… > PDF-asetukset: Salaa tiedosto salasanalla/PDF options: Encrypt the document with a password.
Muista, että jos unohdat salasanan, sitä ei voi palauttaa.
PowerPoint-tiedosto
PowerPointin työpöytäsovelluksessa voit asettaa tiedostolle salasanasuojauksen: Tiedsto/File > Tiedot/Info > Suojaa esitys/Protect Presentation > Salaa salasanalla/Encrypt with Password.
Muista, että jos unohdat salasanan, sitä ei voi palauttaa.
Sähköpostin salaaminen
Käytä salattua sähköpostia eli ns. turvapostia aina, kun lähetät luottamuksellista tai arkaluontoista tietoa sähköpostitse yliopiston ulkopuolelle. Lue ohjeet: Turvaposti
Word-tiedosto
Wordin työpöytäsovelluksessa voit asettaa tiedostolle salasanasuojauksen: Tiedosto/File > Tiedot/Info > Suojaa tiedosto/Protect Document > Salaa salasanalla/Encrypt with Password.
Muista, että jos unohdat salasanan, sitä ei voi palauttaa.