Korkeakoulujen sähköisissä palveluissa jaettavien uusien tiedostojen pitää olla saavutettavia. Ihan ensin, tee tiedostostasi saavutettava jo Wordissa. Jos tiedoston sijoituspaikka on korkeakoulun käyttämä sähköinen arkisto, tiedoston pitää olla paitsi saavutettava, sen pitää sen lisäksi olla myös arkistokelpoinen.
Kun muunnat Word-tiedoston PDF-tiedostoksi, laittamalla asetukset oikein, saat tehtyä siitä samalla saavutettavan ja arkistokelpoisen. PDF:stä on olemassa eri versioita eri käyttötarkoituksiin, arkistokelpoinen tallennusmuoto on PDF/A.
PDF/A sopii pitkäaikaisesti säilytettäville dokumenteille, esim. Jultikaan/Theseukseen vietäville opinnäytetöille ja muille arkistoitaville dokumenteille. Jos teet pitkäaikaisesti säilytettäviä PDF-tiedostoja sellaisella työkalulla, jossa voit itse valita tallennusmuodon, valitse silloin arkistokelpoinen “archivable PDF (PDF/A)”.
Arkistokelpoinen formaatti ei sovi esim. täytettäväksi tarkoitetuille lomakkeille. Arkistokelpoisissa dokumenteissa ei ole interaktiivisia osia: Vain staattinen (muuttumaton) dokumentti voi olla arkistokelpoinen. Myös ei-arkistokelpoinen PDF voi silti olla saavutettava.
Anna Word-tiedostollesi otsikko sen ominaisuuksissa jo ennen PDF-muunnosta
Anna tiedostollesi otsikko tiedoston metatietoihin: Valitse Tiedosto (File) / Ominaisuudet (Properties) ja määrittele tiedoston otsikko sille varattuun Otsikko (Title) -kenttään. Voit halutessasi täydentää samalla myös muita dokumenttiin liittyviä asioita, kuten avainsanoja; niiden avulla löydät tiedoston helpommin esim. kun haet tiedostoa joskus myöhemmin tietokoneesi resurssienhallinnan kautta. Otsikkotieto metatiedoissa on pakollinen vaatimus, kun teet tiedostosta arkistokelpoisen PDF-tiedoston.
Jos sinulla on PDF-tiedosto, jolle et ole laittanut otsikkotietoa Wordissa, voit lisätä ja muutenkin muokata metatietoja myöhemminkin esim. Acrobat Prossa tai Readerissa. Metatietojen lisääminen on vain hyvä tapa opetella muutenkin.
DOCX-tiedoston tallentaminen saavutettavaksi ja arkistokelpoiseksi PDF-tiedostoksi
Tarvitse Wordin työpöytäversion voidaksesi tehdä sekä saavutettavan että arkistokelpoisen PDF-tiedoston. Saavutettavan PDF:n tallennus onnistuu myös selainversion kautta tallentamalla.
Wordin työpöytäversiossa (Windows) saat säilytettyä dokumenttisi saavutettavuusominaisuudet ja tehtyä tiedostota arkistointikeloisen, kun tallennat tiedostosi näin:
- Varmista, että Word-tiedostosi on saavutettava.
- Valitse Tiedosto (File) ja sitten Vie (Export).
- Valitse Luo PDF- tai XPS-tiedosto (Create PDF/ XPS Document).
- Paina Luo PDF/XPS (Create PDF/ XPS) -painiketta.
- Seuraavassa näkymässä, määritä mihin tallennat tiedoston ja anna tiedostolle kuvaava nimi.
- Paina Asetukset (Settings) -painiketta.
- Laita rasti ainakin kohtaan Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten (Document structure tags for accessibility)
- Jos dokumentissasi on useampi sivu ja useampia otsikoita, valitse myös Luo kirjanmerkit käyttämällä otsikoita (Create bookmarks using headings) -kohta. Se luo PDF-tiedostoon klikkailtavan erillisen sisällysluettelon
- Laita rasti myös kohtaan Asiakirjan ominaisuudet (Document properties). Silloin asiakirjan ominaisuudet (=metatiedot) tulevat mukaan myös PDF:ään.
- Valitse PDF/A-yhteensopiva (ISO 19005-1 compliant (PDF/A)), että dokumentti tallennetaan arkistokelpoisena.
- Paina OK ja sen jälkeen Julkaise (Publish).
Työpöytäversiossa voit valita tallennusmuodoksi arkistokelpoisen PDF/A-version kahdella eri tavalla, riippuen siitä, onko sinulla koneellasi Adobe Acrobat Pro vai ei. Tässä on ohjeet molempiin tapauksiin:
Arkistokelpoisen PDF/A-tiedoston tallennus, kun koneella ei ole Adobe Acrobat Pro:ta
- Kun dokumenttisi on valmis, valitse Tiedosto (File) / Tallenna kopio (Save a copy)
- Valitse sitten tiedostomuodon alapuolella oleva Lisää asetuksia.. (More settings…) -linkki.
- Seuraavassa näkymässä, valitse tiedostomuodoksi PDF ja paina Asetukset (Settings) -painiketta.
- Asetusnäkymässä, laita rasti kohtaan PDF/A-yhteensopiva ja paina OK. (Huom! Tämä valinta jää nyt oletukseksi PDF:n tallennukseen Wordin työpöytäversiossa.)
- Lopuksi, paina tallenna.
Arkistokelpoisen PDF/A-tiedoston tallennus, kun koneella on Adobe Acrobat Pro
(vaihtoehtoinen tapa)
- Kun dokumenttisi on valmis, valitse Tiedosto (File), Save as Adobe PDF.
- Avaa lisäoptiot painamalla Options-nappia.
- Laita rasti kohtaan Create PDF/A-1a:2005 compliant file ja paina OK. (Huom! Tämä valinta ei jää oletukseksi, eli valinta on tehtävä joka kerta erikseen, jos teet PDF:n tätä kautta.)
Saavutettavan PDF-tiedoston tallennus Wordin selainversiossa
Kun haluat tehdä Word-dokumentista PDF-tiedoston Wordin selainversiossa, tee ensin saavutettava Word-dokumentti ja tallenna sitten dokumenttisi Wordissa PDF-muotoon valitsemalla Tiedosto/ Tallenna nimellä / Lataa PDF (File / Save As / Download as PDF). (Tällä tavalla saat tallennettua PDF:n niin, että sen saavutettavuus säilyy, mutta huomaa, että näin tehtynä et saa tiedostoa PDF-arkistostandardin mukaisena.)
Saavutettavuuden tarkistaminen Adobe Acrobat Pro:ssa tai PDF-XChange Editorissa.
Acrobat Pro:ssa ja PDF-Xchange Editorissa on kattavampi saavutettavuuden tarkistustyökalu kuin Wordissa, joten sitä kannattaa käyttää, jos on jompikumpi käytössä.
Ohjelmallinen saavutettavuustarkistus Acrobat Pro:ssa
- Avaa tarkistettava PDF-tiedosto.
- Avaa Tools-valikko.
- Avaa Accessibility-työkalut.
- Valitse Full Check, jolloin Acrobat tarkistaa sellaisia saavutettavuuteen liittyviä seikkoja, jotka se pystyy tarkistamaan. Mahdolliset virheet, varoitukset ja huomautukset kannattaa tarkistaa.
- Hiiren kakkospainikkeella löydät lisätietoa ongelmista ja miten ne voi korjata. Fix-toiminnon avulla saat korjattuakin monia ongelmia ohjatusta suoraan Acrobatissa. (Huomaa, että jos tiedostosi on vain luku -tilassa, sinun pitää ensin sallia dokumentin muokkaus.)
Ohjelmallinen saavutettavuustarkistus PDF-XChange Editorissa:
(Oulun yliopiston ja Oamkin henkilöstö voi asentaa itselleen PDF-XChange Editorin Software Centerin kautta.)
- Avaa tarkistettava PDF-tiedosto.
- Avaa Accessbility-valikko.
- Valitse Accessibility Check, jolloin PDF-XCange tarkistaa sellaisia saavutettavuuteen liittyviä seikkoja, jotka se pystyy tarkistamaan. Mahdolliset virheet, varoitukset ja huomautukset kannattaa tarkistaa.
- Hiiren kakkospainikkeella löydät lisätietoa ongelmista ja miten ne voi korjata. Fix-toiminnon avulla saat korjattuakin monia ongelmia ohjatusta suoraan ohjelmassa, esim. dokumentin metatiedoissa olevan Title-kentän sisällön. (Huomaa, että jos tiedostosi on vain luku -tilassa, sinun pitää ensin sallia dokumentin muokkaus.)
Skannattujen PDF-tiedostojen käyttökelpoisuudesta
Saavutettavan PDF-tiedoston perusvaatimus on, että PDF-tiedosto on aitoa tekstiä, eli PDF:n voi paitsi itse lukea näytöltä haluamassaan koossa, sen voi myös kuunnella ruudunlukijalla. Helppo tapa testata asia on valita teksti, kopioida se ja liittää se sitten onnistuneesti esim. tekstinkäsittelyohjelmaan.
Jos PDF on skannattu esim. kirjasta, se on kuva, eli se ei ole saavutettava. Saat muutettua kuvan tekstiksi esim. Adobe Acrobat -ohjelman OCR-toiminnolla. Tekstiksi muutettu kuva voi olla luettavissa ruudunlukijalla, mutta sen lukemisjärjestys on tarkistettava huolellisesti erikseen. Skannattu teksti näytetään silti näytöllä rasterikuvana eli sitä ei voi lähentää (zoomata) suuremmaksi laadun kärsimättä, toisin kuin aitoa tekstiä, eli skannaus ei ole luettavuudeltaan yhtä hyvä kuin aidosta tekstistä PDF-muotoon tallennettu tiedosto.
Kuvan laatu riippuu skannauksen laadusta ja sen lukeminen voi olla haastavaa luettavaa heikkonäköiselle. Aito teksti on aina kuvaa parempi vaihtoehto, sillä se näytetään näytöllä vektorigrafiikkana, mikä tarkoittaa, että sitä voi suurentaa vapaasti. Aidon tekstin voi lukea ruudunlukijalla. Huomaa myös, että saavutettavaa tiedostoa ei saa salata (=enkryptata) siten, että se estäisi ruudunlukijan käytön.