On uutisoitu, että joihinkin Zoom-kokouksiin on saapunut kutsumattomia vieraita, tai kokouksia on häiritty asiattomalla videomateriaalilla – nyt Zoom on muuttanut turvallisuusasetuksia siten, että kokouksilla on aina oltava käytössä vähintään joko salasana tai odotushuone.

Jos järjestät avoimen Zoom-kokouksen, jossa ei ole odotushuonetta, siihen voi suoraan osallistua kuka tahansa, jolla on tiedossaan kokouksen salasanan sisältävä osallistumislinkki (osoitteen pitkä muoto, jossa kokouksen salasana on mukana tiivisteenä osoitteen lopussa: tämä estää kokous-ID:n arvaamisen, mutta ei estä liittymistä, jos osoite on vapaasti saatavilla esim. verkkosivujen kautta).

Voit rajata kokoukseenpääsyä ottamalla käyttöön odotushuoneen, jakamalla kokouslinkin lyhyessä muodossa salasanasta erillään tai edellyttämällä kirjautumista palveluun. Ei kannata käyttää kaikkia rajoituksia yhtäaikaa, koska se voi hankaloittaa kokoukseen pääsyä liiaksi: valitse tilanteeseen sopivin vaihtoehto.

Odotushuoneen käyttö

Jos otat käyttöön odotushuoneen, sinun pitää erikseen hyväksyä kokoukseen tulijat. Jos tiedät, keitä kokoukseen on tulossa, voit helposti hallita kokoukseen pääsyä odotushuoneen avulla. Kun ajastat Zoom-kokouksen, laita asetuksissa odotushuone käyttöön.

Salasanan asettaminen

Voit luoda salasanan huoneen asetuksista valitsemalla Security-kohdassa Passcode-kohdan. Voit käyttää Zoomin arpomaa salasanaa, tai antaa kokoukselle oman salasanan. Silloin kokoukseesi pääsee kirjautumaan vain, jos osallistuja tietää salasanallisen linkin tai kokous-ID:n JA salasanan.

Zoomin ehdottama automaattinen salasana on pelkkä numerosarja, mutta omassa salasanassasi voi olla myös kirjaimia.

Zoom-kokouksen salasanan vaatimukset

• Isot ja pienet kirjaimet ovat merkitseviä.
• Salasanassa voi olla korkeintaan 10 merkkiä.
• Älä käytä ääkkösiä salasanassa, ne eivät toimi.
• Kaikki erikoismerkitkään eivät toimi.
• Kannattaa testata salasanan toimivuus vaikka kollegan kanssa ennen kokouskutsun tekemistä.

Kirjautumisen edellyttäminen

Kokouksen järjestäjänä voit määritellä sallitko kokoukseen liittymisen kaikille, vai vain rekisteröityneille käyttäjille. Jos valitset Meeting Settings -kohdassa only authenticated users can join, osallistujalla on oltava Zoom-tili ja hänen on kirjauduttava palveluun voidakseen osallistua kokoukseesi. Rekisteröitynyt käyttäjä voi olla mistä tahansa organisaatiosta, tai hänellä voi olla Zoomin ilmaistili. Tässä tarkistetaan vain, että käyttäjä on ylipäätään kirjautunut.

Zoom-kokoushuoneen lukitseminen

Kun kaikki osallistujat ovat liittyneet kokoukseen, kokouksen järjestäjänä voit halutessasi lukita huoneen, jolloin kokoukseen ei voi enää liittyä muita. Lukitse huone avaamalla näkyviin kokouksen osallistujalista, valitse kohta more ja sen jälkeen kohta lock room.  Jos joku osallistuja tipahtaa kyydistä kesken kaiken, huomaathan silloin avata lukituksen, että hän pääsee liittymään mukaan uudestaan.

Häirikkökäyttäjän poistaminen huoneesta

Kokouksen aikana voit poistaa yksittäisen osallistujan, kun viet hiiren osallistujan nimen päälle ja klikkaat more-valintaa ja sen jälkeen remove.

Käyttöoikeuksen rajaus kokoushuoneessa

Lisäksi kokouksen järjestäjänä voit rajata kokouksen aikana, että ketkä osallistujista voivat jakaa ruutua tai näyttää videokuvaa.