Oulun yliopiston käytössä on CSC:n ja NORDUnetin kautta tarjottava Zoom Hybrid -palvelu. Se eroaa suoraan Zoomilta hankittavasta kaupallisesta pilvipalvelusta teknisen toteutuksen ja henkilötietojen käsittelyjärjestelyjen osalta. Palvelu yhdistää NORDUnetin palvelinympäristön ja Zoomin pilvipalvelut.
Oulun yliopiston yleisestä tietosuojailmoituksesta (oulu.fi) löydät Zoom palveluun soveltuvat kohdat:
- Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
- Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet eri käyttäjäryhmille
- Rekisteröidyn oikeudet
- Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät yleiset menettelyt.
Oulun yliopisto on Zoom-palvelussa käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä. Yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto on dpo@oulu.fi. Henkilötietojen käsittely Oulun yliopistossa.
Tarkempia tietoja koskien Zoom-palvelua:
Miksi henkilötietoja käsitellään?
Zoomia käytetään Oulun yliopistossa opetukseen, verkkokursseihin, kokouksiin, tutkimukseen liittyvään yhteistyöhön, webinaareihin ja tiedotustilaisuuksiin. Henkilötietoja käsitellään näiden toimintojen toteuttamiseksi, käyttäjien tunnistamiseksi, tietoturvan varmistamiseksi ja käyttäjätuen järjestämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste määräytyy käyttötarkoituksen ja käyttäjäryhmän mukaan. Oulun yliopistossa käsittely perustuu tyypillisesti lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen.
Mitä henkilötietoja Zoomissa käsitellään?
Zoomissa voidaan käsitellä nimeä, sähköpostiosoitetta ja muita käyttäjätietoja sekä kokouksiin osallistumista koskevia tietoja. Lisäksi käsitellään teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, laite- ja lokitietoja. Kokouksen käyttötavan mukaan käsiteltäviä tietoja voivat olla myös ääni, kuva, keskusteluviestit, jaetut tiedostot, tallenteet, tekstitykset, litteroinnit ja tekoälyn tuottamat yhteenvedot
Mistä henkilötiedot saadaan?
Käyttäjältä itseltään, Oulun yliopiston käyttäjä- ja tunnistautumisjärjestelmistä, kokouksen järjestäjältä sekä Zoom-palvelun ja siihen liittyvien järjestelmien käytöstä automaattisesti muodostuvista teknisistä, loki- ja metatiedoista.
Kuka tietoja käsittelee ja missä?
Zoom-palvelun tuottamiseen osallistuvat Oulun yliopiston lisäksi palvelun tuottamiseen sopimussuhteessa osallistuvat palveluntarjoajat ja henkilötietojen käsittelijät, kuten CSC, NORDUnet ja Zoom Video Communications Inc. sekä niiden hyväksytyt alikäsittelijät. Käyttäjätilien tietoja ja kokousten metatietoja säilytetään EU-alueella ja kokousmedia reititetään ensisijaisesti NORDUnetin palvelinten kautta. Zoom Video Communications Inc. voi käsitellä tarpeellisia loki- ja tukitietoja Yhdysvalloissa, EU-US Data Privacy Framework mukaisesti.
Tallennus, tekstitys ja tekoälyöminaisuudet
Kokouksessa voidaan käyttää tallennusta, tekstitystä, litterointia tai tekoälytoimintoja. Tallenne tai tekoälytoiminto voi käsitellä esimerkiksi osallistujien ääntä, kuvaa, puheesta muodostettua tekstiä ja keskusteluviestejä.
Kokouksen järjestäjä päättää tallennuksen sekä tekstitys-, transkriptio- ja tekoälyominaisuuksien käyttämisestä.
Osallistujille ilmoitetaan Zoomissa, kun kokouksen tallennus tai tekoälytoiminnot käynnistetään.
Zoom-palvelussa ei tehdä henkilöön vaikuttavaa automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointia.
Tietojen säilytys Zoomissa
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen, Oulun yliopiston tiedonohjaussuunnitelman ja muiden määriteltyjen säilytysaikojen perusteella. Zoomin pilvitallenteet, tekstitykset sekä loki- ja raportointitiedot poistetaan niille määritettyjen säilytysaikojen mukaisesti. Kokouksessa käsitellyt tiedot poistetaan pääsääntöisesti 30 vuorokauden kuluttua. Kokouksen pilvitallenne voidaan muodostaa Zoom-ympäristössä väliaikaisesti ennen sen siirtämistä Oulun yliopiston käyttämään Panopto-järjestelmään. Tallenteen pitkäaikainen säilytys tapahtuu Panoptossa sen omien säilytys- ja käyttöoikeuskäytäntöjen mukaisesti. Käyttäjätilien tiedot ja kokousten metatiedot tallennetaan eurooppalaisiin palvelinkeskuksiin.
Private Mode
Private Mode -tilassa kokouksen signalointi ja media pidetään NORDUnetin tutkimus- ja opetusverkkojen ympäristössä eikä kokousmediaa reititetä Zoomin pilvipalvelun kautta. Private Mode -tilassa kaikkia Zoomin pilvipalveluun perustuvia ominaisuuksia, kuten osaa tallennus- ja tekoälyominaisuuksista, ei voida käyttää.