VISU Tietosuojaseloste

Oulun yliopisto.
Käyntiosoite: Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa
Postiosoite: PL 8000 90014 Oulun yliopisto
puh. 0294 480 000
Email: ict@oulu.fi

Digijohtaja

Digijohtaja

Voit olla tarvittaessa yhteydessä tietosuojavastaavaamme: tietoturva@oulu.fi

Toisiolain mukaiseen tietolupaan perustuva tietoaineisto luovutetaan luvansaajan käsiteltäväksi aina toisiolain 20 §:ssä tarkoitettuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön, ellei siitä ole muodostettu aggregoitua tilastotietoa.
Oulun yliopisto (OY) on perustanut toisiolain mukaisen tietoturvallisen käyttöympäristön (“ympäristö”), jossa luvansaajat voivat käsitellä tietoaineistoja. Tietoaineistojen sisältämiä henkilötietoja käsitellään ympäristössä kunkin tietoluvan yksilöimään käyttötarkoitukseen, tyypillisesti tieteelliseen tutkimukseen. Tietoluvassa yksilöityjen käsittelijöiden ja YO:n henkilöstön henkilötietoja käsitellään käyttäjätunnusten hallinnoimiseksi, tietoaineistojen käsittelyn mahdollistamiseksi ja käsittelyn valvomiseksi.
Ympäristö täyttää Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomaisen (Findata) määräyksen ”Muiden palveluntarjoajien tietoturvallisille käyttöympäristöille asetettavat vaatimukset” (1/2022 Dnro THL/214/14.00.07/2022).
Ympäristöä voidaan hyödyntää myös sellaisen aineiston käsittelyyn, joka ei perustu toisiolain mukaiseen tietolupaan. Tällöin henkilötietoja sisältävän aineiston käsittely perustuu tapauskohtaisesti muuhun lainsäädäntöön kuin toisiolakiin ja mahdolliseen muuhun lupamenettelyyn. Ympäristön käyttö perustuu aina tilaukseen ja tilausvahvistukseen, joka sisältää ympäristön käyttöehdot.

Ympäristössä käsitellään:

Henkilötiedot, joita käsitellään:

Käyttäjä- ja henkilöstötiedot:

Tietoluvan alaiset tietoaineistot ja muut tietoaineistot:

Kun henkilötietoja käsitellään käyttäjätunnusten hallinnoimiseksi, ympäristön tuottamiseksi, tietoaineistojen käsittelyn mahdollistamiseksi ja käsittelyn valvomiseksi, ovat käsittelyä toteuttavat henkilöt työ- tai virkasuhteessa OY:n. Käsittelyn toteuttaa pääsääntöisesti OY:n ICT-palvelujen henkilöstö, mutta OY:n tietosuojahenkilöstöllä on oikeus käsitellä käyttäjä- ja lokitietoja toteuttaessaan käytönvalvontaa.

Sosiaali- ja terveystiedot ovat peräisin toisiolain tarkoittamista rekistereistä kunkin tietoluvan sallimissa puitteissa tai muusta lähteestä, jos ympäristöä käytetään toisiolain ulkopuolisiin käyttötarkoituksiin tai tietoluvan alaiseen aineistoon yhdistetään tietoja muista rekistereistä. Käyttäjätiedon alkuperä on henkilön nimen ja yhteystietojen osalta käyttäjän edustajan (“tilaaja”) OY:lle toimittama ympäristön tilauslomake. Muut käyttäjä- ja henkilöstötiedot syntyvät, kun käyttäjä ja henkilöstö käyttävät ympäristöä.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti toisille vastaanottajille. Ympäristön käyttäjä ei voi siirtää henkilötietoja oma-aloitteisesti toiseen käsittely-ympäristöön, vaan se edellyttää aina muutosta tietolupaan. Käyttäjätietoja ei luovuteta muille vastaanottajille ja niitä käsitellään yksinomaan ympäristön ylläpitoon ja hallinnointiin liittyvissä tehtävissä OY:ssa.

Tietoja käsitellään ympäristön ylläpitämiseksi ja palvelun toteuttamiseksi maantieteellisesti yksinomaan Suomessa. Poikkeuksena kuitenkin palvelunohjausjärjestelmään tallennettava tieto (tilauslomakkeelle ja sen liitteillä annetut henkilötiedot), joka tallennetaan pilvipohjaiseen tietokantaan, jonka tieto sijaitsee EU/ETA alueella.
Jos tietolupa sallii, voi käyttäjä käsitellä tietoaineistoja myös Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta etäyhteydellä. Tässä tilanteessa tietoluvan alaisen tietoaineiston rekisterinpitäjä vastaa siirtoperusteista ja henkilötietojen siirron edellyttämistä suojatoimista, joita tietosuojalainsäädäntö edellyttävät.

Sosiaali- ja terveystietoja säilytetään ympäristössä tietoluvan voimassaolon ajan ja hävitetään viimeistään 6 kuukauden kuluttua tietoluvan päättymisestä. Käyttölokitiedot hävitetään 12 vuoden kuluttua tietoluvan päättymisestä. Käyttöoikeustiedot hävitetään 12 vuoden kuluttua käyttöoikeuden päättymisestä

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Käyttäjä tai Oulun yliopiston henkilöstön edustaja voi tehdä pyynnön OY:n kirjaamoon oikeuksiensa käyttämisestä.

Yhteystiedot: kirjaamo@oulu.f

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Käyttäjä- ja henkilöstötietoja ylläpidetään osana normaalia hallinnollista käsittelyprosessia. Kaikki tietojen oikaisut eivät siis ole tietosuojaasetukseen perustuvia oikaisuja vaan normaaleja asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä päivityksiä.
Jos rekisteröity huomaa tiedoissaan virheen, voi hän kuitenkin pyytää oikaisua myös tietosuojaasetuksen nojalla. Tällainen pyyntö toimitetaan kirjaamon kautta OY:n ICT-palveluiden käsiteltäväksi

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden. Jos rekisteröity haluaa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, ei oikeus ulotu lakiin tai sopimuksen (tilauksen) täytäntöönpanoon liittyviin tehtäviin perustuvaan käsittelyyn. Käytännössä siis esimerkiksi käyttövaltuuksien hallintaa ja lokitietojen käsittelyä ei rekisteröity voi rajoittaa. Samalla perusteella ei myöskään OY:n työntekijä voi rajoittaa tietojensa käsittelyä. Käyttäjä ei voi rajoittaa henkilötietojensa säilyttämistä.

Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
(tietosuojavaltuutetun toimistolle).