Tietosuojailmoitus

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, kuinka Oulun yliopisto kerää ja käsittelee henkilötietojasi, kun toimit käyttäjänä VISU -tietoturvallisessa käyttöympäristössä. VISU -tietoturvallisen käyttöympäristön käyttäjät ovat toisiolain mukaisten tietoaineistojen ja muiden kuin toisiolain mukaisten tietoaineistojen käsittelijöitä. Lisäksi käyttöympäristön käyttäjiä ovat järjestelmän ylläpitäjinä toimivat Oulun yliopiston henkilöstön jäsenet.

Oulun yliopisto
Pentti Kaiteran katu 1
PL 8000
90014 OULUN YLIOPISTO
Vastuuhenkilö VISU -tietoturvallista käyttöympäristöä koskevissa asioissa:
Tietohallintojohtaja
Yhteyspiste VISU -tietoturvallista käyttöympäristöä koskevissa asioissa:
VISU-support@oulu.fi
Oulun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot: dpo@oulu.fi

Toisiolain mukaisen tietoluvan luvansaajat voivat käsitellä tietoluvassa määriteltyjä tietoaineistoja Oulun yliopiston tuottamassa toisiolain mukaisessa tietoturvallisessa käyttöympäristössä VISUssa. VISUssa voidaan käsitellä tietoaineistoja myös muihin tarkoituksiin toisiolain tarkoitusten lisäksi. Toisiolain mukaisessa tietoluvassa yksilöityjen käsittelijöiden, muiden kuin toisiolain mukaisten tietoaineistojen käsittelijöiden ja järjestelmän käyttäjinä toimivien Oulun yliopiston henkilöstön jäsenten henkilötietoja käsitellään käyttäjätunnusten hallinnoimiseksi, tietoaineistojen käsittelyn mahdollistamiseksi ja käsittelyn valvomiseksi.
Ympäristö täyttää toisiolain 24 §:n 2 momentissa tarkoitetun Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomaisen (Findata) määräyksen ”Muiden palveluntarjoajien tietoturvallisille
käyttöympäristöille asetettavat vaatimukset” (1/2022 Dnro THL/214/14.00.07/2022). Vaatimusten täyttäminen edellyttää tietoturvallisen käyttöympäristön käyttäjien ja ylläpitäjien henkilötietojen käsittelyä.

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. c) mukaisesti käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

EU:n tietosuoja asetuksen 6 art. 1. b) mukaisesti käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Tietoturvallisessa käyttöympäristössä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

Tietoluvan saajien ja tietoluvan tai muun luvan alaisen tietoaineiston käsittelyyn
oikeutettujen henkilöiden (“käyttäjät”) henkilötiedot:

Järjestelmän ylläpitäjinä toimivien Oulun yliopiston henkilöstön jäsenten tiedot:

Käyttäjien henkilötiedot saadaan käyttäjän nimen, henkilötunnuksen ja yhteystietojen osalta tietoturvallisen käyttöympäristön asiakkaan täyttäessä ympäristön tilauslomakkeen. Muut henkilötiedot tallennetaan, kun ympäristö otetaan käyttöön ja kun ympäristöä käytetään.

Käyttäjien henkilötietoja käsittelee Oulun yliopiston lisäksi ympäristön tilauslomakkeeseen sisältyvien käyttäjien nimi- ja yhteystietojen osalta palvelunohjausjärjestelmän toimittaja. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti toisille rekisterinpitäjille.

Tietoja käsitellään ympäristön ylläpitämiseksi ja palvelun tarjoamiseksi Suomessa. Palvelunohjausjärjestelmään tallennettava tieto (tilauslomakkeen sisältämät käyttäjien nimi-,
henkilötunnus- ja yhteystiedot) tallennetaan pilvipohjaiseen tietokantaan EU/ETA alueella. Tietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Käyttäjien henkilötietoja ja järjestelmän ylläpitäjien henkilötietoja säilytetään 12 vuotta käyttöoikeuden päättymisestä. Käyttölokitietoja säilytetään 12 vuotta käytön oikeuttavan tietoluvan päättymisestä. Tietojen säilytysaika on määritelty toisiolaissa.

Henkilötietojasi ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai mitään muuta tarkoitusta varten kuin mitä tässä tietosuojailmoituksessa on mainittu.

VISU -tietoturvallinen käyttöympäristö täyttää Findatan määräyksen ”Muiden palveluntarjoajien tietoturvallisille käyttöympäristöille asetettavat vaatimukset” mukaiset Tietoturvallisen käyttöympäristön vaatimukset suojatoimista. Henkilötietojasi saavat käsitellä vain ne henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Yliopisto
käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

Huomioithan, että edellä mainittujen oikeuksiesi soveltuvuus ja laajuus täsmentyvät tapauskohtaisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti riippuen mm. kulloinkin kyseessä olevasta käsittelyperusteesta ja että kaikissa tapauksissa sinulla ei ole edellä mainittuja oikeuksia.
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai vastuuyksikön yhteyshenkilöön.
Mikäli haluat käyttää em. oikeuksiasi, lähetä tästä pyyntö yliopiston kirjaamoon: kirjaamo@oulu.fi, josta saat tarvittavat lisäohjeet.

Edellä mainittujen oikeuksien ohella sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.