VISU järjestelmän käyttöehdot

Käyttämällä Oulun yliopiston (OY) ICT-palveluiden tuottamaa tietoturvallista käyttöympäristöä, VISU (“palvelu”), hyväksyt tässä esitetyt käyttöehdot ja
tietosuojailmoituksen mukaiset tietoturvakäytännöt.

Palvelun tuottamisesta ja ylläpidosta vastaa Oulun yliopisto.
Käyntiosoite Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa Postiosoite PL 8000 90014 Oulun yliopisto
puh. 0294 480 000
ict@oulu.fi

VISU järjestelmän kulloinkin voimassa olevat käyttöohjeet, hinnat, tietosuojailmoitus sekä nämä käyttöehdot löytyvät Oulun yliopiston ICT-palveluiden VISUn verkkosivuilta ict.oulu.fi
Palvelu on sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä koskevassa laissa (552/2019, ”toisiolaki”) 20 §:ssä tarkoitettu tietoturvallinen käyttöympäristö, joka täyttää Sosiaali- ja
terveysalan tietolupaviranomaisen Findatan (”Findata”) tietoturvallista käyttöympäristöä koskevat vaatimukset (MÄÄRÄYS 1/2022).

Palvelun (“käyttäjäympäristö”) tilaus ja sen muutokset tehdään OY:n ICT-palveluiden osoittamilla tilaus- ja muutostilauslomakkeilla, jotka täytetään niiden sisäisten ohjeistusten
mukaisesti. Lomakkeet täytetään sähköisesti ja lähetetään edelleen ylläpidolle palvelunhallintajärjestelmään. Tilauksen yhteydessä listataan lomakkeelle ne henkilöt, joille
haetaan pääsyä tilattavaan käyttäjäympäristöön. Tilaus- ja käyttöoikeudet vaativat Oulun yliopiston myöntämät käyttäjätunnukset sekä affiliaation Oulun yliopistoon.
Tilauslomakkeella määritetään tilauksen tekevä taho (“tilaaja”), joka voi olla organisaatio tai luonnollinen henkilö. Tilauslomakkeella listatuista käyttäjistä tulee ICT-palveluiden
asiakkaita ja asiakkaan ja ICT-palveluiden (“sopijapuolet”) välinen sopimus (“sopimus”) palvelun toimittamisesta syntyy, kun ICT-palvelut (VISUn ylläpito) on hyväksynyt ja
vahvistanut tilauksen.

Asiakkaille ei lähetetä erillistä tilausvahvistusta, mutta ylläpito voi vastata lyhyesti asiakkaan tilaukseen, kun tilaus on vastaanotettu hyväksytysti ja käyttäjäympäristön pystytys aloitettu, jolloin asiakas on tietoinen tilauksen edistymisestä.
VISUn ylläpito hyväksyy tilauksen, mikäli hyväksymisen edellytykset täyttyvät ja tilaus- tai muutostilauslomakkeessa pyydetyt tiedot ovat oikein täytettyinä ohjeiden mukaisesti
mahdollisine tarvittavine liitteineen. ICT-palveluilla on oikeus kieltäytyä hyväksymästä tilausta, jos se arvioi lomakkeen puutteellisesti täytetyksi tai jos tilaukselle ei ole laillista
perustetta. Tällöin ylläpito palauttaa lomakkeen hakijalle ja pyytää tietojen täydentämistä.

Mikäli käyttäjäympäristön tilaukseen liittyy tietolupa, vain kyseisen tietoluvan yhteyshenkilö tai tähän rinnastettavissa oleva luonnollinen henkilö voi tilata palvelun. Jos kesken
tietoluvan voimassaolon alkuperäinen yhteyshenkilö ei enää ole ICT-palveluiden/ylläpidon tavoitettavissa täytyy tietolupa ja palvelun lupa uusia, vaikka uusi yhteyshenkilö olisi yksi luvassa nimetyistä muista aineiston käsittelijöistä. Palvelua koskevia muutoksia varten uuden yhteyshenkilön pitää pystyä esittämään ICT-palveluille tietoluvan muutospäätös, josta käy ilmi uusi yhteyshenkilö. Jos tietoluvan muutospäätöstä ei ole saatavilla, ICTpalveluiden asiakaspalvelija pyytää alkuperäisen tietoluvan yhteyshenkilön organisaatiolta kirjallisen vahvistuksen uudeksi yhteyshenkilöksi.
Tilaajalla on velvollisuus viiveettä ilmoittaa ICT-palveluille mahdollisista tietoluvan muutoksista, jotka vaikuttavat palvelussa käsiteltäviin aineistoihin, käyttäjiin ja käyttöoikeuksiin.
Tilaajan on annettava ICT-palveluille riittävät ja oikeat tiedot palvelun toimitusta varten ja muutoinkin kohtuullisesti myötävaikutettava palvelun toimittamiseen. Tilaaja vastaa ICTpalveluille antamistaan tiedoista ja ohjeista sekä niiden päivittämisestä.

Mikäli asiakas kokee toimitettavat ohjelmistot riittämättömiksi tai ne eivät sovellu asiakkaan käyttötarpeisiin, käyttäjäympäristölle voidaan tehdä kustomointi. Kustomointi tehdään aina pääkäyttäjän toimesta. Mikäli ohjelmistoa ei löydy palveluntarjoajan valikoimista, asiakas toimittaa ohjelmiston asennusmedian ja pääkäyttäjä suorittaa asennuksen. Asiakas huolehtii itse ohjelmistojen lisenssien voimassaolon, oikeellisuuden ja kustannukset.

Tilaajalta perittävät maksut ja maksaja sovitaan palvelun hankinnan yhteydessä ja kustannukset kohdistetaan joko kustannuspaikalle tai projektinumerolle.
Asiakkaalla on mahdollisuus suorittaa käyttäjäympäristön maksu kertasuorituksella.
Kuukausittainen maksu alkaa tai kertamaksu laskutetaan, kun:

Voimassa olevat hinnat ovat luettavissa ICT-palveluiden VISUn verkkosivuilta. Hinnat on esitetty euroissa ja laskutusvaluutta on euro.
Tilaaja voi irtisanoa ja päättää tilauksen ennen tilauksen tilausvahvistuksessa merkittyä käyttäjäympäristön käyttöajan päättymispäivämäärää. Tällöin asiakkaalta jo mahdollisesti
veloitettua vähimmäislaskutuskauden (kuluva kuukausi, mikäli sovittu kuukausi veloituksesta) mukaista maksua tai kertasuorituksen jäljelle jäänyttä osuutta ei palauteta.
ICT-palvelut vahvistaa hinnat määräajoin ja pidättää oikeuden hintojen muutoksiin.
Mahdollinen hinnanmuutos astuu automaattisesti voimaan olemassa oleville tilauksille kunkin tilauksen meneillään olevan laskutuskauden jälkeisen laskutuskauden alussa.
ICT-palveluilla on oikeus poistaa käyttäjien käyttöoikeudet, jos tilaaja jättää tilausta koskevan laskun maksamatta.

Käyttäjät eivät voi itse siirtää toisiolain mukaisia aineistoja käyttäjäympäristöön tai sieltä pois, vaan aineiston siirtoa varten asiakas luo palvelupyynnön pääkäyttäjälle
palvelunhallintajärjestelmän kautta. Erillinen ulkopuolinen virallinen taho toimittaa asiakkaan tilaamat toisiolain mukaiset aineistot pääkäyttäjien saataville ja toimitettavaksi
karanteeniympäristön tarkistusten kautta tietoluvan mukaiseen käyttäjäympäristöön. Tämä käytäntö varmistaa aineistojen käsittelyn tietoturvallisuuden ja tietoluvan ehtojen
noudattamisen.
Karanteeniympäristössä pääkäyttäjä aktivoi automaattisen aineistopaketin purun, haittaohjelmaskannauksen sekä eheyden tarkistuksen. Mikäli aineisto havaitaan
vioittuneeksi, pääkäyttäjä informoi asiasta asiakasta sekä tuhoaa viallisen aineiston. Ehjä aineisto siirretään käyttäjäympäristöön asiakkaan käyttöön.
Tilaajan velvollisuus on aineiston siirron jälkeen varmistaa, että käyttäjäympäristöön siirretty aineisto on asianmukainen. Mikäli tilaaja epäilee aineiston
olevan virheellinen tai poikkeava, tulee tilaajan ilmoittaa tästä viipymättä ylläpidolle.
Ylläpidolla on oikeus kieltäytyä aineiston siirrosta käyttäjäympäristöön, jos ylläpito katsoo, ettei aineiston toimittamiselle käyttäjäympäristöön ole laillista perustetta.

Tilaaja vastaa siitä, että tilauskaavakkeessa nimetyillä käyttäjillä on oikeus käsitellä hankkeen aineistoa. Käyttäjille myönnetään peruskäyttäjätasoinen käyttöoikeus palveluun. Käyttäjät tunnistetaan ja todennetaan vahvalla ja kaksivaiheisella tunnistustekniikalla. Käyttäjät kirjautuvat käyttäjäympäristöihinsä kirjautumisohjeissa kuvatun prosessin mukaisesti.

Erillisiä kirjautumiseen tarkoitettuja käyttäjätunnuksia taikka salasanoja ei jaeta käyttäjille. Palvelun käyttöoikeudet noudattavat vähimpien oikeuksien periaatetta. Palveluun kuuluvien järjestelmien ylläpito-oikeudet, ICT-palveluiden henkilöstön tai käyttäjien käsittelemät salassa pidettävät tiedot, ja kaikki muu tieto, joka tulee rajata näkyvyyden tai pääsyn osalta, on rajattu vähimpien oikeuksien periaatteen mukaisesti käyttöoikeusmäärittelyillä ja järjestelmän käsittelysäännöillä.
VISU:n pääkäyttäjät ovat tietoturvallisen käyttöympäristön ylläpitäjiä ja ovat ainoat, joilla on pääsy tietoturvallisen käyttöympäristön hallinta- ja ylläpitotoimintoihin. Pääkäyttäjillä ei ole oikeutta tarkastella käyttäjäympäristöissä käsiteltäviä aineistoja. Pääsy käyttäjäympäristöihin on mahdollista vain korotetuilla ylläpitotunnuksilla, ennalta määritellyissä ylläpitotilanteissa sekä silloin, kun se on välttämätöntä palvelun toiminnan tai tietoturvan varmistamiseksi.

Käyttäjän on käytettävä palvelua käyttöehtojen ja käyttöohjeiden mukaisesti.
Käyttäjä voi aloittaa käyttäjäympäristön käytön käyttäjäympäristöä koskevan tilauksen ensimmäisen laskutuskauden alettua.
Palvelun käyttö tapahtuu tietoliikenneyhteydellä, jolla käyttäjän päätelaitteen ja palvelun välillä siirretään vain näyttökuvaa sekä näppäimistön ja hiiren syötettä.
Käyttäjän saatavilla on ICT-palveluiden tuottamat palvelua koskevat käyttöohjeet.
Tilaajalla tai käyttäjillä ei ole oikeutta jälleenmyydä tai muutoin jaella palvelua kolmansille osapuolille.

Käyttäjän käyttöoikeus ja pääsy käyttäjäympäristöön lukittuu käyttäjäympäristön käyttöajan tai viimeistään tietoluvan voimassaolon päättyessä.
Käyttäjän pääsy käyttäjäympäristöönsä lukittuu määräajaksi, mikäli käyttäjä epäonnistuu useissa peräkkäisissä sisäänkirjautumisissa.

Käyttäjä tunnistetaan palveluun vahvalla monivaiheisella tunnistautumisella (MFA). Tunnistautumisen jälkeen käyttäjä valitsee ja avaa käyttöoikeuksiensa mukaisen käyttäjäympäristön.
ICT-palvelut voi lukita käyttäjän pääsyn käyttäjäympäristöön, jos käyttäjä ei noudata palvelun käyttöehtoja, käyttäjän todetaan aiheuttavan häiriöitä tai arvioidaan uhaksi
palvelulle. Tällöin myös käyttäjätunnusten poistoa arvioidaan. Asiasta tiedotetaan tällöin käyttäjää ja tilaajaa.

Käyttäjäympäristön ulkopuolella käyttäjä saa hyödyntää vain aineistosta johdettuja anonyymeja tuloksia.
Aineiston siirto ulos käyttäjäympäristöstä tehdään aina ICT-palveluiden pääkäyttäjien toimesta.

Asiakas ei voi itse siirtää aineistoa ulos ja käyttäjäympäristöön asennetut ohjelmistot eivät mahdollista tietojen siirtoa tai lähettämistä ulos asiakkaan toimesta.
Asiakas sitoutuu anonymisoimaan tulosaineiston ja tekemään riskianalyysin Findatan ohjeiden mukaisesti. Riskianalyysin tulos määrittää, siirtääkö ylläpito aineiston Findatalle vai tutkijalle.

Findatalle siirrettävän aineiston osalta tulosaineisto pakataan käyttäjäympäristössä ja aineisto siirretään karanteeniympäristön ja –toimenpiteiden jälkeen Findatalle, joka tiedottaa asiakasta, kun tulosaineisto on käytettävissä.

Sensitiivisen aineiston käyttäjäympäristössä käyttäjä voi itse siirtää aineistoa sisään ja ulos käyttäjäympäristöstä sftp-yhteydellä.

Kun käyttäjäympäristö suljetaan, päättyy myös Oulun yliopiston ja tilaajan välinen käyttösopimus.
Käyttäjäympäristö suljetaan, kun käyttäjäympäristön käyttöaika päättyy tilausvahvistuksessa vahvistettuna päättymisajankohtana. Mikäli käyttäjäympäristön tilaukseen liittyy tietolupa, suljetaan käyttäjäympäristö viimeistään silloin kun tietolupa umpeutuu.
Käyttäjäympäristön sulkeminen ja palvelun tilauksen päättäminen voidaan tehdä tilaajan yhteyshenkilön pyynnöstä ennen käyttäjäympäristön käyttöajan päättymistä. Tällöin tilaajan yhteyshenkilön tulee tehdä pyyntö muutostilauslomakkeella palvelunhallintajärjestelmään koskien käyttäjäympäristön sulkemista.
ICT-palvelut säilyttää suljetun käyttäjäympäristön aineistoineen tarvittaessa enintään kuusi kuukautta tietoluvan päättymisen jälkeen, jonka jälkeen käyttäjäympäristö aineistoineen poistetaan Findatan määräyksen mukaan, ellei laki tai tietolupa muuta määrää. Jos käyttäjä pyytää pääsyä aineistoon edellä mainitun kuuden kuukauden mittaisen säilytysjakson aikana, käyttäjän on tehtävä uusi ympäristön tilaus, jolloin ICT-palvelut varmistaa, että käyttäjällä on voimassa oleva tietolupa aineiston käsittelyyn.
ICT-palveluilla on oikeus sulkea käyttäjäympäristö, mikäli ilmenee käyttäjäympäristön käyttöehtojen vastainen käyttö tai muu väärinkäyttö.

ICT-palvelut kerää ja säilyttää henkilötietoja sekä lakisääteisiä teknisiä- ja käyttölokitietoja, jotka on kuvattu tietosuojailmoituksessa.
Palvelun käyttö on vain käyttäjän henkilökohtaiseen käyttöön. Käyttäjä ei saa antaa valtuustietoja kenellekään toiselle henkilölle tahallisesti tai tahattomasti tai jättää
päätelaitetta lukitsematta ollessaan kirjautuneena palveluun. Käyttäjän on huolehdittava kirjautumisessa käytettävien tunnistautumisvälineiden tietoturvallisesta käytöstä ja
säilytyksestä.
Aineiston käsittelyssä käyttäjien tulee huolehtia siitä, ettei salassa pidettävää aineistoa välity sivullisille. Vaikka aineisto olisi pseudonymisoitu, se on pidettävä salassa käyttäjäympäristön käytön aikana ja sen jälkeen. Erityisesti on kiellettyä yrittää kiertää palveluun sisältyviä suojauksia hankkiakseen aggregoimattomia tietoja käyttäjän omalle päätelaitteelle tai mihin tahansa tietovälineeseen, joka sijaitsee käyttäjäympäristön ulkopuolella.

ICT-palvelut ei ota vastuuta vahingoista, jotka johtuvat teknisistä tai ohjelmistovirheistä tai resurssien sopimattomasta käytöstä.
ICT-palveluilla on oikeus muuttaa palvelun sisältöä, toimintaa ja saavutettavuutta palvelun kehittämiseksi tai muusta tarpeellisesta syystä rajoituksetta parhaaksi katsomallaan tavalla ja aikoina.
Jos käyttäjä havaitsee tietoturvapuutteita, tulee käyttäjän ilmoittaa niistä ICTpalveluille/ylläpidolle. Tietoturvapuutteisiin liittyvää tietoa ei saa levittää. Käytön aikana
havaituista turvallisuusheikkouksista tulee tiedottaa ICT-palveluita.
Kaikissa tilanteissa käyttäjät noudattavat hyviä tieteellisiä käytäntöjä, Oulun yliopiston sääntöjä ja ohjeita sekä Suomen lakia.

ICT-palvelut vastaa siitä, että palvelu on sopimuksen mukainen sekä että sen vastuulla olevat tehtävät tehdään sopimuksen mukaisesti, huolellisesti ja tehtävien edellyttämällä
ammattitaidolla. ICT-palvelut ilmoittaa viipymättä asiakkaalle tietoonsa tulleesta seikasta, joka saattaa estää palvelun sopimuksenmukaisen käyttämisen.
Käyttäjäympäristön tilaaja vastaa siitä, että sen vastuulla olevat tehtävät tehdään sopimuksen mukaisesti ja huolellisesti.

Tilaaja vastaa tarvitsemiensa laitteiden, yhteyksien ja muiden kuin perusohjelmistojen hankkimisesta, toimintakunnosta, lisensseistä sekä kustannuksista sekä niiden saattamisesta palvelun vaatimusten mukaisiksi. Ylläpito pidättää oikeuden hyväksyä erilliset ohjelmistot, jos se kokee niiden vahingoittavan tietoturvallisuutta tai kokee ohjelmistot muuten haitallisiksi.

Havaitessaan väärinkäytöksen tai vahvan epäilyn väärinkäytöksestä, toimii ICTpalvelut/ylläpito viipymättä siten, että vahingon tai lisävahinkojen synty estyisi.
Toimenpiteet vahinkojen minimoimiseksi voivat olla tapauksen mukaan:

Palvelun tuottamista varten ICT-palvelut hankkii Oulun DataCenter Oy:ltä alihankintapalveluna konesalipalvelut.

Konesaliteknologiaan ja tietoturvaan liittyvät ohjelmistot päivitetään tarvittaessa suunnitelluissa huoltotoimenpiteissä. Mikäli huoltokatko toteutuu, ICT-palvelut/ylläpito
tiedottaa asiakkaita tulevasta huoltokatkosta ennakkoon ICT-palveluiden julkisella tiedotteella.
ICT-palvelut ei takaa palvelun keskeytymätöntä ja virheetöntä toimintaa. Palvelu tarkistetaan säännöllisesti toimintahäiriöiden estämiseksi. Palveluntuottajalla on oikeus
keskeyttää palvelun toiminta muutoksen, uudistuksen, huolto- ja asennustöiden tai vastaavan kaltaisen palveluun liittyvän syyn vuoksi, tai mikäli lainsäädäntö tai muu
viranomaismääräys sitä edellyttää. Käyttökatkoksista pyritään kuitenkin ilmoittamaan käyttäjille mahdollisimman ajoissa.

ICT-palveluilla on oikeus muuttaa näitä ehtoja perustellusta syystä. Muutoksista tiedotetaan ICT-palveluiden verkkosivuilla ja erikseen palvelun käyttäjiä. Tiedotusta ei tehdä, mikäli ehtojen muutos on vähäinen tai teknisluonteinen.

ICT-palvelut ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta, joka johtuu sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä, jota ei kohtuudella voida ennakoida ja jonka seurauksia ei kohtuudella olisi voitu välttää tai voittaa. Ylivoimaisena esteenä pidetään, ellei toisin näytetä, esimerkiksi sotaa tai kapinaa, maanjäristystä, tulvaa tai muuta niihin verrattavaa luonnonmullistusta, yleisen liikenteen, yleisen tietoliikenteen tai yleisen sähkönjakelun keskeytystä, tuonti- tai vientikieltoa, lakkoa, työsulkua, boikottia tai muuta niihin verrattavaa työtaistelutoimenpidettä. Lakko, työsulku, boikotti tai muu niihin verrattava työtaistelutoimenpide katsotaan, ellei toisin näytetä, ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun ICT-palvelut on itse sen kohteena tai siihen osallisena.
Ylivoimaisena esteenä pidetään lisäksi viranomaisen päätöstä, määräystä tai lainsäädännön muutosta, joka estää ICT-palveluita täyttämästä sopimusvelvoitteitaan, sekä laajamittaista internet-infrastruktuurin häiriötä, globaalia tietoturvapoikkeamaa tai muuta vastaavaa tapahtumaa, joka on ICT-palveluiden vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella.
ICT-palveluiden alihankkijaa kohdannut ylivoimainen este katsotaan myös ICT-palveluiden ylivoimaiseksi esteeksi. Pelkkää alihankkijan resurssipulaa tai taloudellisia vaikeuksia ei
kuitenkaan pidetä ylivoimaisena esteenä, ellei se johdu edellä kuvatusta esteestä.

Osapuolen tulee ilmoittaa ylivoimaisesta esteestä ja sen vaikutuksista viivytyksettä saatuaan siitä tiedon. Ylivoimaisen esteen lakattua sopimusvelvoitteet jatkuvat normaalisti ilman aiheetonta viivytystä, ja osapuolen tulee pyrkiä rajoittamaan esteen aiheuttamia haittoja mahdollisuuksien mukaan.

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta sen kansainvälisen lainvalinnan säännöksiä.
Sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvottelemalla.
Erimielisyydet, joita ei saada ratkaistua neuvotteluteitse, käsitellään Oulun käräjäoikeudessa.
Mikäli sopijapuolet niin erikseen sopivat, asia voidaan jättää myös välimiesoikeuden ratkaistavaksi. Välimiesmenettelyssä sovelletaan Keskuskauppakamarin
välimiesmenettelysääntöjä, menettelyn paikkana on Oulu ja menettely toimitetaan suomen kielellä, ellei toisin sovita.