Versiohistoria on hyödyllinen ominaisuus, mutta erityisesti suurissa ja usein muokatuissa tiedostoissa se voi kuluttaa huomattavasti levytilaa. Näillä ohjeilla voit tarkistaa ja hallita versioita helposti.

Tämän ohjeen sisältö:

• Versiohistorian logiikka
• Versiohistorian asetuksen muutos käsin
• Versiohistorian tarkistaminen
• Ylimääräisten versioiden poistaminen
• Kaikkien vanhojen versioiden poistaminen OneDrivessa
• Kaikkien vanhojen versioiden poistaminen Teamsissa

---

Versiohistorian logiikka

Versiohistorian logiikkaa on muutettu toukokuun lopussa 2026.

1. Jokainen muodostunut versio säilyy automaattisesti 30 päivän ajan.
2. Jos versioita on yhden tunnin ajalta useampi kuin yksi, näistä säilyy vain yksi versio 60 päivän ajan.
3. Jos versioita on yhden päivän ajalta useampi kuin yksi, näistä säilyy vain ensimmäinen versio 180 päivän ajan.
4. Jos versioita on yhden viikon ajalta useampi kuin yksi, näistä säilyy vain viikon ensimmäinen versio pysyvästi tai kunnes 500 version raja tulee vastaan.

Jokaisesta tiedostosta siis säilyy ainakin yksi aiempi versio pysyvästi viikon ajalta, muut versiot poistuvat automaattisesti yllä olevan logiikan mukaisesti.

Muutos koskee uusia tiedostoja ja aiempien tiedostojen muokkauksen myötä muodostuvia uusia versiohistorioita. Aiempien tiedostojen vanha versiohistoria säilyy ennallaan, mutta voit siivota sen itse.

Ota yhteyttä ICT-palveluihin (ict@oulu.fi), jos versiohistorian siivoaminen tuntuu ylivoimaiselta. Voimme siivota versiohistorian minimissään kuukauden vanhoista versioista tai sitä vanhemmista.

---

Versiohistorian asetuksen muutos käsin

ICT:n toteuttaman muutoksen jälkeen käyttäjä voi halutessaan vaihtaa versiohistorian asetuksia. Versiohistorian asetuksia voi muokata seuraavasti:

1. Kirjaudu M365:een osoitteessa https://o365.oulu.fi.
2. Avaa OneDrive.
3. Klikkaa oikeasta yläkulmasta hammasratasta ja valitse OneDrive Settings/One Driven asetukset.
4. Klikkaa vasemmasta laidasta More Settings/Lisää asetuksia.
5. Klikkaa Can’t find what you are looking for?/Etkö löydä etsimääsi? -kohdan alta Return to the old Site settings page/Palaa vanhalle Sivuston asetukset -sivulle.
6. Valitse Site Administration/Sivustonhallinta -kohdan alta Site libraries and lists/Sivuston kirjastot ja luettelot.
7. Valitse Customize “Documents”/Mukauta “Tiedostot”.
8. Valitse Versioning settings/Versiotietojen asetukset.

---

Versiohistorian tarkistaminen

a) OneDrive tai SharePoint selaimessa

1. Avaa OneDrive tai SharePoint selaimessa.
2. Jos käsittelet OneDriveä, valitse My Files/Omat tiedostot.
3. Siirry haluttuun tiedostoon.
4. Klikkaa tiedoston nimen vieressä olevaa kolmea pistettä (…).
5. Valitse Version history/Versiohistoria.

Näet listan kaikista versioista, niiden koon sekä tallennusajankohdan.

b) OneDrive Windowsin resurssienhallinnassa (File Explorer)

OneDriven versiohistoriaa voi nyt avata myös suoraan Windowsista:

1. Avaa OneDrive-kansio.
2. Klikkaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella.
3. Valitse OneDrive >Version history/Versiohistoria.
4. Versiohistoria avautuu uuteen ikkunaan.

HUOM! Tämä on uudempi ja helpompi tapa kuin “Näytä verkossa” -komennon kautta.

---

Ylimääräisten versioiden poistaminen

1. Avaa versiohistoria jollakin yllä kuvatulla tavalla.
2. Poista tarpeettomat versiot valitsemalla Delete/Poista.
3. Kiinnitä huomiota suuriin tiedostoihin (esim. PowerPoint, Excel, videot), sillä ne kasvattavat versiokokoja nopeimmin.

---

Kaikkien vanhojen versioiden poistaminen OneDrivessa selaimella

1. Klikkaa hammasratasta oikeasta yläkulmasta ja valitse OneDrive Settings/OneDriven asetukset.
2. Klikkaa vasemmasta laidasta More Settings/Lisää asetuksia.
3. Valitse Storage Metrics/Tallennustilamittarit.
4. Valitse Documents/Tiedostot-kansio ja etsi sen alta haluttu tiedosto.
5. Klikkaa Version History/Versiohistoria  -kohtaa oikeasta laidasta, jolloin tiedoston kaikki versiot tulevat näkyviin. Tällöin ylälaidassa näkyy valinta Delete All Versions/Poista kaikki versiot.

---

Kaikkien vanhojen versioiden poistaminen Teamsissa

1. Avaa Teams-ryhmän kanava ja valitse ylälaidan valikosta Shared/Jaetut.
2. Valitse kanavan tiedostonäkymän ylävalikosta kolme pistettä ja tämän takaa Open in SharePoint/Avaa SharePointissa.
3. Klikkaa hammasratasta oikeasta yläkulmasta ja valitse Site Contents/Sivuston sisältö.
4. Kilkkaa oikeasta yläkulmasta Site Settings/Sivuston asetukset.
5. Valitse listalta Storage Metrics/Tallennustilan arvot.
6. Valitse Documents/Tiedostot-kansio ja etsi sen alta haluttu tiedosto.
7. Klikkaa Version History/Versiohistoria -kohtaa oikeasta laidasta, jolloin tiedoston kaikki versiot tulevat näkyviin. Tällöin ylälaidassa näkyy valinta Delete All Versions/Poista kaikki versiot.

 

« Takaisin