Jos haluat järjestää kokouksen useamman henkilön kesken ja samalla varata tarkoitukseen sopivan huoneen, tee varaus O365-palvelun Outlook-kalenterisi kautta. Yliopiston varattavat tilat ovat resursseina O365-palvelussa ja ne näkyvät huoneluettelossa. Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka teet varauksen kalenterisi kautta.
Jos tarvitset itsellesi tai pienelle ryhmälle tilan lyhyellä varoitusajalla, voit katsoa juuri nyt vapaana olevat tilat Cella-mobiilisovelluksella. Cellassa voit myös varata tilan enintään kahdeksi tunniksi. Cella on tässä vaiheessa vain yliopiston opiskelijoiden ja henkilökunnan käytössä. Sen huoneluettelo ei kuitenkaan kata kaikkia varattavia tiloja. Katso ohje Cella-tilavaraussovellus.
Varaus tulee näkyville tilan ovenpielinäyttöön riippumatta siitä, teitkö sen Outlookin vai Cellan kautta.
Tee kalenteri- ja tilavaraus Outlookissa näin:
Varaa huone aina oman Outlook-kalenterisi kautta lisäämällä järjestelmään tallennettu tila luomaasi tapaamiseen tai kokouskutsuun huoneeksi.
- Aloita kokouskutsun tekeminen painikkeella Uusi kokous/New meeting
- Valitse osallistujat Vastaanottaja/To-kenttään.
- Kirjoita otsikko kohtaan Aihe/Subject.
- Valitse kokouksen ajat kenttiin Aloitusaika/Start time ja Päättymisaika/End time.
- Kirjoita kokouksen kuvaus/kutsu
- Napauta painiketta Huoneenhaku/Room Finder, niin saat esille luettelon vapaista kokoushuoneista ikkunan oikeaan reunaan avautuvaan näkymään Kokoushuoneiden hakutoiminto/Room Finder.
- Valitse kohtaan Näytä huoneluettelo/Show a room list haluamasi luettelo (esim. hallinnon huoneet: Hallinto-RoomList).
- Valitse listasta haluamasi kokoushuone kohtaan Valitse käytettävissä oleva huone/Choose an available room.
- Valitsemasi huone tulee automaattisesti yhdeksi kokouskutsun vastaanottajaksi ja näkyy myös kentässä Sijainti/Location.
- Lähetä huonevaraus sekä kokouskutsu Lähetä/Send –painikkeella, tai siirry tarkastelemaan kalentereita toiminnolla Aikatauluavustaja/Scheduling Assistant.
Aikatauluavustaja-näkymässä voit tarkastella osallistujien ja huoneiden varaustilannetta ja vapaita aikoja:
- Napauta painiketta Aikatauluavustaja/Scheduling Assistant.
- Takaisin edelliseen näkymään pääset napauttamalla Tapaaminen/Appointment.
- Molemmissa näkymissä voit muuttaa kokouksen, osallistujia, ajankohtaa tai muita tietoja.
- Kun kokouskutsu on valmis, paina Lähetä/Send.
Kun olet lähettänyt varauksen, saat huoneresurssilta automaattisen vastauksen sähköpostina, onko varaus hyväksytty vai hylätty ko. tilan varaustilanteen perusteella.