Salattua sähköpostia eli turvapostia tulisi käyttää aina, kun lähetetään luottamuksellista tai arkaluontoista tietoa sähköpostitse Oulun yliopiston ulkopuolelle tai ulkopuolelta yliopistolle.

HUOM. Yliopiston sisäisessä sähköpostissa erillista salausta ei tarvita.

Tämän ohjeen sisältö:

• Luottamuksellinen viesti yliopiston sisällä
• Luottamuksellisen viestin lähettäminen yliopistolta
• Luottamuksellisen viestin lähettäminen yliopistolle
• Luottamuksellisen viestin vastaanottaminen yliopistolta

Luottamuksellinen viesti yliopiston sisällä

• Yliopiston sisäisessä O365-sähköpostiliikenteessä ei erillistä suojausta tarvita, kun viesti kulkee @student.oulu.fi- ja/tai @oulu.fi-osoitteiden välillä.

Luottamuksellisen viestin lähettäminen yliopistolta

Sekä henkilökunta että opiskelijat voivat lähettää luottamuksellisia viestejä yliopiston ulkopuolisille vastaanottajille. Lähettäjä, jonka sähköpostiosoitteen loppuosan on @student.oulu.fi tai @oulu.fi, kirjoittaa viestin omassa sähköpostissaan ja valitsee käytettävän suojaustason: kirje tai kirjattu kirje.

Vastaanottaja voi vastata lähettäjälle, ja myös vastausviesti on suojattu.

Viesti säilytetään palvelimella securemail.oulu.fi 30 vuorokauden ajan, ellei vastaanottaja poista viestiä luettuaan sen.

Suojaustason valinta ja lähettäminen:

1) Suojaustasona ”Kirje”:

• Lähetä viesti yliopiston sähköpostistasi, kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite ja lisää sen loppuun ”.s” ilman välilyöntejä. Huom. kirjoita koko osoite, älä poimi sitä osoitekirjasta tai viestihistoriasta. Esimerkki: maisa.malli@minedu.fi.s
• Vastaanottaja saa sähköpostiinsa ilmoitusviestin, jossa olevan linkin kautta hän voi lukea viestin.

2) Suojaustasona ”Kirjattu kirje”:

Tarvitset lähetysvaiheessa vastaanottajan matkapuhelinnumeron, johon avaamisessa tarvittava PIN-koodi lähetetään.

Käytä kirjattua kirjettä silloin, jos sähköpostiosoitteen perusteella et voi olla varma vastaanottajan henkilöllisyydestä. Jos esimerkiksi lähetät viestin yhteiskäyttöiseen osoitteeseen, mutta tarkoitat sen vain tietyn henkilön luettavaksi, liität viestiin hänen puhelinnumeronsa, johon palvelu lähettää avaamisessa tarvittavan PIN-koodin.

• Lähetä viesti yliopiston sähköpostistasi näin: Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite ja lisää sen loppuun ”.” ja hänen matkapuhelinnumeronsa sekä ”.s” ilman välilyöntejä. Huom. kirjoita koko osoite, älä poimi sitä osoitekirjasta tai tavallisten viestien historiasta. Esimerkki: maisa.malli@minedu.fi.0401234567.s
  • Ulkolaiset numerot syötetään siten, että ulkomaan tunnus ”+” korvataan kahdella nollalla ”00”, sen jälkeen lisätään maatunnus ja varsinainen puhelinnumero ilmanvälilyöntejä. Esimerkki: erik.ek@minedu.se.00464741234567.s
• Vastaanottaja saa sähköpostiinsa ilmoitusviestin, jossa olevan linkin kautta hän voi lukea viestin. Viestiä avatessaan hän saa matkapuhelimeensa PIN-koodin, jota palvelu kysyy ennen viestin näyttämistä.

Luottamuksellisen viestin lähettäminen yliopistolle

Yliopiston ulkopuoliset tahot voivat rekisteröitymisen jälkeen lähettää luottamuksellisen viestin mihin tahansa yliopiston sähköpostiosoitteeseen. Lähettäminen tapahtuu securemail.oulu.fi-palvelimella. Viesti tulee vastaanottajan O365-sähköpostiin, eli vastaanottajan sähköpostiosoitteen loppuosan tulee olla joko @oulu.fi tai @student.oulu.fi.

Rekisteröinti ja lähettäminen:

• Rekisteröi sähköpostiosoitteesi palveluun https://securemail.oulu.fi/.
• Tämän jälkeen saat sähköpostiisi viestin, jonka lähettäjänä näkyy ”Turvaposti Oulun Yliopisto”. Viesti sisältää henkilökohtaisen linkin, jolla tunnistaudut palveluun. Jos viestiä ei ala kuulua, tarkista roskapostikansio.
• Kirjoita ja lähetä luottamuksellinen viestisi securemail.oulu.fi-palvelimella nettiselainta käyttäen. Voit myös liittää liitetiedostoja viestiin. To-kohdassa on alasvetovalikko, josta vois valita vastaanottajaksi kirjaamon, jos se on tarpeen. Muut oulu-fi-osoitteet voit lisätä To-kohdan kenttään. Add recipient row -napista (plus-ikoni) lisäät tarvittaessa useampia kenttiä, jos haluat lähettää viestisi useampaan osoitteeseen.
  

  From-kohdassa näet oman sähköpostiosoitteesi. To-kohdan alasvetovalikko on tässä jätetty tyhjäksi ja sen alla on esimerkkinä sähköpostiosoite tavoittelemasi.taho@oulu.fi. Kirjoita Subject-kenttään viestillesi kuvaava otsikko, ja message-kentään varsinainen viestisi.

• Rekisteröitymisesi ja henkilökohtainen linkkisi ovat voimassa 10 päivää.
• Vastaanottaja saa viestin omaan yliopiston O365-sähköpostiinsa merkinnöillä ”Confidential” ja ”This mail has been delivered encrypted”.

Luottamuksellisen viestin vastaanottaminen yliopistolta

Kun sinulle on lähetetty luottamuksellinen viesti yliopistolta, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Ilmoitusviestissä on maininta ”Luottamuksellinen / Confidential” ja lisäksi linkki, jonka kautta pääset lukemaan varsinaisen viestin securemail.oulu.fi-palvelimelta. Tarkista ensin linkin aitous: vie hiiri linkin päälle ja varmista, että se johtaa securemail.oulu.fi-palvelimelle. Jos linkki vie jonnekin muualle, kyseessä ei ole aito Oulun yliopiston luottamuksellien viesti.

Lähettäjä on määritellyt luottamuksellisen viestin suojaustasoksi joko ”Kirje” tai ”Kirjattu kirje”. Voit lukea viestin 30 päivän aikana securemail.oulu.fi-palvelimelta.

Tunnistus PIN-koodilla, kun kyseessä on ”Kirjattu kirje”:

Jos lähettäjä on määritellyt viestin suojaustasoksi ”Kirjattu kirje”, näkyy se saamasi ilmoitusviestin otsikkona. Tällöin tarvitset viestin avaamiseksi PIN-koodin. PIN-koodi lähetetään automaattisesti tekstiviestinä siihen numeroon, jonka lähettäjä on viestissä määritellyt. Tekstiviesti lähtee palvelusta samalla hetkellä, kun napautat ilmoitusviestissä olevaa linkkiä Avaa viesti / Open message.

• Syötä tekstiviestinä saamasi PIN-koodi sille varattuun kenttään ja paina JATKA.
• Jos et saa tekstiviestiä kohtuullisessa ajassa, tilaa uusi PIN-koodi (TILAA PIN-KOODI).
• Jos tunnistautuminen ei onnistu, tarkista, onko viestissä puhelinnumerosi oikein. Informoi tarvittaessa viestin lähettäjää virheellisestä puhelinnumerosta (LÄHETÄ ILMOITUS).

Viestin lukeminen:

Saat luottamuksellisen viestin avattua sähköpostiisi tulleesta ilmoitusviestistä. Varmista kuitenkin, että linkki Avaa viesti / Open message vie juuri securemail.oulu.fi-palvelimelle.

• Voit vastata viestiin (VASTAA). Vastaus lähtee vain lähettäjälle, ei muille mahdollisille alkuperäisille vastaanottajille. Myös vastausviesti on suojattu.
• Voit tallentaa (TALLENNA) omalle laitteellesi viestin ja mahdolliset liitteet tavalliseksi tai salasanalla suojatuksi zip-tiedostoksi. Pelkän viestin voi tallentaa txt- tai html-muotoon. Viestin voi myös tulostaa. Muista kuitenkin, että viestin sisältö on luottamuksellinen!
• Viesti ja mahdollinen liitetiedosto ovat tilapäisesti tallessa securemail.oulu.fi-palvelimella ja ovat luettavissa 30 päivän ajan. Voit halutessasi poistaa viestin ja mahdolliset liitteet (POISTA VIESTI).
• Kirjaudu lopuksi ulos palvelusta (KIRJAUDU ULOS). Valitse uloskirjautumisen yhteydessä, kuinka tunnistaudut palveluun, jos myöhemmin haluat avata viestin uudestaan. Vaihtoehtoina on eväste tai salasana.
• Tyhjennä selaimen välimuisti, erityisesti jos käytät julkisissa tiloissa tai yhteiskäytössä olevaa tietokonetta.

« Takaisin