Tämän ohjeen sisältö:
IT-palvelujen käyttösäännöt
Lyhyesti
- Säännöt sitovat ja velvoittavat jokaista käyttäjää. Myös sinua.
- Säännöt koskevat molempien korkeakoulujen, Oulun yliopiston (OY) ja Oulun ammattikorkeakoulun (Oamk), IT-palvelujen, laitteiden, sovelluksien ja verkkojen käyttöä.
- Korkeakoulut osoittavat IT-palvelujen käyttövaltuuden myöntämällä siihen käyttäjätunnuksen tai tuomalla palvelun saataville.
- Jokainen vastaa henkilökohtaisesti kaikesta tunnuksellaan tapahtuvasta käytöstä.
- IT-palvelut on tarkoitettu käytettäväksi työtehtäviin ja opiskeluun.
- Kun noudattaa kohtuutta, lakeja ja hyviä tapoja, palveluja saa käyttää myös yksityisiin asioihin.
- Kaikkien tulee kunnioittaa yksityisyyttä ja tiedon omistajuutta.
- Kaikki kaupallinen tai julistava toiminta on kiellettyä.
- Kaikki luvaton käyttö on kiellettyä.
- Käyttöä valvotaan, sääntöjen rikkomisesta on seuraamuksia.
Näitä periaatteita tarkennetaan alla.
IT-palvelujen käyttösäännöt kokonaisuudessaan
IT-palvelujen käyttösäännöt sitovat ja velvoittavat kaikkia korkeakouluyhteisön jäseniä, IT-palvelujen ja tietojärjestelmien käyttäjiä sekä korkeakoulujen yksiköitä.
Säännöt koskevat kaikkia korkeakoulujen laitteita, IT-palveluja ja niiden käyttöä. Ne koskevat myös palveluja, joiden käyttömahdollisuus tai -valtuus on saatu korkeakoulun välityksellä. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi CSC:n palvelut kuten HAKA, Funet ja niiden välityksellä käytettävät järjestelmät. Osa korkeakoulujen palveluista on pilvipalveluita ja niiden käyttöä koskee näiden käyttösääntöjen ja palveluntarjoajan omien käyttöehtojen lisäksi yliopiston Pilvipalvelun käyttöehdot (lukeaksesi käyttöehdot kirjaudu yliopiston käyttäjätunnuksella).
Käyttövaltuus
Käyttövaltuus osoitetaan myöntämällä käyttäjätunnus tai tuomalla palvelu saataville
Käyttövaltuuden saaneilla henkilöillä on lupa käyttää korkeakoulun IT-palveluja. IT-palveluiden käyttösääntöjen noudattaminen on käyttövaltuuden edellytys.
- IT-palvelujen käyttövaltuudet riippuvat käyttäjän asemasta ja tehtävistä (rooleista) korkeakoulussa
- henkilöllä voi olla useita rooleja samanaikaisesti.
Käyttövaltuudet ovat määräaikaisia
Käyttövaltuus päättyy, kun
- henkilö ei enää kuulu korkeakouluun
- määräaikaiseksi myönnetty käyttövaltuus vanhenee
- henkilön rooli muuttuu siten, ettei IT-palvelun käyttövaltuudelle ole enää perustetta.
Käyttövaltuutta voidaan rajoittaa, jos siihen liittyen on perusteltu epäily tietoturvallisuuden vaarantumisesta tai väärinkäytöstä.
Käyttäjän tulee poistaa henkilökohtaiset sähköpostinsa ja tiedostonsa ennen IT-palvelun käyttövaltuuden loppumista. 14 päivän kuluttua käyttöoikeuksien edellytysten loppumisesta tunnukset suljetaan automaattisesti ja sähköpostin vastaanotto estetään. Korkeakoulut poistavat tiedostot ja postilaatikon 12 kuukauden kuluttua tunnuksen käytön tai käyttövaltuuden loppumisesta.
Henkilökuntaan kuuluvan käyttäjän on siirrettävä työhönsä liittyneet viestit ja tiedostot esimiehen kanssa sovitulle henkilölle. Tämä pätee myös opiskelijaan, joka on toiminut esimerkiksi tutkimusryhmissä.
Jokaisen on itse poistettava henkilöstö- tai opiskelijaetuna kotikäyttöön lisensoidut ohjelmistot työsuhteen tai opinto-oikeuden päättyessä.
Käyttäjätunnus
- Käyttäjä tunnistetaan (identifioidaan, autentikoidaan) käyttäjätunnuksen perusteella
- jokaisella käyttäjällä tulee olla yksilöivä tunniste tunnistamista vaativissa IT-palveluissa.
Ryhmätunnus voidaan myöntää hakemuksesta erityiseen tarkoitukseen
Ryhmätunnuksen käyttö voi vaarantaa tietojen luottamuksellisuuden. Esimerkki: työasemaluokan erityisohjelmiston vaatimia pääkäyttäjävaltuuksia varten myönnetty ryhmätunnus.
- Ryhmätunnuksen hakija vastaa tunnuksen luovuttamisesta
- ryhmätunnusta saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty
- jokainen ryhmätunnuksen käyttäjä on vastuussa omasta tunnuksen käytöstään.
Jokainen vastaa käyttäjätunnuksistaan henkilökohtaisesti
Käyttäjätunnukset tulee suojata vahvalla salasanalla tai muutoin ohjeistetulla tavalla. Jos salasanan tai muun tunnisteen epäillään joutuneen vääriin käsiin, salasana on vaihdettava tai tunnisteen käyttö on estettävä viipymättä.
- Käyttäjätunnusta ei saa antaa toisen henkilön käyttöön
- käyttäjä vastaa kaikesta käyttäjätunnuksellaan tapahtuvasta käytöstä
- käyttäjä on taloudellisessa ja oikeusvastuussa tunnuksen käytön aiheuttamasta haitasta tai vahingosta
- toisen henkilön tunnuksen käyttö on kielletty, vaikka tämä sitä pyytäisi.
Käyttäjien oikeudet ja vastuut
IT-palvelut on tarkoitettu työtehtäviin ja opiskeluun
Korkeakoulujen IT-palvelut on tarkoitettu työvälineeksi tehtäviin, jotka liittyvät opiskeluun, opetukseen, tutkimukseen tai hallintoon jommassa kummassa korkeakouussa.
Yksityinen käyttö on sallittu vähäisessä määrin
Sallittua vähäistä yksityistä käyttöä ovat esimerkiksi yksityiset sähköpostikeskustelut ja verkkopalvelujen käyttäminen. Yksityinen käyttö ei kuitenkaan saa
- haitata järjestelmän muuta käyttöä, eikä
- olla ristiriidassa käytöstä annettujen sääntöjen ja ohjeiden kanssa.
Kaupallinen toiminta tai julistaminen ei ole hyväksyttävää yksityistä käyttöä
ICT-palveluista voi vastaavalta henkilöltä kuitenkin hakea allekirjoitettua, kirjallista poikkeuslupaa.
- Kaupallinen käyttö on sallittu vain korkeakoulun lukuun
- käyttö vaalimainontaan tai muuhun poliittiseen toimintaan on sallittu vain yliopistovaaleissa, ylioppilaskunnan toimintaan liittyvien opiskelijajärjestöjen tai ammattiyhdistysten yms. toiminnassa
- käyttö kaikkeen julistavaan toimintaan on kielletty
- resurssien tarpeeton käyttö on kielletty.
Lakeja on noudatettava
- Laitonta tai hyvän tavan vastaista materiaalia ei saa julkaista, välittää eikä jaella.
Jokaisella on oikeus yksityisyyteen
Yksityisyys ei kuitenkaan ulotu kaikkeen henkilön hallussaan pitämään työtehtäviin liittyvään materiaaliin.
- Opiskelijan hallussa oleva aineisto tulkitaan yksityiseksi.
- Henkilökunnan tulee pitää yksityinen aineisto selkeästi erillään työhön liittyvästä aineistosta esim. hakemistossa, jonka nimi on ”private”. Tämä sääntö koskee myös opiskelijaa, joka on työssä korkeakoulussa.
Jokainen vastaa tietoturvasta
Havaituista tai epäillyistä tietoturvallisuuden puutteista ja väärinkäytöksistä tulee viivytyksettä ilmoittaa Campus ICT -tukipalveluun: ict (at) oulu.fi.
- Henkilökohtaista salasanaa ei pidä koskaan kertoa kenellekään
- jokaisella on vaitiolovelvollisuus tietoonsa saamistaan salassa pidettävistä tiedoista
- muille kuuluvien tietojen urkkiminen, hyväksikäyttö, talteenotto ja levittäminen on kielletty.
Korkeakouluilla on oikeus suojatoimena rajoittaa tai estää IT-palvelujen käyttöä.
Luvattoman palvelun pystyttäminen on kielletty
Korkeakoulujen tietoliikenneverkkoon saa kytkeä vain niiden hyväksymiä laitteita. Korkeakoulujen verkoissa saa tuottaa palveluita vain korkeakoulun antamalla luvalla.
Tietoturvamekanismien ohittaminen on kielletty
Mitään käyttövaltuutta ei saa käyttää laittomaan tai luvattomaan toimintaan, kuten esimerkiksi tietoturva-aukkojen etsimiseen, oikeudettomaan salauksen purkamiseen, tietoliikenteen kopiointiin tai muuttamiseen tai tietojärjestelmiin tunkeutumiseen.
Tietojärjestelmien osia tai piirteitä, joita ei ole selkeästi tuotu yleisesti käytettäviksi, ei saa käyttää. Tällaisia ovat esimerkiksi ylläpitoon tarkoitetut työkalut tai järjestelmän asetuksilla estetyt toiminnot.
Tietojen urkinta ja käyttäjien harhautus on kielletty
Älä huijaa, älä hanki tietoa oikeudettomasti.
Muita määräyksiä
Voimaantulo
Nämä IT-palvelujen käyttösäännöt tulevat voimaan 20.11.2013 ja korvaavat aiemmat vastaavat säännöt. Tämän jälkeen uudet IT-palvelut tulee toteuttaa näiden sääntöjen mukaisesti.
Muutoksenhallinta
Nämä käyttösäännöt tarkistetaan tarvittaessa, jotta ne vastaavat voimassaolevia palveluita ja lainsäädäntöä. Merkittävät muutokset käsitellään YT-menettelyssä. Muutostarpeesta päättää tietoturvapäällikkö.
Muutoksesta tiedotetaan vain tavanomaisten tiedotuskanavien kautta, ei henkilökohtaisesti.
Käyttösäännöistä poikkeaminen
Lupa käyttösäännöistä poikkeavaan toimintaan voidaan myöntää vain kirjallisen hakemuksen perusteella ja perustellusta syystä. Luvan poikkeamaan voi myöntää tietohallintojohtaja. Luvassa voi olla ehtoja, rajoituksia ja lisävastuita.
Valvonta
Käyttösääntöjen valvonnasta vastaavat ICT-palvelut, palveluiden ja IT-palveluiden omistajat sekä työnjohdollisesti esimiehet kukin osaltaan. Rikkomuksista rangaistaan tietotekniikkarikkomusten seuraamiskäytännön mukaisesti.
Sähköpostisäännöt
Lyhyesti
Sähköpostin käyttäjällä on yksi tai useampia rooleja
- Esimerkiksi henkilökuntaa ja opiskelijoita koskevat säännöt ovat osittain erilaiset.
Kaikkia sääntöjä on noudatettava
- Käytä korkeakoulussa eri salasanoja kuin missään muualla
- käytä korkeakoulun sähköpostiosoitetta yksityisiin tarkoituksiin vain harkiten (ks. IT-palvelujen käyttösäännöt)
- ohjaa erehdyksessä saamasi sähköpostiviestit oikealle vastaanottajalle ja informoi lähettäjää
- muista, että kirjesalaisuus suojaa myös sähköpostia
- huolehdi sähköpostilaatikkosi tilan riittävyydestä
- älä lähetä roskapostia
- älä jätä yksityisiä viestejäsi korkeakoulun postilaatikkoon käyttövaltuutesi päättyessä.
Henkilökunta
- Käytä työasioissa aina korkeakoulun sähköpostiosoitteita
- lähetä kuittaus sähköisen asioinnin viesteihin viivytyksettä
- älä siirrä tai ohjaa automaattisesti työsähköpostia korkeakoulun ulkopuolisiin sähköpostiosoitteisiin
- pidä yksityiset ja työsähköpostiviestit erillään, myös lähettämäsi
- huolehdi sähköpostisi hoitamisesta poissaolojesi aikana
- jos käytät poissaoloviestiä, ohjaa sen vastaanottajaa käyttämään organisaatio-osoitetta
- käytä vain korkeakoulujen tukemia sähköpostin salausmenetelmiä
- ennen käyttövaltuutesi päättymistä siirrä organisaatiolle tarpeelliset sähköpostiviestit oikeille henkilöille.
Opiskelija
- Käytä opiskeluun liittyen ensisijaisesti korkeakoulun sinulle antamaa sähköpostiosoitetta
- ilmoita aina sähköpostiosoitteesi käyttämiisi korkeakoulun palveluihin ja järjestelmiin, jotta saat korkeakoulun tiedotteet oikeaan sähköpostiin
- kun asioit korkeakouluun sähköpostitse, muista aina ilmoittaa nimesi ja yhteystietosi sähköpostiviestissä
- opiskelijana lähettämäsi ja vastaanottamasi viestit ovat yksityisiä
- mikäli olet työsuhteessa korkeakouluun, sinua koskevat myös henkilökunnan säännöt
- työ- ja opiskelusähköpostit on selkeästi pidettävä erillään toisistaan.
Organisaatio-osoitteen vastuuhenkilö
- Selvitä, miten viestit käsitellään, käsittely varmistetaan ja saatetaan tiedoksi muille käsittelijöille
- vaihda organisaatio-osoitteeseen mahdollisesti liittyvä salasana säännöllisesti ja aina, kun joku sen tietävä poistuu viestien käsittelijöiden joukosta.
Näitä periaatteita tarkennetaan alla:
Sähköpostisäännöt kokonaisuudessaan
Sähköpostisäännöt koskevat kaikkia korkeakoulun sähköpostijärjestelmien käyttäjiä. Henkilökunnalle merkityt osiot koskevat korkeakoulun yksiköitä, koko henkilökuntaa ja heihin rinnastettavia henkilöitä (esimerkiksi apurahalla työskentelevät tutkijat sekä emeritus- ja emerita-professorit), jotka käyttävät sähköpostipalvelua. Säännöt koskevat myös kaikkia sähköpostijärjestelmistä vastaavia toimijoita.
Sähköpostisäännöt toteuttavat voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Sähköpostiviestin perillemenosta varmistuminen on lähettäjän vastuulla. Jos viestin perillemeno on erityisen tärkeää, on syytä lähettää viesti hyvissä ajoin ennen mahdollista määräaikaa ja pyytää vastaanottajaa kuittaamaan viestin perillemeno.
Kirjesalaisuus suojaa sähköpostia
Mikäli henkilö saa toiselle tarkoitetun sähköpostiviestin, hänellä on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto niin viestin sisällöstä kuin olemassaolostakin.
- Korkeakoulun tai sen työntekijän toimivaltaan kuulumaton, erehdyksestä lähetetty hallintotehtäviä koskeva sähköpostiviesti on hallintolain (434/2003) 21 §:n mukaisesti siirrettävä toimivaltaiseksi katsotulle viranomaiselle tai taholle ja siirrosta on ilmoitettava viestin lähettäjälle; ellei siirto ole mahdollinen, viesti palautetaan lähettäjälle ja hävitetään korkeakoulun sähköpostijärjestelmästä
- kaikki muut väärään osoitteeseen tulleet viestit tulee palauttaa lähettäjälle.
Lähetys- ja palautusvelvollisuudet eivät koske haittaohjelmaviestejä eivätkä roskapostia.
Sähköpostiosoitteet
Organisaatio-osoite on virallinen sähköpostiosoite
Organisaatio-osoitetta käytetään virallisten asioiden hoitoon ja palvelujen tarjoamiseen.
Organisaatio-osoite muodostetaan erillisen ohjeen mukaan, esimerkiksi:
- Korkeakoulun tasolla kirjaamo@oulu.fi
- yksikön tasolla yksikko@oulu.fi
- roolia varten rehtori@oulu.fi
Työsähköpostiosoite on työkäyttöön annettu henkilökohtainen sähköpostiosoite
- Esimerkki vili.virta@oulu.fi, eric.jones@oamk.fi
- Työsähköpostiviesti liittyy sekä työsähköpostiosoitteeseen että työntekijän työtehtäviin.
- Lähtökohtaisesti korkeakoulu kohtelee työsähköpostiosoitteeseen tulleita sähköpostiviestejä yksityisinä viesteinä.
- Lähetettävän sähköpostiviestin lähettäjänä tulee olla joko organisaatio-osoite tai nimimuotoinen työsähköpostiosoite.
Opiskelusähköpostiosoite on korkeakoulun opiskelijalle antama henkilökohtainen sähköpostiosoite
- Esimerkkinä vili.virta@student.oulu.fi, eric.jones@students.oamk.fi
- Opiskelusähköpostiosoite on tarkoitettu ensisijaisesti opiskelujen hoitamiseen.
- Korkeakoulu kohtelee opiskelijoiden sähköpostiviestejä yksityisinä viesteinä.
- Lähetettävän sähköpostiviestin lähetysosoite on nimimuotoinen opiskelusähköpostiosoite.
- Opiskelija voi kieltää sähköpostiosoitteensa julkaisemisen oman korkeakoulun ulkopuolelle.
Jokainen sähköpostipalvelun käyttäjä vastaa itse tilakiintiönsä riittävyydestä ja sähköpostilaatikkonsa siivoamisesta.
Korkeakoulu päättää sähköpostiosoitteista ja niiden muodosta
Oulun korkeakouluissa käytetään erilaisia verkko-osoitteita (domain) erilaisiin rooleihin liittyen, esimerkiksi:
- Organisaatio-osoitteet voisivat olla muotoa palvelu@oulu.fi, palvelu@oamk.fi
- henkilökunnan osoitteet muotoa vili.virta@oulu.fi, vili.virta@oamk.fi
- opiskelijoiden osoitteet muotoa brian.kottarainen@student.oulu.fi, brian.kottarainen@students.oamk.fi.
Työ- ja opiskelusähköpostiosoitteet muodostetaan henkilön nimestä
Mikäli henkilölle tulee nimikaima korkeakouluun, hänen sähköpostiosoitteensa saattaa muuttua.
Muodon etunimi.sukunimi@(student.)oulu.fi/(students.)oamk.fi ensimmäisenä saanut saa pitää osoitteen, myöhemmin tulevalle sähköpostiosoite on muotoa etunimi.toisen nimen ensimmäinen kirjain.sukunimi@(student.)oulu.fi/(students.)oamk.fi.
Sähköpostin ja sähköpostiosoitteiden käyttö
- Henkilökohtaisena sähköpostiosoitteena tulee käyttää nimimuotoista osoitetta
- korkeakoulun viestinnässä käytetään organisaatio-osoitteita
- työasioissa tulee käyttää organisaatio-osoitetta tai työsähköpostiosoitetta.
Organisaatio- ja työsähköpostiviestien käsittelyä ja arkistointia ohjaavat laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta sekä korkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelma.
- Organisaatio- tai työsähköpostiviestien siirto tai automaattinen ohjaaminen korkeakoulun ulkopuolelle on kiellettyä tietoturvan, tietosuojan ja tiedon hallinnan varmistamiseksi ja voi olla esimerkiksi henkilötietolain vastaista
- jos saapuneessa viestissä on kuittauspyyntö tai kyseessä on sähköinen asiointi (1), tulee viestin käsittelijän lähettää sen lähettäjälle kuittausviesti viiveettä
- automaattisia vastaanottokuittauksia saavat käyttää vain asiointijärjestelmät.
Organisaatio-osoitteella on vastuuhenkilö
Vastuuhenkilön tulee varmistaa organisaatio-osoitteeseen saapuvien viestien säännöllinen käsittely ja arkistonmuodostussuunnitelman noudattaminen, myös omien poissaolojensa aikana.
- Organisaatio-osoitteeseen tulleet sähköpostiviestit kuuluvat työnantajalle
- vastuuhenkilön on vastattava saapuneisiin viesteihin viiveettä
- vastauksesta tulee ilmetä, että se on vastaus organisaatio-osoitteeseen tulleeseen viestiin
- organisaatio-osoitteita ei saa käyttää yksityiseen viestintään.
Työsähköpostiosoitteeseen liittyvää viestiä kohdellaan yksityisenä viestinä
- Korkeakoulu voi hakea ja avata työntekijän sähköpostin erillisen ohjeen määrittelemissä tapauksissa ja tavalla (ks. Työntekijän sähköpostin hakeminen ja avaaminen)
- työntekijän lähettämästä työsähköpostiviestistä tulee tarvittaessa selvästi ilmetä, onko viesti lähetetty työtehtävään liittyvänä kannanottona vai henkilön yksityisenä mielipiteenä
- mikäli vastaanotettu viesti on hakemus tms. julkisiin hallintotehtäviin liittyvä asia, tulee vastausviestin vastausosoite asettaa organisaatio-osoitteeksi
- vastausosoitteen asettamisen sijasta voi asiakasta kehottaa käyttämään jatkossa organisaatio-osoitetta
- vastaus ja alkuperäinen viesti siirretään organisaatio-osoitteelle arkistoitavaksi
- jos et tiedä sopivaa organisaatio-osoitetta voit tarkastaa sen Campus ICT:n asiakastuesta ict(at)oulu.fi.
Korkeakoulun antamaa sähköpostiosoitetta voi käyttää yksityisiin tarkoituksiin, kunhan noudattaa korkeakoulun IT-palvelujen käyttösäännöissä asetettuja rajoituksia.
- Työntekijän yksityiset viestit tulee selvästi erottaa työsähköpostiviesteistä, tämä koskee saapuvia ja lähteviä viestejä
- jos henkilö on sekä opiskelija että henkilökuntaa, tulee näihin rooleihin liittyvät sähköpostit selkeästi erottaa toisistaan.
Ulkopuolista sähköpostipalvelua ei saa käyttää korkeakouluun liittyviin työtehtäviin
Ulkopuolisen sähköpostipalvelun käyttöä korkeakoulun verkosta voidaan rajoittaa teknisesti, mikäli sen muodostama tietoturvariski korkeakoululle nousee liian suureksi.
Henkilökohtaisia automaattisia vastauksia tulee käyttää harkiten
Jos automaattivastaus roskapostitulvauhasta huolimatta katsotaan välttämättömäksi, tulee siinä neuvoa lähettäjää ottamaan yhteyttä ensisijaisesti sopivaan organisaatio-osoitteeseen.
Sähköpostista on huolehdittava poissaolojen aikana
tai postilaatikko on suljettava (esimerkiksi pitkät virkavapaudet). Suositeltavinta on neuvoa asiakkaita etukäteen ottamaan aina yhteyttä sopivan organisaatio-osoitteen kautta.
Sähköpostiosoitteen käyttövaltuus on määräaikainen
Yksityisiä viestejä ei tule jättää korkeakoulun postilaatikkoon käyttövaltuuden päättyessä.
Työntekijän tulee sopia esimiehen kanssa muiden kuin yksityisten viestien siirrosta korkeakoulun haltuun. Jos työntekijä lopettaa tehtäviensä hoitamisen ennen työsuhteen päättymistä, voi työntekijä tai hänen esimiehensä pyytää estämään sähköpostin vastaanoton välittömästi.
Sähköpostiviestin voi salata
Käytettävien salausohjelmien tulee organisaatio- ja työsähköpostiviestien osalta olla korkeakoulun tukemia ja käyttöönottamia.
- Jos saapuva organisaatio- tai työsähköpostiviesti on salattu siten, että vain vastaanottaja voi avata sen, on salaus purettava välittömästi vastaanoton jälkeen. Tämä ei koske haittaohjelmia sisältäviä viestejä eikä roskapostia.
- viesti voidaan salata uudestaan siten, että se on kaikkien asian käsittelijöiden avattavissa.
Salaamaton sähköposti rinnastuu turvallisuudeltaan postikorttiin.
Postituslistalla on vastuuhenkilö
Vastuuhenkilön tulee huolehtia listan moderoinnista, tarkistaa säännöllisesti postituslistan ajantasaisuus ja poistaa tarpeettomat osoitteet.
- Yhteisten postituslistojen ylläpidosta ja poistamisesta vastaa listan omistaja
- henkilökohtaisten postituslistojen ylläpidosta vastaa kukin itse.
Postituslista on henkilörekisteri ja voi olla salassa pidettävää tietoa, jonka luovuttamisesta on säädetty erikseen. Lähetä tällöin sähköposti piilokopiona (bcc), etteivät listalla olevat osoitteet näy vastaanottajille.
Massapostitus ja ketjukirjeiden lähettäminen ja edelleen välittäminen on kielletty
- Erillisellä päätöksellä voidaan soveltaa poikkeusmenettelyä.
Palvelutuotanto ja ylläpito
Ylläpito voi puuttua sähköpostin kulkuun
sähköpostijärjestelmän palvelutason tai turvallisuuden takaamiseksi. Puuttuminen, käytön valvonta ja lokitietojen kerääminen ja säilyttäminen on ohjeistettu erikseen.
Sähköposti tarkistetaan ja suodatetaan
Kaikki sähköpostiliikenne tarkistetaan automaattisen sisällöllisen analyysin avulla ja
- haittaohjelmia sisältävät viestit ja liitetiedostot poistetaan automaattisesti
- haitallisten, suurten tai monilukuisten liitetiedostojen välittämistä voidaan rajoittaa.
Lisäksi suodatetaan ja voidaan ilmoittamatta tuhota viestit, jotka
- saapuvat tunnetuista roskapostia välittävistä palvelimista
- luokitellaan roskapostiksi automaattisen sisältöanalyysin perusteella.
Sähköpostiosoite lakkaa toimimasta
kun käyttövaltuus päättyy. Korkeakoulu ei ota vastaan henkilölle lähetettyjä viestejä, vaan ilmoittaa automaattisesti lähettäjälle osoitteen toimimattomuudesta. Samalla kaikki mahdolliset sähköpostiosoitteeseen liitetyt viestien uudelleenohjaukset lakkaavat toimimasta.
Muita määräyksiä
Voimaantulo
Nämä sähköpostisäännöt tulevat voimaan 20.11.2013 ja korvaavat aiemmat vastaavat säännöt.
Muutoksenhallinta
Sähköpostisäännöt tarkistetaan tarvittaessa, jotta ne vastaavat voimassaolevia palveluita ja lainsäädäntöä. Merkittävät henkilöstöä koskevat muutokset käsitellään YT-menettelyssä.
Muutostarpeesta päättää tietohallintojohtaja.
Muutoksesta tiedotetaan vain tavanomaisten tiedotuskanavien kautta, ei henkilökohtaisesti.
Sähköpostisäännöistä poikkeaminen
Lupa sähköpostisäännöistä poikkeavaan toimintaan voidaan myöntää vain kirjallisen hakemuksen perusteella ja perustellusta syystä. Luvan poikkeamaan voi myöntää tietohallintojohtaja. Luvassa voi olla ehtoja, rajoituksia ja lisävastuita.
Valvonta
Sähköpostisääntöjen valvonnasta vastaa tietohallinto. Rikkomuksista rangaistaan tietotekniikkarikkomusten seuraamiskäytännön mukaisesti.
Oulun yliopiston ja Oamkin langattomien lähiverkkojen käyttösääntö
Tämä sääntö koskee korkeakoulun tietoliikenneverkkoon kytkettäviä WLAN-tukiasemia ja niitä WLAN-päätelaitteita, joilla halutaan olla yhteydessä korkeakoulun tietoverkon julkisiin tai rajattuihin palveluihin em. tukiasemien kautta. Säännöllä pyritään varmistamaan verkkoyhteyksien turvallisuus.
Korkeakoulun tiloissa on käytettävissä myös julkinen panOULU-verkko, josta pääsee internetiin ja sen kautta niihin korkeakoulun palveluihin, jotka korkeakoulu on avannut internetiin. panOULU-konsortio erikseen ohjeistaa panOULU-verkon käytöstä (http://www.panoulu.net).
ICT-palvelut vastaa korkeakoulujen tietoliikenneyhteyksien rakentamisesta ja toiminnasta
ICT-palvelut vastaa korkeakoulujen tietoliikenneverkon rakentamisen suunnittelusta, toteuttamisesta ja ylläpidosta. ICT-palvelut asentaa runkoverkon, ulkoisten yhteyksien sekä laitosverkkojen (kiinteät ja langattomat yhteydet) rakentamiseen tarvittavat järjestelmät sekä valvoo niiden toimintaa ja suorituskykyä. Laitosverkkojen suunnittelussa huomioidaan laitosten erityistarpeet mahdollisuuksien mukaan.
ICT-palvelulla yksin on oikeus asentaa langattomia verkkoyhteyksiä korkeakoulujen tietoliikenneverkkoon. Muiden kuin ICT-palveluiden asentamien tai hyväksymien tukiasemien liittäminen tietoliikenneverkkoon on kiellettyä. ICT-palvelut poistaa luvattomat tukiasemat korkeakoulun tietoliikenneverkosta.
Korkeakoulujen WLAN-yhteyksien käyttöoikeudet
Korkeakoulun tietoliikenneverkon yhteyteen rakennetut langattomat yhteydet on tarkoitettu korkeakoulussa työskentelevän tai opiskelevan henkilön käyttöön.
Langattomaan lähiverkkoon kirjautuvat käyttäjät ja koneet tulee olla tunnistettavissa, joten verkkoon kirjautumiseen käytetään henkilö- tai konekohtaisia tunnuksia. Kirjautumiseen käytetään ICT-palveluiden ylläpitämiä tai hyväksymiä tunnustietokantoja.
Korkeakoulun WLAN-yhteyden käyttäjä voi käyttää niitä korkeakoulun verkon tietopalveluita, jotka palvelun tarjoaja on avannut langattoman verkon saataville.
Korkeakoulun WLAN-verkoissa vaaditaan päätelaitteelta vahvan salauksen käyttö, josta ohjeistetaan erillisissä verkon käyttöohjeissa (Langaton verkkoyhteys (oulu.fi)).
Päätelaitteiden turvallisuudesta vastaa käyttäjä
WLAN-päätelaitteessa pitää olla käytössä normaalit ko. päätelaitteen mukaiset tietoturvasuojaukset mm. käyttöjärjestelmän, sovellusohjelmien ja haittaohjelmatorjunnan osalta. Päätelaitteen turvallisuudesta vastaa päätelaitteen nimetty ylläpitäjä tai loppukäyttäjä. Korkeakoulun tietoverkon politiikat ja säännöt koskevat myös WLAN-käyttöä.
Korkeakoulun tietoverkon politiikat ja säännöt Patiossa: Tietoturvasäännöt ja politiikat | Patio (oulu.fi).