Kun teet kyselyn Webropolissa, kysely voi olla joko
a) anonyymi, eli et pysty yksilöimään henkilöä, joka on vastannut kyselyysi, tai
b) sellaisia henkilötietoja sisältävä, joiden perusteella pystyt yksilöimään yksittäisen vastaajan; joko kaikki tai vain muutaman.
Sinun pitää kertoa vastaajille, miten huolehdit keräämistäsi henkilötiedoista. Sinulla on velvollisuus huolehtia, että tietoja käsittelevät ja tarkastelevat vain ne, joiden tehtäviin se kuuluu. Myös tietojen poistaminen sen jälkeen, kun et enää tarvitse niitä, on sinun tehtäväsi.
Tee tietosuojainfo ja kerro sen avulla henkilötietojen käsittelystä kyselyyn vastaajille
Käytämme Oamkissa kyselyiden tietosuojasta kertoessamme kyselyitä varten tehtyä ”kyselyjen tietosuojainfo”-työkalua: Se on simppeli verkkolomake, jonka kyselyn tekijä täyttää. Kuka tahansa, jolla on Oamkin käyttäjätunnus, voi täyttää tietosuojainfon omalle kyselylleen. Työkaluun päästäkseen pitää olla Oamkin sisäverkossa, eli joko kampusalueella tai VPN-yhteydessä Oamkin verkkoon. (Henkilöstön VPN-ohje / Opiskelijoiden VPN-ohje)
Lomakkeen täytettyäsi voit julkaista tietosuojainfon ja saat sille julkisen webbilinkin, jonka voit liittää kokouskutsusi yhteyteen.
Jos kyselyssäsi on henkilötietoja, sinulla pitää olla peruste niiden keräämiselle. Sinun pitää myös tarjota kyselyyn vastaajille tietoa mm. siitä, miten käsittelet tietoja, luovutatko tietoja eteenpäin ja kauanko säilytät tietoja. Vastuullasi on huolehtia, että toimit ilmoituksesi mukaan: kun säilytysaika menee umpeen, huolehdi tietojen poistosta.
Laita itsellesi kalenteriin muistutus siitä, milloin poistat tiedot.
Vastuullasi on huolehtia, että henkilötiedot poistetaan kyselyn tiedoista lupaamanasi ajankohtana: Webropolissa on tähän kolme tapaa:
Saat poistettua henkilötiedot joko
a) poistamalla koko kyselyn kysymyksineen
b) nollaamalla kyselyn, eli poistat kaikki siihen tulleet vastaukset, mutta kysymykset jäävät talteen ja ovat käytettävissä uudessa kyselyssä
b) anonymisoimalla kerätyt vastaukset niin, että vain henkilötietoja sisältävät kentät poistetaan.
A. Kyselyn poistaminen Webropolista kokonaan
- Mene kyselylistaukseen
- Avaa poistettavan kyselyn rivin kohdalla asetusvalikko (hammasratasikoni) ja valitse Poista kysely.
- Webropol varmistaa, että haluatko varmasti poistaa kyselyn.
B. Kyselyn nollaaminen; kysymykset jäävät talteen, kaikki vastaukset poistetaan
Poista vastaukset lopullisesti: Käytä tätä vaihtoehtoa, jos olet itse testannut kyselylomakettasi ja haluat poistaa testivastaukset.
- Avaa kysely, jonka haluat nollata
- Mene kerää vastauksia -välilehdelle
- Klikkaa Resetoi kysely ja poista vastaukset -linkkiä
- Webropol varmistaa, että ymmärrät mitä resetointi (=nollaus, alustus) tarkoittaa:
- Jos resetoit kyselysi, kaikki seuraavat poistetaan:
- Kaikki kerätyt vastaukset ja raportit ’Viedyt PDF-raportit’ -listalta
- Kaikki kyselysi vastaanottajat
- Kaikki kyselysi ajastimet
(sinun pitää laittaa rasti ruutuun, että haluat jatkaa)
- Jos resetoit kyselysi, kaikki seuraavat poistetaan:
C. Kyselyn anonymisointi; vastaukset jäävät talteen, mutta sellaiset tiedot poistetaan, joiden perusteella vastaajan voisi yksilöidä
Joskus voi olla sellainen tilanne, että tarvitset kyselyn tuloksia vielä sen jälkeenkin, kun et enää tarvitse keräämiäsi henkilötietoja. Esimerkiksi, jos olet kyselyssäsi kerännyt yhteystiedot arvontaa varten, poista tiedot arvonnan jälkeen, ellet ole pyytänyt erikseen lupaa yhteystietojen käyttämiseen myös muuhun tarkoitukseen. Käytä tätä vaihtoehtoa, kun haluat poistaa kyselystä sellaiset tiedot, jotka yksilöivät vastaukset tiettyyn henkilöön. Kyselyn on tässä vaiheessa syytä olla suljettu, sillä kaikki uudetkin 24 h aikana tulevat vastaukset anonymisoidaan!
Anonymisoi kerätyt vastaukset näin:
- Avaa kysely, jonka haluat anonymisoida
- Mene Raportointi-välilehdelle
- Valitse Vastaajat-toiminto
- Paina Poista henkilökohtaiset tiedot (GDPR) -nappia (Huom. näkymässä oleva valintaruutu ei vaikuta mitenkään tähän toimintoon: toiminto koskee kaikki käyttäjiä!)
- Seuraavassa näkymässä,Valitse ne kysymykset, joiden vastaukset poistetaan pysyvästi.
- Jos olet käyttänyt kyselyssä Yhteystieto-kysymystyyppiä, kentät poistuvat myös vastaajataulukosta, jos valitset yhteystietolomakkeen vastaukset poistettavaksi.
- Ennen kuin poistat tietoja, varmista että poistat vain sellaisia tietoja, jotka YKSILÖIVÄT HENKILÖN, etkä siis poista tietoja, joita tarvitsisit myöhemmin raportointiin ja vuosittaisiin vertailuihin!
- (Henkilön yksilöiviä tietoja ovat esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero, nimitiedot, kotiosoite; niitä voivat tietyissä tapauksissa olla tittelit (esim. Oamkin rehtoreita on vain yksi) tai vaikka pelkkä etunimikin, jos se on vastaajajoukossa uniikki. Huomaa kuitenkin, että jos esim. poistat tittelin, poisto tehdään kaikille vastaajille, ei yksittäisille.)
Kun olet laittanut valintaruksit niiden kysymysten kohdalle, joiden tiedot poistetaan, paina Poista tiedot pysyvästi -nappia.
- Tämän jälkeen, Webropol varmistaa, että olet ihan varma, että haluat poistaa valitsemiesi kysymysten vastaukset kaikilta vastaajilta. Webropol varoittaa, että vastaukset poistetaan peruuttamattomasti. Sinun pitää laittaa valintaruksin molempiin varmistuskohtiin ennen Käytä-painikeen painamista. Olethan siis varma, että poistat vain sen mitä pitää, jos haluat että keräämäsi vastaukset toimisivat esim. vertailuaineistona jatkossakin.
- Huomaa, että pysyvästi poistettavat tiedot poistetaan seuraavan 24 h aikana, eli ne näkyvät raporteilla vielä loppupäivän. Kun vastaukset on poistettu, näet poistettujen kysymysten kohdalla tiedon, jossa kerrotaan miksi vastauksia ei näy. Huomaa, että jos kyselysi on auki, kun anonymisoit sen, anonymisointi kohdistuu ihan kaikkiin siihen asti kerättyihin vastauksiin. Siis myös anonymisoinnin jälkeen tulleisiin vastauksiin, jotka ehtivät tulla ennen 24 h sisään tehtävää poistoa.