Office 365 for education pilvipalveluun sisältyy perinteisten MS Office -ohjelmien lisäksi Skype for Business pikaviestin- ja ryhmätyöväline.

Skype for Business on Office 365 pakettiin kuuluva osa, joka poistuu kaikilta käyttäjiltä viimeistään kesällä 2021. Oamkissa ja Oulun yliopistossa se on jo poistettu käytöstä. Pidämme tämän vanhan ohjeen silti saatavilla vielä hetken, koska sitä lokien mukaan ovat käyttäneet monet muutkin kuin oamkilaiset.

---

Näillä sivuilla opastetaan Skype for Business työpöytäsovelluksen ja Skype kokouksen käytössä. Skype for Business toimii myös web-selaimessa ja mobiililaitteilla.

Mikä on Skype for Business?
Hyödyt oppilaitokselle

Skype for Business -työpöytäsovellus

• Asennus ja käyttöönotto
• Työkalun yleisesittely
• Tavoitettavuustieto
• Pikaviestin lähettäminen
• Ääni- ja videopuhelut
• Oman näytön/dokumenttien esittäminen
• Asetukset
• Oman kuvan vaihtaminen

Skype-kokous

• Kokouksen järjestäminen
• Kokoukseen liittyminen
• Kokouksen toiminnot
• Kokouksen tallentaminen
• Asetukset

Mikä on Skype for Business?

Skype for Business on yrityksille ja suurille organisaatioille tarkoitettu Microsoftin pikaviestintä ja verkkokokousjärjestelmä. Se mahdollistaa pikaviestit, ääni- ja videopuhelut, verkkokokoukset, tavoitettavuustiedon ja tiedostojen jakamisen yhteen helppokäyttöiseen ohjelmaan. Aiemmin järjestelmä oli nimeltään Lync, joka nimettiin uudelleen v. 2015. Nimenmuutos pohjautuu liiketoimintakauppaan, jossa Microsoft osti Skypen v. 2011.

Skype for Business on perusominaisuuksiltaan samankaltainen kuin kuluttajien käyttöön tarkoitettu Skype, mutta se sisältää laajemmin yhteisöllisiä toiminnallisuuksia.

Skype for Business ja Skypen eroavaisuudet:

Katso Skype for Business esittelyvideo

Hyödyt oppilaitokselle

Skype for Business on työyhteisöissä hyvin suosittu pikaviestin/verkkokokous -työkalu, jonka tuoma tehokkuus organisaatioiden sisäisessä viestinnässä säästää aikaa ja rahaa.

Organisaation henkilökunnan sisäisen viestinnän tehostumisen lisäksi työkalulla voidaan parantaa myös sidosryhmäviestintää, opiskelijoiden ohjausta ja hyödyntää opiskelijaryhmien sisäisessä viestinnässä, ryhmätyöskentelyssä ja vertaistuessa. Tämän uskotaan nopeuttavan esim. valmistumisaikataulua.

Kuva: Skype for Business pikaviestintä- ja  kokoustyökalua voidaan käyttää viestintään oman organisaation lisäksi myös toisten Skype for Business organisaatioiden käyttäjien kanssa.

Seuraavassa on lueteltu joitain etuja mitä työkalun käytöllä voidaan saavuttaa:

Edut opettajille

• Opiskelijan ohjaaminen helpottuu. Pikaviestintyökalun avulla yksilö- tai ryhmäohjaaminen on nopeaa ja vaivatonta.
• Tiimityö sujuvoituu. Pikaviestimen avulla voit ottaa nopeasti yhteyttä samanaikaisesti useisiin opettajiin esim. tukipyynnöissä.
• Yhteistyö sidosryhmien kanssa sujuvoituu. Skype kokousten avulla palaverit onnistuvat kätevästi verkossa eikä edellytä matkustamista paikan päälle. Pikaviestittely esim. työpaikkaohjaajan kanssa nopeuttaa asioiden etenemistä kun viiveet sähköpostien käsittelyissä jää pois.
• Oma työ helpottuu kun turhat sähköpostit jää pois. Pikaviestintä vähentää ”turhien” sähköpostien määrää. Näin oma työ helpottuu kun käsiteltäviä sähköposteja on vähemmän. Näin aikaa jää enemmän tärkeille tehtäville.

Edut opiskelijoille

• Tuen saanti nopeutuu. Yhteydenottokynnys opettajaan madaltuu.  Pikaviestin -sovelluksen avulla opiskelija voi helposti tarkistaa opettajan tai muun oppilaitoksen henkilökunnan tavoitettavuuden ja lähettää hänelle esim. kysymyksen pikaviestimellä.
• Ryhmätyöskentely helpottuu. Skype kokouksen avulla opiskelijat voivat järjestää keskenään verkko-kokouksen ajasta ja paikasta riippumatta. Kokoushuone on aina vapaana!
• Vertaistukityöskentely helpottuu. Oppilaitoksen opiskelijaryhmät ovat Skypessä valmiiksi luotu ja heti käytettävissä kun opiskelut alkavat. Ryhmän kesken pikaviestittely on helppoa tietokoneella, matkapuhelimella tai tabletilla. Erillisiä muita ryhmiä ei tarvitse välttämättä perustaa.
• Yhteistyö yritysten kanssa helpottuu. Työelämäläheisten projektitöiden aikana opiskelijat voivat helposti olla yhteydessä toimeksiantajaan Pikaviestimen tai Skype kokousten avulla.

Oppilaitostoiminnan tehostumisen lisäksi Skypen osaaminen helpottaa opiskelijoiden siirtymistä työelämään, jossa tämän työkalun käyttö on jo lähes arkipäivää.

Työkalua voi käyttää myös mobiililaitteilla.

Asennus ja käyttöönotto

Skype for Business sisältyy Office 365 pakettiin. Se asennetaanOffice 365 web portaalin kautta.

1. Kirjaudu sisään omilla tunnuksillasi
2. Katso tästä ohjeet Skype for Businessin asentaminen Office 365:n kanssa (Kohdasta 2 eteenpäin)

Työkalun yleisesittely

Skype for Business työpöytäsovelluksen yleisesittely

Tavoitettavuustieto

(Tavoitettavuustieto=Tilatieto=Läsnäolotieto=Paikallaolotieto)

Skype for Business sovellukseen sisältyy käyttäjän tavoitettavuustieto (presence), jonka avulla toiset käyttäjät näkevät onko henkilö online-tilassa tavoitettavissa vai onko hän esimerkiksi kokouksessa tai offline-tilassa. Tavoitettavuustieto ilmaistaan värikoodein (vihreä, keltainen, punainen ja valkoinen).

Sovellus tunnistaa onko käyttäjä on-line tilassa, kokouksessa, esittämässä dokumenttia tai poistunut, jolloin henkilön tavoitettavuustilan väri ja tavoitettavuustieto vaihtuu sen mukaan. Käyttäjä voi myös itse vaihtaa tavoitettavuustilansa manuaalisesti.

Kuva: Tavoitettavuustilatiedot Skype for Businesissa. 

• Käytettävissä=On-line tilassa vapaana
• Varattu=On-line tilassa varattuna. Saapuneet pikaviestit tulee läpi. Menee päälle automaattisesti esim. kokousten aikana.
• Älä häiritse=On-line tilassa varattuna. Pikaviestit eivät mene läpi vaan ne menee vastaanottajan sähköpostiin saapuneena viestinä.
• Palaan pian=Käyttäjä on On-line tilassa, mutta poistuneena. Manuaalisesti säädettävissä päälle esim. lyhyiden taukojen ajaksi. Pikaviestit tulee läpi.
• Ei töissä=Käyttäjä on On-line tilassa, mutta ei tee töitä. Pikaviesit tulee läpi.
• Näy poistuneena=Käyttäjä on on-line tilassa, mutta pois koneen ääreltä. Menee päälle automaattisesti kun tietokonetta ei käytetä.

• Valkoinen/Harmaa/Vaalean sininen=Käyttäjä on off-line tilassa. Käyttäjä ei ole kirjautuneena Skype for Businessiin. Pikaviestit eivät mene läpi.
• Kysymysmerkki=Tilatietoa ei ole saatavilla

Kuva: Tilatieto näkyy myös Outlookissa

Lisää ohjeita löytyy täältä

 

Pikaviestin lähettäminen

Skype for Business työpöytäsovelluksen yleisimmin käytetty ominaisuus on pikaviestien lähettäminen toisten käyttäjien kanssa.

• Yhteyshenkilön haku ja lisääminen
• Pikaviestin lähettäminen

Skype for Business tallentaa automaattisesti kaikki käymäsi keskustelut. Keskusteluhistoria löytyy Skype for Business työpöytäsovelluksen kello -symbolin takaa tai Outlookista Keskusteluhistoria -valikosta.

Kuva: Keskusteluhistoria Skype for Business työpöytäsovelluksessa

Kuva: Keskusteluhistoria Outlookissa

 

Ääni- ja videopuhelut

Voit soittaa Skype for Businesilla toisille käyttäjille normaalina äänipuheluna tai videopuheluna tietokoneen kautta. Puhelu yhdistyy netin kautta toiselle käyttäjälle, josta hän saa ilmoituksen joko hyväksyä tai hylätä puhelupyynnön. Tämä toiminto edellyttää, että tietokoneessa on kytketty mikrofoni ja web kamera. (kannettavissa tietokoneissa nämä ovat sisäänrakennettuna)

Kun haluat soittaa yhteyshenkilölle käyttäen Skype for Businessia, napsauta yhteyshenkilöä ja napsauta sitten puhelinpainiketta. Valitse sitten jokin seuraavista vaihtoehdoista:

Työ: soita yhteyshenkilölle työnumeroon

Uusi numero: anna uusi numero, johon soitetaan Skype for Businessissa.

Skype-puhelu: soita yhteyshenkilölle Skype for Businessissa.

Vastaaja: jätä viesti yhteyshenkilön vastaajaan

Tarkemmat ohjeet: Skype puhelun soittaminen ja vastaanottaminen

Videopuhelun soittaminen

 

Oman näytön/dokumenttien esittäminen

Skype for Businesissa voit jakaa dokumentin tai oman tietokoneesi näkymän toisille käyttäjille seuraavasti:

1. Aloita pikaviestinkeskustelu jonkun henkilön (henkilöiden) kanssa
2. Avautuvassa keskuseluikkunassa klikkaa alareunassa olevaa esityskuvaketta (Näyttöä), jolloin voit aloittaa jakamisen

• Esitä työpöytä = Oman tietokoneen näkymän jakaminen. Voit luovuttaa tietokoneesi hallinnan ja muokata yhdessä dokumenttia yhden käyttäjän kanssa samanaikaisesti.
• Esitä ohjelmat = Valitse ohjelma jonka haluat jakaa. Voit luovuttaa ohjelman hallinnan ja muokata yhdessä dokumenttia yhden käyttäjän kanssa samanaikaisesti.
• Esitä Power Point tiedostoja = Voit esittää vain power point tiedostoja. Toiset voivat esittää puolestasi jakamasi dokumentin ja kirjoittaa kommentteja näkymään.
• Yhteismuokkaa Office asiakirjaa = Kaikki osallistujat voivat muokata jakamaasi office asiakirjaa samanaikaisesti. Huom! Tällöin asiakirja täytyy olla jaettu OneDrive for Business kansiossa.
• Lisää liitteitä = Voit jakaa tiedostoja muiden käyttäjien ladattavaksi. Voit tehdä tämän myös raahaamalla tiedoston omalta tietokoneelta keskusteluikkunaan.
• Jaetut muistiinpanot = Voit kirjoittaa ja jakaa muistiinpanoja toisille käyttäjille OneNote muistikirjan kautta. Lue lisää…
• Omat muistiinpanot = Voit kirjoittaa omia muistiinpanoja OneNote muistikirjaan. Mikä on OneNote?
• Lisää… = Täältä löytyy sähköinen fläppitaulu johon kaikki voivat kirjoittaa, voit laatia äänestyksen tai voit järjestää kyselyn. HUOM! Nämä jäävät kokoukseen talteen ja voit aina palata niihin myöhemmin ja tallentaa itselle.
• Sisällön hallinta = Voit hallinnoida esittämääsi sisältöä valitsemalla

Katso lisää ohjeita täältä.

Asetukset

Voit muuttaa Skype for Business asetuksia sovelluksen pääikkunan hammasratas -kuvakkeen takaa.

Kuva: Skype for Businesin asetukset

Organisaatio asettaa oletusasetukset organisaatiolle, mutta voit tietyiltä osin muuttaa niitä haluamaksesi. Seuraavassa on listattu joitain tärkeimpiä toimintoja mitä sinun on hyvä huomioida.

Oma kuva = Omaa kuvaa ei voi Skypessä for Business -työkalun asetuksissa päivittää vaan vaihda kuva Office 365 web portaalin kautta.

Ilmoitukset = Kun toinen käyttäjä ottaa sinuun yhteyttä, saat siitä ilmoituksen näytölle pienenä pop up ikkunana. Jos et halua Skypen ilmoituksia näytölle, voit poistaa ne täältä.

Pikaviesti = Voit vaihtaa kirjoittamiesi pikaviestien fonttia ja väriä täältä. Näin saat viesteistä hieman persoonallisempia.

Äänilaite = Voit määritellä mikä kaiutin ja mikrofoni on käytössä kun soitat äänipuhelua tai olet kokouksessa.

Tallennus = Voit määritellä kansion mihin nauhoittamasi Skype kokous tallennetaan.

Skype-kokoukset = Täällä voit määritellä Skype kokouksen esiasetuksia.

Oman kuvan vaihtaminen

Voit lisätä tai vaihtaa Skype for Businesissa näkyvän oman kuvan näin:

1. Kirjaudu sisään Office 365 web portaaliin
2. Klikkaa Asetukset ja sen jälkeen alhaalta kohdasta Omien sovellusten asetukset Office 365. (kts. kuva alla). Sinulle avautuu Oma tili -ikkuna.

Kuva: Oman kuvan päivitys tapahtuu Office 365 web portaalin kautta

3. Klikkaa Omat tiedot, jolloin pääset muokkaamaan omia tietojasi
4. Klikkaa oman kuvan alapuolella olevaa Vaihda kuva linkkiä. Nyt voit tuoda kuvan tietokoneeltasi.
5. Tallenna. Kuvan päivittyminen Skypeen voi kestää jonkin aikaa.

Kuva: Oman kuvan vaihtaminen tapahtuu Office 365 web portaalin Omat tiedot -sivulla

Skype kokouksen järjestäminen

Skype kokous on yksilöllinen ryhmätyötila verkossa. Jokainen kokous on siis oma erillinen työtila joka on aina vapaana verkossa. Päällekkäisiä kokouksien vaaraa ei ole.

Skype kokouksen järjestäminen voidaan tehdä kolmella tapaa:

• Outlook työpöytäsovelluksen kautta (kätevin tapa)
• Outlook Web App sovelluksen kautta (web selaimella) jos tietokoneessasi ei ole asennettuna Outlook työpöytäsovellusta.
• Skype for Business työpöytäsovelluksen kautta ns. pikakokouksena.

Tässä ohjeessa opastetaan miten Skype kokous ajoitetaan Outlook työpöytäsovelluksen kautta.

1. Avaa Outlookin kalenteri ja valitse ajankohta mihin suunnittelet kokouksen järjestämistä
2. Klikkaa ylhäältä Uusi Skype-kokous -painiketta

Kuva: Skype kokouksen järjestäminen Outlook kalenterin kautta

Tämän jälkeen sinulle avautuu uusi ikkuna jossa voit määritellä mm. osallistujat ja kokouksen muut tiedot. Huomaa, että järjestelmä luo automaattisesti yksilöllisen kokous linkin Liity Skype-kokoukseen.

1. Kirjoita kutsuttavat henkilöt Vastaanottaja -kenttään
2. Kirjoita kokouksen aihe
3. Kirjoita kokouksen esityslista. HUOM! Voit lisätä liitteitä ylävalikon Lisää –sivun kautta, copy/paste toiminnolla tai raahaamalla tiedoston omalta tietokoneelta kokouksen tekstikenttään.
4. Tarkista osallistujien saatavuus Aikatauluavustajan kautta. Muuta tarvittaessa kokouksen ajankohtaa joka sopii kaikille.
5. Lähetä kokouskutsu

Kuva: Kokouksen tietojen määrittäminen Outlookissa

Kuva: Aikatauluavustajan avulla voit tarkistaa osallistujien saatavuuden. Voit tässä näkymässä siirtää kokousaikaa kaikille sopivaan ajankohtaan. Tässä kuvassa 3.1 klo 13 näyttäisi sopivan kaikille.

Katso lisää ohjeita Microsoftin sivuilta.

Skype kokoukseen liittyminen

Skype kokous on yksilöllinen ryhmätyötila verkossa, johon voit liittyä mistä päin maailmaa tahansa kunhan sinulla on toimiva nettiyhteys, kaiutin ja mikrofoni. Voit liittyä kokoukseen tietokoneella, tabletilla tai puhelimella kokouslinkkiä napsauttamalla.

Kuva: Skype kokoukseen voi liittyä mistä tahansa tietkoneella, tabletilla tai älypuhelimella

Tässä ohjeessa opastetaan miten kokoukseen liitytään tietokoneella Outlook -työpöytäsovelluksen kautta.

1. Avaa kalenteristasi kokousmerkintä

Kuva: Skype-kokoukseen liittyminen

2. Klikkaa Liity Skype-kokoukseen -linkkiä

Kuva: Skype-kokoukseen liitytään klikkaamalla kokousmerkinnässä olevaa linkkiä

3. Kokoustila avautuu. Ensimmäisellä kerralla saat ilmoituksen miten haluat äänen yhdistettävän. Valitse  ylin vaihtoehto ja paina OK.

Kuva: Skype-kokoustilan avautuminen

4. Kokoustila on nyt avautunut

Kuva: Skype-kokoustilan näkymä

Lisää ohjeita:

Kokoukseen liittyminen

Video: Ääniasetusten testaus ja kokoukseen osallistuminen

Skype kokouksen toiminnot

Skype kokouksessa voit mm.

• Keskustella ääniyhteydellä
• Kirjoittaa pikaviestejä
• Jakaa dokumentteja ja muokata niitä yhdessä
• Tallentaa kokouksen

Kokoustilan näkymä ja painikkeet (kts. kuva alla):

1. Kokouksen osallistujat saa näkyviin tästä. Nämä voit asettaa automaattisesti näkyviin Skype for Business –työpöytäsovelluksen asetuksista.
2. Kokouksen keskusteluikkunan saa näkyviin tästä. Kaikki osallistujat näkevät keskustelut. Keskusteluikkunan voit asettaa automaattisesti näkyviin Skype for Business –työpöytäsovelluksen asetuksista.
3. Oman videokuvan saa näkyviin tästä.
4. Voit asettaa mikrofonin mutelle ja päälle
5. Esitysikkunan saa auki tästä. (Katso esitysikkunan eri toiminnot.) HUOM! Oletuksena kaikilla osallistujilla on esitysoikeudet. Voit halutessa muuttaa niitä kokouksen asetuksista.
6. Poistu kokouksesta. HUOM! Voit poistua kokouksesta myös sulkemalla kokousikkunan.
7.  Puhelun hallinta (ei käytössä) ja mikrofonin hallinta
8. Tallentaminen ja muut asetukset

Kuva:Kokoustilan näkymä ja painikkeet

Esitysoikeuksien jakaminen

Voit antaa kokouksen esittäjäoikeudet seuraavasti:

1. Avaa osallistujaluettelo
2. Klikkaa hiiren kakkospainikkeella haluamasi henkilön nimeä
3. Valitse avautuvasta valikosta Aseta esittäjäksi.

Kuva: Kokouksen järjestäjä voi myöntää osallistujalle esitysoikeudet

Hallinnan luovuttaminen ja pyytäminen

Kokouksen järjestäjän on mahdollista luovuttaa oman hiiren hallinta toiselle osallistujalle. Näin hallintaoikeuksien saanut henkilö voi tehdä puolestasi tarvittavat muutokset. (Huom! Jos jaat koko oman näytön, hallintaoikeuksien saanut henkilöllä on mahdollista käyttää koko tietokonettasi kuten sinä itse.)

1. Valitse alhaalta esitysikkunasta joko Esitä työpöytä tai Esitä ohjelmat
2. Kun esitys avautuu, vie hiiri oman näytön yläosaan, jolloin sinulle avautuu esitysvalikko
3. Klikkaa alasvetovalikkoa Luovuta hallinta
4. Valitse osallistuja kenelle haluat luovuttaa hallinnan. HUOM! Hallinta säilyy myös koko ajan itselläsi.
5. Voit halutessasi ottaa hallinnan takaisin valitsemalla samalla tavalla Ota hallinta takaisin

Kuva: Voit luovuttaa oman hiiren hallinnan osallistujalle

Voit myös pyytää hallintaoikeuksia kokouksen järjestäjältä:

1. Klikkaa Pyydä hallinta -painiketta näytön yläosasta kun esittäjä esittää ohjelmaa tai työpöytää

Kuva: Hallintaoikeuksia voi pyytää kokouksen järjestäjältä

Lisää ohjeita Microsoftin sivuilla.

Skype kokouksen tallentaminen

Voit tallentaa kaiken mitä kokouksessa esitetään, keskustellaan ja kirjoitetaan. Tallenteet tallentuvat oletusarvoisesti tietokoneen omaan profiiliisi Videot -kansioon .mp4 muodossa. (C:\Users\tommikur\Videos\Lync Recordings). Tallennuskansiota voit halutessasi muuttaa Skype for Business -työpöytäsovelluksen asetuksista.

Vinkki: Kannattaa tallentaa tallenteesi suoraan OneDrive for Business – omaan verkkokansioosi, josta ne on helppo jakaa.

Vain esittäjä -oikeuksin voi tallentaa kokouksen. Jokaisella osallistujalla on kokouksissa oletuksena esitysoikeus, joten jokainen voi siis tallentaa kokouksen. Kokouksen järjestämisen yhteydessä määritellään osallistujien roolit. Lue lisää kokouksen asetuksista.

Kokouksen tallentaminen aloitetaan kokousikkunan oikeasta alakulmasta Lisää vaihtoehtoja -painikkeen kautta. Kun kokouksen tallentaminen aloitetaan, kaikki osallistujat saavat siitä ilmoituksen.

Kuva: Kokouksen voi tallentaa valitsemalla Lisää vaihtoehtoja –> Aloita tallentaminen

Katso ohje:

Kokouksen tallentaminen

Tallenteiden hallinta

Video: Kokouksen tallentaminen

 

Skype kokouksen asetukset

Voit määrittää Skype kokousten asetuksia Skype for Business työpöytäsovelluksesta tai Outlookissa. Tässä ohjeessa on opastettu eräitä hyödyllisiä asetuksia.

Asetuksien määrittäminen Skype for Business -työpöytäsovelluksessa

1. Avaa sovelluksen asetuksista Skype-kokoukset -ikkuna
2. Voit valita näkyykö pikaviesti-ikkuna tai osallistujaluettelo heti kun liityt kokouksiin.

Kuva: Skype kokousasetusten määrittäminen Skype for Business -työpöytäsovelluksessa

Asetuksien määrittäminen Outlook -työpöytäsovelluksessa

Kun järjestät Skype-kokousta Outlookin kautta, voit määrittää kokouksen asetuksia seuraavasti:

1. Valitse työkaluriviltä Kokousasetukset
2. Valitse avautuvasta Skype-kokouksen asetukset -ikkunasta Oikeudet -välilehti
3. Voit määrittää ketkä voivat toimia kokouksessa esittäjänä. Esittäjä-roolissa voi esittää dokumentteja ym. samaan tapaan kuin kokouksen järjestäjä. Voit myöntää esitysoikeuksia myös kokouksen aikana.

Kuva: Skype kokousasetusten määrittäminen Outlookissa

« Takaisin